Auf diesem Datenblatt legst du Leistungsbestätigung-Belege an und bearbeitest sie. Das Datenblatt besteht aus den Kopfdaten (Belegnummer, Datumsangaben, Währung, Partner), den darunter liegenden Registern (Positionen, Bemerkungen, Einstellungen, verknüpfte Belege, Aufgaben, Dateien, benutzerdefinierte Felder) und einer Summenzeile am unteren Rand (Nettowert, Umsatzsteuerwert, Bruttowert). Aus einer abgeschlossenen Bestätigung kannst du über das Menü Belegverwaltung eine Rechnung, eine Eingangsrechnung, einen Lieferschein oder ein Arbeitsblatt starten.
Die möglichen Status des Belegs sind: Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert. Bei einem bereits gespeicherten Beleg erscheinen oben am Datenblatt weitere Register (Details, Verlauf, E-Mail, Paketverfolgung, CRM, Statusverlauf, Ereignisse); ihre Funktionsweise wird in dieser Anleitung nicht im Detail beschrieben.
Eine neue Bestätigung öffnest du über Hauptmenü / Verkauf / Leistungsbestätigung / Neu. Eine bereits erfasste Bestätigung erreichst du unter Hauptmenü / Verkauf / Leistungsbestätigung / Liste, indem du den Beleg markierst und auf die Schaltfläche Öffnen klickst. Die Screenshots stammen aus der ungarischsprachigen Demo-Oberfläche.
Die Felder der Kopfdaten:
Mit der Schaltflächenleiste des Registers Positionen verwaltest du die Positionen des Belegs. Die Schaltflächen sind nur bei einem Beleg im Status Entwurf nutzbar:
Gib im Register Eigenschaften des Fensters für die neue Position die Daten der Position an: Artikelnummer, Bezeichnung, Menge, MwSt.-Satz, Netto-Grundpreis, Rabatt / Aufschlag, Netto-Einzelpreis, Brutto-Einzelpreis, Positionskommentar. Das rechte Feld zeigt in den Registern Basisdaten und Sonstiges zur Information die Preise und Bestandsdaten des Produkts. Am unteren Rand des Fensters siehst du den Nettowert, den Umsatzsteuerwert und den Bruttowert der Position; prüfe sie vor dem Speichern, denn die Preisfelder hängen miteinander zusammen. Im Register Lagerstammdaten kannst du den Standort und, falls du sie verwendest, den Lagerplatzcode und die Palette angeben.
Die Schaltflächen des Fensters:
Die ersten drei Schaltflächen im Register Aktionen führen den Beleg durch seine Status:
Im Register Zusatzfunktionen findest du die Ansicht Gesendete E-Mails, die Schaltfläche Neue E-Mail (Externer E-Mail-Client oder Interner E-Mail-Client), die Schaltflächen Neues Produkt, Neuer Partner und Neue Aufgabe sowie das Öffnen der Partnerkarte. Neue E-Mail ist nur bei einem gespeicherten Beleg nutzbar. Im Register Ansicht und Layout kannst du mit den Einstellungen Oberfläche und Funktionsweise und Spalten das Erscheinungsbild und die Spalten der Positionstabelle anpassen. Am rechten Ende der Registerzeile öffnet der Link CRM die zum Beleg gehörenden CRM-Notizen.
Speichere den Beleg, bevor du ihn abschließt, löschst oder daraus einen neuen Beleg startest: der Abschluss und die Aktionen der Belegverwaltung arbeiten vom gespeicherten Stand aus. Wenn du die Datei gleich nach dem Abschluss brauchst, wähle über den Pfeil neben der Schaltfläche Abschluss die Option Abschließen und herunterladen.
