Fișa confirmării de prestație

Pe această fișă creezi și editezi documentele de tip confirmare de prestație. Fișa este alcătuită din antet (număr document, date, monedă, partener), din filele de sub el (poziții, observații, setări, documente asociate, sarcini, fișiere, câmpuri personalizate) și dintr-un rând de totaluri în partea de jos (valoare netă, valoare TVA, valoare brută). Dintr-o confirmare finalizată poți porni, din meniul Gestionare documente, o factură, o factură de intrare, un aviz de expediție sau o fișă de lucru.

• Datele antetului: numărul documentului, starea și data documentului sunt gestionate de sistem și sunt doar pentru citire; data prestării, moneda și datele partenerului le introduci tu.
• Poziții: introducerea, deschiderea, ștergerea și copierea produselor și serviciilor — pozițiile pot fi modificate doar la un document în starea Ciornă.
• Gestionarea stărilor: cu butoanele Salvare, Finalizare și Ștergere conduci documentul prin stările sale.
• Ieșiri: din meniurile Descărcare, Tipărire și Gestionare documente creezi din confirmare un fișier, o tipăritură sau un document nou.
• Completări: scrierea unui e-mail, introducerea unei sarcini, deschiderea fișei partenerului și a notițelor CRM ale documentului.

Stările posibile ale documentului: Ciornă, Finalizat, Stornare, Stornat. La un document deja salvat apar în partea de sus a fișei file suplimentare (Detalii, Istoric, E-mail, Urmărire colete, CRM, Istoric stări, Evenimente); funcționarea lor nu este descrisă în detaliu în acest ghid.

1. Deschiderea fișei și completarea antetului

O confirmare nouă o deschizi din Meniu principal / Vânzare / Confirmare prestație / Nou. La o confirmare deja introdusă ajungi din Meniu principal / Vânzare / Confirmare prestație / Listă, marcând documentul și apăsând butonul Deschidere. Capturile de ecran provin din interfața demo în limba maghiară.

Fișa confirmării de prestație – fișă nouă și fila Poziții

Câmpurile antetului:

• Număr document, Stare, Data documentului: câmpuri doar pentru citire, care nu pot fi editate.
• Data prestării: data prestării — câmp obligatoriu.
• Monedă: pe o fișă nouă alegerea este obligatorie; împreună cu câmpul Curs de schimb de lângă ea, la un document existent nu mai poate fi modificată.
• Nume companie partener: partenerul legat de document. Cu pictogramele de lângă câmp poți deschide fișa partenerului sau crea un partener nou.
• Persoană de contact partener și Adresă partener: persoana de contact și adresa partenerului ales; cu butonul + de lângă câmpuri creezi o persoană de contact nouă sau o adresă nouă.

2. Introducerea pozițiilor

Cu bara de butoane a filei Poziții gestionezi pozițiile documentului. Butoanele pot fi folosite doar la un document în starea Ciornă:

• Nou: adăugarea unui produs sau serviciu nou la document — deschide fereastra poziției noi.
• Deschidere: deschiderea poziției marcate pentru editare.
• Ștergere: ștergerea poziției marcate din document.
• Copiere: copierea poziției marcate.
• Căutare produs: căutarea unui produs sau serviciu nou în datele de bază.
• Etichetă produs: tipărirea etichetelor de produs aferente pozițiilor.
• Fișă produs: deschiderea fișei produsului din poziția marcată.
• Adăugare rapidă, Scaner coduri de bare, Șablon: după denumire, aceste butoane sprijină introducerea mai rapidă a pozițiilor; funcționarea lor exactă nu este descrisă în acest ghid.

Fișa confirmării de prestație – fereastra poziției noi

În fila Proprietăți a ferestrei poziției noi introdu datele poziției: Cod articol, Denumire, Cantitate, Cotă TVA, Preț de bază net, Reducere / Adaos, Preț unitar net, Preț unitar brut, Comentariu poziție. Panoul din dreapta arată, în filele Date de bază și Altele, cu titlu informativ prețurile și datele de stoc ale produsului. În partea de jos a ferestrei vezi Valoare netă, Valoare TVA și Valoare brută ale poziției; verifică-le înainte de salvare, deoarece câmpurile de preț sunt legate între ele. În fila Date de bază depozit poți indica locația și, dacă le folosești, codul locului de depozitare și paletul.

