Zoznam objednávok zákazníkov

V tomto module spravuješ objednávky prijaté od svojich zákazníkov, teda Objednávky zákazníkov — bez ohľadu na to, či si ich zadal/a ručne, prišli z e-shopu alebo sa do systému dostali z PDF. Objednávka zaznamenáva, čo zákazník objednal, a odtiaľto sa začína plnenie: rezervácia zásob, výdaj zo skladu, doprava a fakturácia. Tento návod predstavuje zoznam objednávok: ako medzi nimi vyhľadávať, čo môžeš robiť s vybranou objednávkou a čo vidíš v okne náhľadu.

• Vyhľadávanie a filtrovanie: môžeš filtrovať podľa partnera, čísla dokladu, objednávkového čísla zákazníka, stavu, externého/e-shop stavu, spôsobu dopravy a platby, dátumov, prípadne podľa toho, či bola vystavená faktúra alebo dodací list, a vyhľadávanie môžeš aj uložiť.
• Uzavretie a plnenie: objednávku v stave Koncept uzavrieš, uzavretú objednávku nastavíš tlačidlom Splnený ako splnenú.
• Prenos do ďalších dokladov: z ponuky Správa dokladov môžeš z položiek objednávky vytvoriť faktúru, výzvu na platbu, zálohovú faktúru, výdaj zo skladu, dodací list, rezerváciu zásob alebo iný doklad.
• Výdaj na plnenie: vybrané objednávky môžeš odoslať na zber čiarových kódov alebo na balenie.
• E-shop a platba: objednávke môžeš nastaviť externý (e-shop) stav a stav platby, zmeniť spôsob dopravy a objednávku rozdeliť na dva doklady.

Možné stavy objednávky sú: Koncept, Uzavretý, Stornovaný, Splnený, Čiastočne splnené, Pripravené na výdaj — nová objednávka vždy začína v stave Koncept; význam a obmedzenia stavov vysvetľujú časti Krok za krokom a Často kladené otázky.

1. Zobrazenie zoznamu a operácie s objednávkami

Kliknutím na položku Hlavné menu / Predaj / Objednávky zákazníkov / Zoznam sa zobrazia všetky objednávky. Nad tabuľkou nájdeš na karte Operácie tlačidlá na prácu s vybranou objednávkou (niektoré z nich sú aktívne iba pri objednávke v príslušnom stave):

• Nový: zaevidovanie novej objednávky zákazníka na prázdnom formulári. Zo šípky vedľa tlačidla môžeš zvoliť aj Nová na základe PDF: systém z nahratého PDF načíta údaje objednávky a vopred vyplní novú objednávku.
• Otvoriť: otvorí vybranú objednávku na úpravu položiek a hlavičkových údajov.
• Uzavretie: uzavrie objednávku — dostupné iba pri objednávke v stave Koncept. Kliknutím na šípku môžeš uzavretie spojiť s tlačou (Uzavretie a tlač) alebo so stiahnutím (Uzavretie a stiahnutie).
• Vymazať: vymaže vybranú objednávku. Šípka ponúka aj Vymazanie a kopírovanie (vymazanie a vytvorenie kópie v jednom kroku) a Trvalé vymazanie.
• Kopírovanie: vytvorí novú objednávku s údajmi vybranej objednávky — pri opakovaných objednávkach je to rýchlejšie ako všetko zadávať odznova.
• História: zobrazí históriu a súvisiace doklady vybranej objednávky.
• Splnený: po potvrdení nastaví objednávku ako splnenú — iba pri objednávke v stave Uzavretý alebo Čiastočne splnené.
• Stav platby a Externý stav: nastavenie stavu platby objednávky (V poriadku, Upozornenie, Chyba) a jej externého stavu, ktorý je viditeľný aj smerom k e-shopu.
• Stiahnuť: v bloku Operácie zoznamu môžeš stiahnuť celý zoznam (XLSX zoznam, XLSX zoznam položiek), v bloku Operácie dokladu údaje vybranej objednávky (XLSX položky, XLSX zoznam sériových čísiel, PDF, PDF náhľad, Stiahnutie priložených súborov). Konečné PDF je možné vytvoriť iba z uzavretej objednávky, PDF náhľad aj z konceptu.
• Tlač: vytlačí Štítok produktu alebo Doklad.
• Organizácia prepravy: Nový štítok zásielky vytvorí nový štítok zásielky k objednávke, Štítky zásielok otvorí zoznam štítkov už zaevidovaných k objednávke.

