In diesem Modul lernst du die Bearbeitungsseite eines einzelnen Kundenbestellung-Belegs kennen. Die Kundenbestellung hält fest, was dein Partner bei dir bestellt hat; von hier aus beginnt die Erfüllung: Bestandsreservierung, Warenausgang, Versand und Rechnungsstellung. Diese Anleitung zeigt, wie du eine neue Bestellung erfasst, Positionen hinzufügst und die Bestellung abschließt bzw. in den nächsten Beleg weiterführst.
Die möglichen Status von Kundenbestellung-Belegen sind: Entwurf, Abgeschlossen, Storniert, Erfüllt, Teilweise erfüllt, Auslagerbar — eine neue Bestellung beginnt immer im Status Entwurf; die Bedeutung und die Einschränkungen der einzelnen Status werden im Abschnitt Häufig gestellte Fragen erläutert.
Mit einem Klick auf Hauptmenü / Verkauf / Kundenbestellungen / Neu öffnet sich eine leere Bestellung. Eine bereits vorhandene Bestellung öffnest du über Hauptmenü / Verkauf / Kundenbestellungen / Liste. Im oberen Bereich der Seite findest du die Reiter Aktionen, Zusatzfunktionen und Ansicht und Layout (rechts mit dem Link CRM), darunter den Belegkopf, dann den Reiter Positionen und die weiteren Reiter.
Im Belegkopf findest du die folgenden Felder — die ausführliche Beschreibung der Pflichtfelder und optionalen Felder steht im Abschnitt Felderklärung:
Den Inhalt der Bestellung erfasst du im Reiter Positionen mit den Schaltflächen oberhalb der Positionstabelle. Du kannst zwischen mehreren Methoden wählen — nimm die, die in der jeweiligen Situation am schnellsten ist:
Weitere Schaltflächen oberhalb der Tabelle: Öffnen bearbeitet die markierte Position, Löschen entfernt sie, Kopieren verdoppelt sie, Produktetikett druckt ein Etikett, Vorlage lädt eine gespeicherte Positionsvorlage, Produktkarte öffnet das Datenblatt des markierten Produkts, Gewicht und Volumen arbeitet mit den Gewichts- und Volumendaten der Positionen, und Ergänzungen und Alternativen zeigt die zum Produkt gehörenden Ergänzungs- und Ersatzprodukte. Unterhalb der Positionstabelle zeigt das System die Summen Nettowert, Umsatzsteuerwert und Bruttowert.
Neben dem Reiter Positionen gibt es weitere Reiter:
Im Reiter Aktionen findest du die Schaltflächen, die den Lebenszyklus des Belegs steuern:
Achtung: Bei einer neuen, noch nicht gespeicherten Bestellung sind diese Schaltflächen ausgegraut — speichere die Bestellung zuerst. Die Funktionen unter Ausgabe zur Erfüllung prüfen weder den Zahlungsstatus noch den Bestand.
Im Reiter Zusatzfunktionen findest du zusätzliche Möglichkeiten für die tägliche Arbeit, zum Beispiel die Ansicht gesendeter E-Mails, das Senden einer neuen E-Mail, das Anlegen einer neuen Aufgabe zur Bestellung und das Öffnen der Partnerkarte. Im Reiter Ansicht und Layout kannst du die Darstellung des Datenblatts und die Spalten der Positionstabelle anpassen; diese Einstellungen werden für deinen Benutzer gespeichert.
Wenn du viele Positionen erfassen musst, nutze die Schnellerfassung oder den Barcode-Scanner: Du musst nicht bei jeder Position erneut auf die Schaltfläche klicken. Wenn du im Reiter Einstellungen auch die eigene Bestellnummer des Kunden angibst, findest du die Bestellung später in der Liste leichter.
