In diesem Modul verwaltest du die von deinen Kunden eingegangenen Aufträge, also die Kundenbestellungen — unabhängig davon, ob du sie manuell angelegt hast, sie aus dem Webshop kamen oder per PDF ins System gelangt sind. Die Bestellung hält fest, was der Kunde bestellt hat, und von hier aus beginnt die Erfüllung: Bestandsreservierung, Warenausgang, Versand und Rechnungsstellung. Diese Anleitung stellt die Bestellliste vor: wie du darin suchst, was du mit der ausgewählten Bestellung tun kannst und was du im Vorschaufenster siehst.
Die möglichen Status einer Bestellung sind: Entwurf, Abgeschlossen, Storniert, Erfüllt, Teilweise erfüllt, Auslagerbar — eine neue Bestellung beginnt immer im Status Entwurf; die Bedeutung und die Einschränkungen der Status werden in den Abschnitten Schritt für Schritt und Häufig gestellte Fragen erläutert.
Ein Klick auf den Menüpunkt Hauptmenü / Verkauf / Kundenbestellungen / Liste zeigt alle Bestellungen an. Über der Tabelle findest du auf dem Reiter Aktionen die Schaltflächen für die Arbeit mit der ausgewählten Bestellung (ein Teil davon ist nur bei einer Bestellung im passenden Status aktiv):
Am rechten Rand der Reiterleiste führt der Link Analytik zur Statistikseite der Kundenbestellungen, mit dem Zwischenablage-Symbol kannst du den Tabelleninhalt in die Zwischenablage kopieren.
Eine neue Bestellung beginnt im Status Entwurf. Der Weg einer Bestellung sieht so aus:
Gelöscht werden können Bestellungen im Status Entwurf, Abgeschlossen, Teilweise erfüllt und Erfüllt. Gehört zur Bestellung bereits eine Warenausgangsaufgabe, bei der die Ware kommissioniert wurde, ist das Löschen nicht erlaubt — diese Aufgabe muss zuerst manuell gelöscht werden.
Das Menü Belegverwaltung übernimmt die Positionen der ausgewählten (abgeschlossenen oder weiter fortgeschrittenen) Bestellung in den neuen Beleg, sodass du sie nicht erneut erfassen musst:
Über das Menü Ausgabe zur Erfüllung kannst du die ausgewählte(n) Bestellung(en) aus dem Lager auf den Weg bringen:
Achtung: diese Funktionen prüfen weder den Zahlungsstatus noch den Bestand, daher musst du die passenden Bestellungen zuvor in der Liste filtern. Wenn du sehen möchtest, welche Bestellungen sofort aus dem Bestand erfüllt werden können, nutze die Seite Erfüllbare Bestellungen.
Ein Klick auf den Reiter Suche über der Tabelle zeigt die Filtermöglichkeiten an. Die am häufigsten verwendeten Felder (Partner-Firmenname, Partner-Ansprechpartner, Belegnummer, Kundenbestellnummer, externer/Webshop-Status, Status, Versandart) sind sofort sichtbar. Über „Erweiterung“ öffnen sich weitere Filter (z. B. Suche nach Datum, Mitarbeiter, Artikelnummer, Projekt, Auftragsnummer, ausgestellter Rechnung oder ausgestelltem Lieferschein, Zahlungsstatus, Bemerkungen, Paket-Kurierstatus). Mit der Schaltfläche Suche wendest du die Bedingungen an; über die Symbole daneben kannst du die aktuelle Suche speichern bzw. die gespeicherte Suche löschen.
Auf dem Reiter Ansicht und Layout stellst du ein, wie die Liste für dich angezeigt wird:
Diese Einstellungen werden personenbezogen, an deinen Benutzer gebunden gespeichert, bleiben also auch bei der nächsten Anmeldung erhalten.
Im Panel unterhalb der Liste kannst du die Details einer ausgewählten Bestellung schnell einsehen, ohne sie öffnen zu müssen. Das Panel enthält mehrere Reiter:
Das Panel kann über das Symbol oben rechts fixiert werden (auf eine feste Größe eingestellt), die Größe lässt sich durch Ziehen der Trennlinie am oberen Rand des Panels anpassen.
Auf dem Reiter Zusatzfunktionen findest du zusätzliche, für die tägliche Arbeit hilfreiche Möglichkeiten für die ausgewählte Bestellung:
Ein Rechtsklick auf eine Bestellzeile bietet dieselben Schnellaktionen (Öffnen, Abschluss, Löschen, Kopieren usw.) über ein Kontextmenü wie der Reiter Aktionen.
Wenn die Bestellung abgerechnet oder geliefert werden muss, erfasse die Positionen nicht erneut: Wähle die abgeschlossene Bestellung aus und wähle im Menü Belegverwaltung den gewünschten Beleg — das System übernimmt die Positionen. Wenn du nach dem Abschluss sofort die Datei der Bestellung brauchst, wähle im Pfeil neben der Schaltfläche Abschluss die Option Abschließen und herunterladen.