Na pravom konci riadka kariet odkaz Analytika vedie na štatistickú stránku objednávok zákazníkov a ikonou schránky môžeš skopírovať obsah tabuľky do schránky.

Zoznam objednávok zákazníkov – karta Operácie a okno náhľadu

2. Stavy objednávky, uzavretie a plnenie

Nová objednávka začína v stave Koncept. Cesta objednávky vyzerá takto:

• Koncept: objednávku je ešte možné upravovať; je možné ju uzavrieť, vymazať a kopírovať.
• Uzavretý: uzavretím sa objednávka stáva záväznou. Odteraz z nej môžeš vytvoriť faktúru, výzvu na platbu, výdaj zo skladu alebo dodací list, stiahnuť PDF a nastaviť ju ako splnenú.
• Čiastočne splnené a Pripravené na výdaj: stavy ukazujúce postup plnenia, keď je časť objednávky už splnená, resp. ju možno vydať.
• Splnený: všetky položky objednávky sú splnené. Tlačidlom Splnený môžeš uzavretú alebo čiastočne splnenú objednávku nastaviť ako splnenú aj sám/sama.
• Stornovaný: stiahnutá objednávka.

Vymazať je možné objednávku v stave Koncept, Uzavretý, Čiastočne splnené a Splnený. Ak k objednávke už patrí úloha výdaja zo skladu, pri ktorej sa tovar už zozbieral, vymazanie nie je povolené — túto úlohu je potrebné najprv ručne vymazať.

Vytvorenie nového dokladu z objednávky

Ponuka Správa dokladov prevezme položky vybranej (uzavretej alebo pokročilejšej) objednávky do nového dokladu, takže ich nemusíš zadávať znova:

• Fakturácia, Výzva na platbu, Zálohová faktúra: faktúra, výzva na platbu alebo zálohová faktúra vytvorená z objednávky.
• Výdaj zo skladu a Dodací list: doklad o výdaji, resp. dodaní.
• Rezervácia zásob: rezervuje objednané produkty zo zásob.
• Pracovné listy, Odoslaná ponuka zákazníkovi, Predaj v predajni, Zostavenie, Odoslaná ponuka dodávateľa, Objednávky dodávateľom: ďalšie doklady s položkami objednávky.
• Kopírovanie: vytvorí kópiu objednávky.

Ponuka Správa dokladov pri vybranej objednávke

Výdaj objednávok na plnenie

Z ponuky Výdaj na plnenie môžeš vybranú objednávku (vybrané objednávky) poslať zo skladu na cestu:

• Odoslanie na výdaj čiarového kódu: položky objednávky sa zaradia na zberač čiarových kódov, odkiaľ ich skladník môže pozbierať.
• Odoslanie na balenie a Odoslanie na balenie a otvorenie: objednávka sa odošle na balenie; pri druhej možnosti sa okamžite otvorí aj obrazovka balenia.
• Odovzdanie fulfillmentu: odovzdanie objednávky procesu fulfillmentu.

Pozor: tieto funkcie nekontrolujú stav platby ani zásoby, preto musíš vhodné objednávky najprv odfiltrovať v zozname. Ak chceš vidieť, ktoré objednávky možno ihneď splniť zo zásob, použi stránku Splniteľné objednávky.