Die Felder des Bestellkopfs und der Einstellungen (die Pflichtfelder prüft das System beim Speichern):
| Feld / Element | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegnummer | Die Kennung der Bestellung; sie wird beim ersten Speichern automatisch vergeben und lässt sich nicht manuell ändern. | |
| Belegdatum | Das Erstellungsdatum der Bestellung, wird automatisch eingetragen. | |
| Leistungsdatum | Der Tag, an dem die Bestellung erfüllt werden soll. | |
| Status | Der Status der Bestellung innerhalb des Systems (bei einer neuen Bestellung Entwurf); seine Änderung löst die Ereignisse aus. | |
| Externer/Webshop-Status | Der von Webshop und externen Systemen gesendete Status. | |
| Partner-Firmenname | Der Partner (Kunde), der die Bestellung aufgibt; über das Symbol neben dem Feld kann auch ein neuer Partner angelegt werden. | |
| Partner-Ansprechpartner | Der Ansprechpartner des ausgewählten Partners. | |
| Währung | Die Währung der Bestellung; standardmäßig die Basiswährung des Unternehmens. Bei einer anderen Währung kann auch der Wechselkurs angegeben werden. | |
| Gewählte Versandart | Die im Webshop oder bei der Bestellung angegebene Versandart. | |
| Gewählte Zahlungsart | Die im Webshop oder bei der Bestellung angegebene Zahlungsart. | |
| Rechnungsadresse, Lieferadresse (Belegkopf) | Die Rechnungs- und Lieferadresse des ausgewählten Partners. | |
| Rechnungsadresse, Lieferadresse (Reiter Einstellungen) | Die Rechnungs- und Lieferadresse deines eigenen Unternehmens, die auf dem Beleg erscheint. | |
| Projekt, Auftragsnummer, Abteilungsnummer | Interne Zuordnungsdaten; sind sie noch nicht vorhanden, kannst du sie mit dem Symbol neben dem Feld direkt anlegen. | |
| Kundenbestellnummer | Die eigene Bestellnummer des Kunden oder die Bestellnummer des Webshops. | |
| Direktversand | Bei Ja gilt die Bestellung als Direktversand und erscheint daher nicht in der Liste Erfüllbare Bestellungen; der Standardwert ist Nein. | |
| Versand-/Paketaufgaberegel | Teillieferung (was ins Lager kommt, fortlaufend) oder Auf einmal (wenn alles auf Lager ist); der Standardwert ist Teillieferung. |
Die Spalten der Tabelle im Reiter Positionen:
| Feld / Spalte | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Bezeichnung | Der Name des Produkts auf der Bestellung. | |
| Artikelnummer | Die Artikelnummer des Produkts. | |
| Menge | Die bestellte Menge. | |
| Netto-Einzelpreis | Der Netto-Einzelpreis des Produkts auf der Bestellung. | |
| MwSt.-Satz | Der auf die Position angewendete MwSt.-Satz. | |
| Nettowert, Umsatzsteuerwert, Bruttowert | Der Wert der Position als Netto-, Steuer- und Bruttobetrag; die Summen stehen unterhalb der Tabelle. |
Die weiteren Felder des Positionsfensters (zum Beispiel Lagerdaten, Buchhaltungsdaten) stammen aus dem mit den anderen Belegen gemeinsamen Fenster; die Spalten der Tabelle lassen sich im Reiter Ansicht und Layout anpassen.
Solange die Bestellung nicht gespeichert ist, hat sie keine Belegnummer, daher lassen sich Belegverwaltung, Transportorganisation, Ausgabe zur Erfüllung und die Schaltflächen zum Herunterladen und Drucken nicht verwenden. Speichere die Bestellung mit der Schaltfläche Speichern, dann werden sie verfügbar; für die Erstellung von Rechnung, Warenausgang und weiteren Belegen muss die Bestellung zusätzlich abgeschlossen sein.
Die Daten und Positionen der Bestellung lassen sich nur im Status Entwurf bearbeiten. Der Abschluss finalisiert die Bestellung; findest du eine fehlerhafte Angabe, kannst du die Bestellung mit der Option Löschen und kopieren löschen, die sie in einem Schritt löscht und als Entwurf neu anlegt.
Der Abschluss ist nur bei einer Bestellung im Status Entwurf verfügbar. Löschen ist in den Status Entwurf, Abgeschlossen, Teilweise erfüllt und Erfüllt möglich; gibt es zur Bestellung bereits eine Warenausgangsaufgabe, bei der die Produkte eingesammelt wurden, ist das Löschen nicht erlaubt, und diese Aufgabe muss zuerst gelöscht werden. Die Markierung Erfüllt kannst du nur bei einer Abgeschlossenen oder Teilweise erfüllten Bestellung auf der Listenseite setzen.
Der Status ist der innerhalb des Systems gesetzte Status, der die Ereignisse auslöst. Der Externe/Webshop-Status ist der von Webshop und externen Systemen gesendete Status; bei aktiver Webshop-Integration wird der von dir gesetzte externe Status auch an den Webshop zurückgesendet.
Mit dem Symbol neben dem Feld Partner-Firmenname legst du direkt einen neuen Partner an, und die Partnerdaten der Bestellung werden automatisch ausgefüllt. Auch im Reiter Zusatzfunktionen findest du eine Schaltfläche zum Anlegen eines neuen Partners.
Schließe die Bestellung ab und wähle dann im Menü Belegverwaltung den Punkt Warenausgang oder Rechnungsstellung; das System übernimmt die Positionen. Über die Bearbeitung des Warenausgangs liest du in Warenausgang-Beleg. Möchtest du die Produkte zuerst reservieren, wähle Bestandsreservierung; die Reservierungen beschreibt Bestandsreservierung-Liste.
Als Direktversand gekennzeichnete Bestellungen erscheinen nicht in der Liste Erfüllbare Bestellungen. Die Versand-/Paketaufgaberegel wählt zwischen Teillieferung (was ins Lager kommt, fortlaufend) und Auf einmal (wenn alles auf Lager ist); sie bestimmt, ob die Bestellung in Teilen oder auf einmal geliefert wird.
Das Modul erscheint nur dann im Menü, wenn es deinem Benutzer zugewiesen ist. Fehlt es, bitte den Administrator deines Unternehmens, die Modulzuweisung für deinen Benutzer zu prüfen.
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