Butoanele ferestrei:

• Adăugare: adaugă poziția la document (scurtătură de tastatură: ESC, apoi SHIFT + CMD/CTRL + ENTER).
• Adăugare și produs nou: adaugă poziția și trece la introducerea unei noi poziții (scurtătură de tastatură: ESC, apoi SHIFT + ENTER).
• Produs nou: crearea unui produs nou în datele de bază, într-o filă nouă a browserului.
• Fișă produs, Căutare produs, Identificatori: deschiderea fișei produsului, căutarea între produse, respectiv gestionarea identificatorilor produsului.

3. Observații, setări și alte file

• Observație client și Observație internă: observații în text liber despre document. Din lista de deasupra textului poți alege și o observație salvată anterior.
• Setări: indică Adresa de facturare (obligatorie), precum și Proiect, Număr comandă și Număr departament. Butonul + de lângă câmpuri deschide, într-o filă nouă a browserului, crearea înregistrării noi respective.
• Documente asociate: un tabel cu alte documente legate de document (număr document, data documentului, tip document, angajat emitent).
• Sarcini: lista sarcinilor introduse pentru document (data, subiect, observație, angajat emitent).
• Fișiere și Câmpuri personalizate: locul pentru fișierele atașate documentului și pentru câmpurile personalizate introduse în firma ta.

Fișa confirmării de prestație – fila Setări

4. Salvarea, finalizarea și ștergerea

Primele trei butoane din fila Acțiuni conduc documentul prin stările sale:

• Salvare: datele sunt înregistrate, dar documentul nu este încă definitiv. Săgeata de lângă buton oferă și opțiunea Salvare și finalizare. Pentru salvare trebuie să existe cel puțin o poziție în document.
• Finalizare: definitivează documentul — după aceea nu mai este posibilă nicio modificare. Poate fi finalizat doar un document în starea Ciornă. Cu săgeata de lângă buton legi finalizarea de tipărire sau de descărcare prin opțiunea Finalizare și tipărire sau Finalizare și descărcare.
• Ștergere: documentul trece în starea șters, respectiv stornat, iar restaurarea nu este posibilă. Pot fi șterse documentele în starea Ciornă și Finalizat. Cu săgeata de lângă buton, opțiunea Ștergere și copiere creează, pe lângă ștergere, și o copie.
• Istoric: afișează istoricul legat de document.

Fișa confirmării de prestație – document finalizat

5. Descărcarea, tipărirea și pornirea unui document nou

• Descărcare: poți alege dintre CSV, XLSX, PDF și PDF Previzualizare. CSV și PDF-ul final sunt disponibile doar la un document finalizat (sau mai avansat); PDF Previzualizare și XLSX există și la un document salvat în starea ciornă.
• Tipărire: Etichetă produs tipărește etichetele aferente pozițiilor, Document întreaga confirmare.
• Gestionare documente: din document poți porni un document nou: Factură, Factură de intrare, Aviz de expediție sau Fișe de lucru; opțiunea Copiere creează o copie. Factură, Factură de intrare și Aviz de expediție pot fi alese doar la un document finalizat (sau mai avansat), pentru opțiunea Fișe de lucru nu există o astfel de restricție de stare.

Fișa confirmării de prestație – meniul Gestionare documente

6. Funcții suplimentare și vizualizare

În fila Funcții suplimentare găsești vizualizarea E-mailuri trimise, butonul E-mail nou (Client de e-mail extern sau Client de e-mail intern), butoanele Produs nou, Partener nou și Sarcină nouă, precum și deschiderea Fișei partenerului. E-mail nou poate fi folosit doar la un document salvat. În fila Vizualizare și aspect poți adapta, prin setările Interfață și mod de funcționare și Coloane, aspectul și coloanele tabelului de poziții. La capătul din dreapta al rândului de file, linkul CRM deschide notițele CRM aferente documentului.

Câmpurile antetului și semnificația lor:

Câmpurile filei Setări:

Câmpurile ferestrei poziției noi:

Faptul că cantitatea este marcată ca obligatorie este o concluzie din validarea numerică a câmpului; că cota TVA și denumirea sunt obligatorii, fereastra arată direct.

Coloanele tabelului din fila Poziții:

Rândul de totaluri cu Valoare netă, Valoare TVA și Valoare brută din partea de jos a fișei arată suma totală a documentului în moneda aleasă.