Vyhľadávanie medzi objednávkami

Kliknutím na kartu Hľadať nad tabuľkou sa zobrazia možnosti filtrovania. Najčastejšie používané polia (názov firmy partnera, kontaktná osoba partnera, číslo dokladu, objednávkové číslo zákazníka, externý/e-shop stav, stav, spôsob dopravy) sú viditeľné hneď. Tlačidlom „Rozšírenie“ sa otvoria ďalšie filtre (napr. vyhľadávanie podľa dátumu, zamestnanca, kódu položky, projektu, čísla úlohy, vystavenej faktúry alebo dodacieho listu, stavu platby, poznámok, stavu kuriérskej zásielky). Tlačidlom Hľadať aplikuješ podmienky; ikony vedľa neho umožňujú uložiť aktuálne vyhľadávanie, resp. vymazať uložené vyhľadávanie.

Karta Hľadať – rozšírené filtre

Prispôsobenie zobrazenia

Na karte Zobrazenie a rozloženie nastavíš, ako sa ti zoznam zobrazuje:

• Stĺpce: vyber, ktoré polia sa zobrazia v tabuľke a v akom poradí.
• Riadky: nastav, koľko objednávok sa zobrazí na stránke.
• Zoradenie: vyber, podľa akého stĺpca a v akom smere sa zoznam predvolene zoradí.
• Okno náhľadu: zapni, vypni alebo ukotvi panel náhľadu pod zoznamom (pozri nižšie).
• Rozhranie a fungovanie: ďalšie nastavenia týkajúce sa zobrazenia zoznamu.

Tieto nastavenia sa ukladajú osobne, viazané na tvojho používateľa, takže zostanú zachované aj pri nasledujúcom prihlásení.

Karta Zobrazenie a rozloženie

Okno náhľadu

V paneli pod zoznamom si môžeš rýchlo pozrieť podrobnosti vybranej objednávky bez toho, aby si ju musel/a otvoriť. Panel obsahuje viacero kariet:

• Položky: produkty, množstvá a ceny uvedené na objednávke.
• Súvisiace doklady: ďalšie doklady prepojené s objednávkou (napr. faktúra, dodací list, výdaj zo skladu).
• Kódy umiestnenia: informácie o skladovom mieste, sklade a palete jednotlivých položiek.
• Zoznam sériových čísel: rozpis individuálnych identifikátorov zaevidovaných k položkám (sériové číslo, dátum exspirácie).

Panel je možné ukotviť pomocou ikony vpravo hore (nastaviť na pevnú veľkosť), veľkosť je možné upraviť ťahaním deliacej čiary na hornom okraji panela.

Doplnkové funkcie

Na karte Doplnkové funkcie nájdeš ďalšie možnosti užitočné pre každodennú prácu s vybranou objednávkou:

• Odoslané správy: zobrazenie e-mailov, ktoré boli k objednávke už odoslané.
• Nový e-mail: napísanie novej správy k objednávke, buď cez Externý poštový klient, alebo cez Interný poštový klient integrovaný v systéme.
• Nová úloha: vytvorenie úlohy prepojenej s objednávkou.
• Karta partnera: otvorí podrobný profil partnera uvedeného na objednávke.
• CRM: zobrazenie CRM poznámok zaevidovaných k partnerovi.
• Spôsob dopravy: zmena spôsobu dopravy vybranej objednávky.
• Rozdelenie dokladu: rozdelenie položiek objednávky na dva doklady.
• Priama doprava: označenie objednávky ako priamej dopravy — takéto objednávky sa nezobrazujú v zozname Splniteľné objednávky.
• Odkaz na e-shop: odkaz na stránku objednávky v e-shope, odkiaľ pochádza.

Kliknutím pravým tlačidlom na riadok objednávky sa cez kontextové menu ponúkajú rovnaké rýchle operácie (otvorenie, uzavretie, vymazanie, kopírovanie atď.) ako na karte Operácie.

Karta Doplnkové funkcie

Filtračné polia zoznamu (na karte Hľadať) a ich význam. Všetky filtre sú voliteľné:

Stĺpce karty Položky v okne náhľadu a ich význam:

Stĺpce zoznamu (napr. Číslo dokladu, Dátum vystavenia dokladu, Názov firmy partnera, Netto hodnota, Brutto hodnota, Stav) môžeš prispôsobiť v nastavení Zobrazenie a rozloženie > Stĺpce — vyššie uvedený zoznam zobrazuje predvolené zobrazenie.