În acest modul poți vizualiza și gestiona setările Facturilor recurente. O factură recurentă este un program creat dintr-o factură emisă anterior, conform căruia sistemul emite automat, la frecvența setată, o nouă factură cu același conținut — de exemplu în cazul unei chirii lunare, al unui abonament sau al unui serviciu periodic. În vizualizarea de listă vezi într-un singur loc toate repetările configurate și de aici le poți deschide sau șterge.
O repetare nouă nu se pornește din această listă, ci din vizualizarea Lista facturilor, dintr-o factură finalizată (Gestionare documente / Repetare) — pașii îi găsești mai jos.
Deschide elementul Meniu principal / Vânzare / Facturare / Listă, alege factura pe care vrei s-o emiți periodic (factura trebuie să fie în starea Finalizat), apoi apasă butonul Gestionare documente și alege comanda Repetare. În fereastra deschisă poți seta următoarele:
Setările le salvezi cu butonul Salvare, iar fereastra o poți închide fără salvare cu butonul Închidere.
Apăsând pe Meniu principal / Vânzare / Facturare / Facturi recurente se afișează toate repetările configurate. Deasupra tabelului, în fila Acțiuni, găsești două butoane:
Apăsând pe fila Căutare de deasupra tabelului, se afișează opțiunile de filtrare. Câmpurile Denumirea firmei partenerului și Număr document sunt vizibile imediat. Apăsând pe „Extindere“ se deschide un filtru suplimentar: data de început și de sfârșit pentru Data emiterii documentului. Cu butonul Căutare filtrezi după condițiile setate.
După ce selectezi un rând, cu butonul Deschidere (sau deschizând rândul) ajungi la fișa repetării. Cu butonul Salvare salvezi modificările, iar cu butonul Ștergere ștergi repetarea. Pe fișă se pot modifica Sfârșitul repetării, numărul de zile pentru data livrării și scadență, Frecvența și observația; câmpul Începutul repetării nu mai poate fi modificat după creare. În partea de jos a fișei, fila Facturi emise afișează lista facturilor emise până acum din repetare (Număr document, Data emiterii documentului, Tip document), iar cu pictograma de la sfârșitul rândului poți deschide factura respectivă.
În ziua setată în repetare, sistemul creează automat o nouă factură ca o copie a facturii de bază: preia datele partenerului și ale articolelor, setează data emiterii facturii la ziua curentă, ajustează data livrării și scadența la numărul de zile setat, apoi finalizează factura. După aceea, Data următoarei facturi se recalculează conform regulii de mai jos:
Dacă facturarea periodică durează doar o perioadă limitată (de exemplu un contract anual), setează întotdeauna și data Sfârșitul repetării, ca să nu trebuiască să-ți amintești să ștergi repetarea. Înainte de a porni repetarea, verifică articolele și cotele de TVA ale facturii de bază, deoarece facturile emise automat vor fi copii ale acesteia.
Coloanele listei și semnificația lor:
| Câmp / Element | Obligatoriu | Descriere |
|---|---|---|
| Număr document | Numărul documentului facturii din care ai creat repetarea. | |
| Denumirea firmei partenerului | Denumirea partenerului (clientului) facturii. | |
| Valoare brută | Valoarea brută totală a facturii de bază, în moneda facturii. | |
| Începutul repetării | Prima zi a repetării. | |
| Sfârșitul repetării | Ultima zi a repetării. Dacă nu este completat, pentru repetare nu este setată o dată de încheiere. | |
| Frecvența | La ce intervale se creează o nouă factură (Săptămânal, La două săptămâni, Lunar, Trimestrial, Semestrial, Anual — în sistem apar sub denumirile maghiare Hetente, Kéthetente, Havonta, Negyedévente, Félévente, Évente). | |
| Data următoarei facturi | Ziua în care sistemul emite următoarea factură; se actualizează automat după fiecare emitere. |
Câmpurile care se pot completa la configurarea repetării și semnificația lor:
| Câmp / Element | Obligatoriu | Descriere |
|---|---|---|
| Începutul repetării | Prima zi a repetării, poate fi aleasă din calendar. După salvare nu mai poate fi modificată. | |
| Sfârșitul repetării | Ultima zi a repetării, poate fi aleasă din calendar. | |
| Data livrării calculată de la data emiterii documentului | Câte zile după data facturii emise să fie data livrării (0–30 de zile). | |
| Scadența calculată de la data emiterii documentului | Câte zile după data facturii emise să fie scadența (0–30 de zile). | |
| Frecvența | Frecvența repetării dintre opțiunile de mai sus. | |
| Observație la factura recurentă | O observație text liberă, care se preia și pe facturile emise. |
Coloanele filei Facturi emise de pe fișa repetării și semnificația lor:
| Câmp / Coloană | Obligatoriu | Descriere |
|---|---|---|
| Număr document | Numărul documentului facturii emise din repetare. | |
| Data emiterii documentului | Data emiterii facturii. | |
| Tip document | Tipul documentului emis (de exemplu Factură). | |
| Acțiune | Cu pictograma de la sfârșitul rândului poți deschide factura emisă. |
Din această listă nu se poate adăuga o repetare nouă. Deschide vizualizarea Lista facturilor, alege o factură finalizată, apoi folosește comanda Gestionare documente > Repetare.
Ziua de început a repetării nu mai poate fi modificată după creare, deoarece programul se calculează pornind de la ea. Dacă ai nevoie de altă zi de început, șterge repetarea și configurează una nouă din Lista facturilor.
Poți șterge oricând repetarea cu butonul Ștergere din listă sau de pe fișă. Ștergerea elimină doar programul recurent, deci nu se vor mai crea facturi noi; facturile deja emise rămân neatinse în Lista facturilor.
Factura emisă prin repetare este finalizată automat de sistem, deci se află în starea Finalizat și articolele ei nu mai pot fi modificate. Dacă găsești o greșeală, poți storna sau corecta factura ori emite o factură de corecție în Fișa facturii.
Asta înseamnă că din repetare nu s-a creat încă nicio factură — de exemplu pentru că Data următoarei facturi nu a sosit încă. După prima emitere automată, factura apare în listă.
Coloana Data următoarei facturi arată ziua celei mai apropiate emiteri. După data Sfârșitul repetării, sistemul nu mai emite facturi noi din repetare. Dacă nu ai setat o dată de încheiere, îți recomandăm s-o completezi pe fișă, ca repetarea să funcționeze exact pe perioada dorită.
Modulul apare în meniu doar dacă este atribuit utilizatorului tău. Dacă lipsește, roagă administratorul firmei tale să verifice atribuirea modulelor pentru utilizatorul tău.
Nu doriți să petreceți ore căutând o soluție? Alegeți cea mai eficientă cale: programați-vă la o sesiune de instruire online personalizată de 45 de minute, dedicată exclusiv dumneavoastră. Fie că este vorba despre o trecere în revistă a elementelor de bază sau despre configurarea detaliată a unui modul specific, colegul nostru expert vă va ghida pas cu pas prin întregul proces.
Nu vă pierdeți timpul - solicitați ajutor!
Scopul nostru este să folosiți sistemul nostru cât mai rapid și eficient posibil. Indiferent dacă sunteți complet nou la noi sau ați rămas blocat la o setare specifică, nu ezitați să cereți ajutor!
Ești interesat de software-ul nostru? Scrie-ne cu încredere!
Dacă nu găsești răspunsul și ai nevoie de asistență
Creează-ți contul acum,
plătește mai târziu!