Die Filterfelder der Liste (auf dem Reiter Suche) und ihre Bedeutung. Alle Filter sind optional:
| Feld / Element | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Partner-Firmenname, Partner-Ansprechpartner | Der Name des Partners, der die Bestellung aufgegeben hat, bzw. der zugehörige Ansprechpartner. | |
| Belegnummer | Die Kennung der Bestellung (z. B. REND000316/2026), die das System beim ersten Speichern vergibt. | |
| Kundenbestellnummer | Die vom Kunden oder vom Webshop vergebene Bestellnummer. | |
| Status | Der Status der Bestellung (Entwurf, Abgeschlossen, Storniert, Erfüllt, Teilweise erfüllt, Auslagerbar); es können mehrere gleichzeitig ausgewählt werden. | |
| Externer/Webshop-Status | Der der Bestellung zugewiesene externe Status, der auch gegenüber dem Webshop sichtbar sein kann. | |
| Versandart, Zahlungsart | Filter nach der vom Kunden gewählten Versand- und Zahlungsart. | |
| Belegdatum, Leistungsdatum | Zeitraum (von-bis) entsprechend dem Datum der Bestellung bzw. ihrem Erfüllungsdatum. | |
| Mitarbeiter, Währung, Artikelnummer | Filter nach dem Mitarbeiter, der die Bestellung erfasst hat, der Währung der Bestellung bzw. der Artikelnummer eines Produkts auf der Bestellung. | |
| Projekt, Auftragsnummer, Abteilungsnummer | Filter nach Zuordnungsdaten. | |
| Zahlungsaufforderung ausgestellt, Anzahlung ausgestellt, Rechnung ausgestellt, Lieferschein ausgestellt | Filter danach, ob zur Bestellung bereits der jeweilige Beleg erstellt wurde. | |
| Zahlungsstatus | Der Zahlungsstatus der Bestellung (In Ordnung, Warnung, Fehler). In der Bestellliste zeigt er nicht die Bezahlung der Rechnung an, sondern unterstützt die Erfüllung. | |
| E-Mail des Sachbearbeiters, Telefonnummer des Sachbearbeiters | Suche nach den Kontaktdaten des Sachbearbeiters auf der Bestellung. | |
| Direktversand | Filter für als Direktversand gekennzeichnete Bestellungen. | |
| Kundenbemerkung, Interne Bemerkung | Filter nach den Bemerkungen der Bestellung (ob eine Bemerkung vorhanden ist bzw. nach einem Textfragment). | |
| Keine Lagerausgabe | Bestellungen, zu denen noch kein Warenausgang erstellt wurde. | |
| Paket-Kurierstatus | Filter nach dem Kurierstatus des zur Bestellung gehörenden Pakets. |
Die Spalten des Reiters Positionen im Vorschaufenster und ihre Bedeutung:
| Feld / Spalte | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Bezeichnung, Artikelnummer | Name und Artikelnummer des bestellten Produkts. | |
| Bruttogewicht | Das Bruttogewicht der Position. | |
| Menge | Die bestellte Menge. | |
| Netto-Einzelpreis | Der Netto-Einzelpreis des Produkts auf der Bestellung. | |
| Aktion | Eine zur Position gehörende Schnellaktion am Zeilenende. |
Welche Spalten der Liste angezeigt werden (z. B. Belegnummer, Belegdatum, Partner-Firmenname, Nettowert, Bruttowert, Status), lässt sich unter Ansicht und Layout > Spalten anpassen — die obige Liste zeigt die Standardansicht.
Die Schaltfläche Abschluss ist nur aktiv, wenn du genau eine Bestellung im Status Entwurf ausgewählt hast. Eine bereits abgeschlossene, teilweise erfüllte oder erfüllte Bestellung kann nicht erneut abgeschlossen werden.
Gelöscht werden können nur Bestellungen im Status Entwurf, Abgeschlossen, Teilweise erfüllt und Erfüllt. Gehört zur Bestellung bereits eine Warenausgangsaufgabe, bei der die Ware kommissioniert wurde, kann die Bestellung nicht gelöscht werden: diese Aufgabe muss zuerst manuell gelöscht werden.
Das Menü Belegverwaltung und der Download des endgültigen PDF sind nur bei einer Bestellung im Status Abgeschlossen (oder weiter fortgeschritten) verfügbar. Von einem Entwurf kann nur eine Vorschau erstellt werden. Schließe die Bestellung ab und versuche es erneut.
In der Bestellliste zeigt der Zahlungsstatus nicht die Bezahlung der Rechnung an, sondern unterstützt die Erfüllung: der Wert In Ordnung zeigt an, dass die Bestellung aus Zahlungssicht weitergehen kann. Den Status setzt du mit der Schaltfläche Zahlungsstatus, und auf dem Reiter Suche kannst du auch danach filtern.
Auf der Seite Hauptmenü / Verkauf / Kundenbestellungen / Erfüllbare Bestellungen stehen die Bestellungen, für die der Bestand verfügbar ist. Eine ausführliche Beschreibung findest du in der Anleitung Erfüllbare Bestellungen.
Im Menüpunkt Hauptmenü / Verkauf / Kundenbestellungen / Neu oder mit der Schaltfläche Neu der Liste. Bei einer als PDF eingegangenen Bestellung kannst du über den Pfeil neben der Schaltfläche Neu auch Neu aus PDF wählen. Über die Bearbeitungsseite der Bestellung kannst du in der Anleitung Kundenbestellung-Beleg nachlesen.
Wähle die abgeschlossene Bestellung aus und nutze Belegverwaltung / Warenausgang; das System erstellt den Warenausgang und übernimmt dabei die Positionen. Zur Handhabung von Warenausgängen findest du Näheres in der Anleitung Warenausgang-Liste.
Das Modul wird nur dann im Menü angezeigt, wenn es deinem Benutzer zugewiesen ist. Wenn es fehlt, bitte den Administrator deines Unternehmens, die Modulzuweisung deines Benutzers zu prüfen.
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