Die Felder der Kopfdaten und ihre Bedeutung:
| Feld / Element | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegnummer | Die eindeutige Kennung der Leistungsbestätigung (z. B. TIG000006/2025). Vom System verwaltet, auf dem Datenblatt nicht bearbeitbar. | |
| Status | Der aktuelle Zustand des Belegs (Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert). Schreibgeschützt; wird durch die Aktionen Speichern, Abschluss und Löschen geändert. | |
| Belegdatum | Das Erstellungsdatum des Belegs. Schreibgeschützt. | |
| Leistungsdatum | Das Datum der Leistung; zum Speichern muss es ausgefüllt sein. | |
| Währung | Die Währung des Belegs. Auf einem neuen Datenblatt ist die Auswahl Pflicht, bei einem bestehenden Beleg lässt sie sich nicht ändern. | |
| Wechselkurs | Der Wechselkurs; bei einem bestehenden Beleg nicht änderbar. | |
| Firmenname des Partners | Der Name des mit dem Beleg verknüpften Partners; daneben lassen sich das Partner-Datenblatt öffnen und ein neuer Partner anlegen. | |
| Partner-Ansprechpartner | Der Ansprechpartner auf Partnerseite; daneben kann ein neuer Ansprechpartner angelegt werden. | |
| Partneradresse | Eine aus den für den Partner erfassten Adressen wählbare Adresse; daneben kann eine neue Adresse angelegt werden. |
Die Felder des Registers Einstellungen:
| Feld / Element | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Rechnungsadresse | Eine aus den Rechnungsadressen deiner Firma wählbare Adresse (nach Land und Adresse). | |
| Projekt | Das mit dem Beleg verknüpfbare Projekt; mit der Schaltfläche + lässt sich ein neues Projekt anlegen. | |
| Auftragsnummer | Die mit dem Beleg verknüpfbare Auftragsnummer; mit der Schaltfläche + lässt sich eine neue anlegen. | |
| Abteilungsnummer | Die mit dem Beleg verknüpfbare Abteilungsnummer; mit der Schaltfläche + lässt sich eine neue anlegen. |
Die Felder des Fensters für die neue Position:
| Feld / Element | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Artikelnummer | Die Artikelnummer des Produkts, über die es in den Stammdaten identifiziert werden kann. | |
| Bezeichnung | Der Name des Produkts oder der Dienstleistung auf der Position. | |
| Menge | Die Menge der Position; im Feld wird die Einheit des Produkts angezeigt. Es muss eine Zahl eingegeben werden. | |
| MwSt.-Satz | Der auf die Position angewendete Mehrwertsteuersatz (z. B. 27%). | |
| Netto-Grundpreis | Der Netto-Grundpreis der Position. | |
| Rabatt / Aufschlag | Prozentualer Rabatt oder Aufschlag auf die Position. | |
| Netto-Einzelpreis | Der Nettopreis der Position pro Einheit auf dem Beleg. | |
| Brutto-Einzelpreis | Der Bruttopreis der Position pro Einheit auf dem Beleg. | |
| Positionskommentar | Freitextbemerkung zur Position. | |
| Standort | Der im Register Lagerstammdaten wählbare Standort; das Fenster kennzeichnet ihn als Pflichtfeld. |
Dass die Menge als Pflichtfeld gekennzeichnet ist, ist eine Schlussfolgerung aus der Zahlenprüfung des Feldes; dass MwSt.-Satz und Bezeichnung Pflicht sind, zeigt das Fenster direkt an.
Die Spalten der Tabelle im Register Positionen:
| Feld / Spalte | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Bezeichnung | Der Name des Produkts oder der Dienstleistung auf der Position. | |
| Artikelnummer | Die Artikelnummer des Produkts. | |
| Menge | Die Menge der Position. | |
| Netto-Einzelpreis | Der Nettopreis pro Einheit. | |
| MwSt.-Satz | Der auf die Position angewendete Mehrwertsteuersatz (auf dem Datenblatt ein Prozentwert, z. B. 27%). | |
| Nettowert | Der Netto-Gesamtwert der Position. | |
| Umsatzsteuerwert | Der Steuerbetrag der Position. | |
| Bruttowert | Der Brutto-Gesamtwert der Position. |
Die Summenzeile mit Nettowert, Umsatzsteuerwert und Bruttowert am unteren Rand des Datenblatts zeigt den Gesamtbetrag des Belegs in der gewählten Währung.
Das Modul Leistungsbestätigung erscheint unter Hauptmenü / Verkauf nur, wenn es deinem Benutzer zugewiesen ist. Wenn du es nicht siehst, bitte den Systemadministrator, die Modulzuweisung in deinen Benutzereinstellungen zu prüfen.
Zum Speichern muss mindestens eine Position auf dem Beleg stehen und die Pflichtfelder müssen ausgefüllt sein: das Leistungsdatum, das Feld Rechnungsadresse (Register Einstellungen) und auf einem neuen Datenblatt das Feld Währung. Wenn das Speichern mit einer Fehlermeldung abbricht, lies die Meldung, korrigiere das genannte Feld und versuche es erneut.
Positionen lassen sich nur bei einem Beleg im Status Entwurf hinzufügen, löschen oder kopieren. Ein abgeschlossener Beleg ist endgültig, seine Positionen können nicht mehr geändert werden. Die Felder Belegnummer, Status und Belegdatum sind nie bearbeitbar, und Währung und Wechselkurs lassen sich bei einem bestehenden Beleg nicht ändern.
Speichern erfasst die Daten, der Beleg bleibt aber ein Entwurf, du kannst ihn also weiter bearbeiten. Der Abschluss finalisiert den Beleg, danach ist keine weitere Änderung mehr möglich. Wenn du in einem Schritt speichern und abschließen möchtest, nutze über den Pfeil neben der Schaltfläche Speichern die Option Speichern und abschließen.
CSV, das endgültige PDF sowie die Optionen Rechnung, Eingangsrechnung und Lieferschein sind nur bei einem Beleg im abgeschlossenen (oder weiter fortgeschrittenen) Status verfügbar. Im Status Entwurf sind die PDF Vorschau und XLSX nutzbar; wenn du die endgültige Ausfertigung brauchst, schließe den Beleg zuerst ab.
Schließe die Bestätigung ab und starte die Rechnung dann über Belegverwaltung > Rechnung. Das System öffnet das neue Rechnungsdatenblatt mit den Daten der Bestätigung; du speicherst und schließt es selbst ab. Die Optionen Eingangsrechnung und Lieferschein funktionieren ähnlich.
Ein gelöschter Beleg verschwindet nicht endgültig: Er erhält den Status Storniert und ist mit dem Statusfilter im Register Suche der Liste auffindbar. Das Löschen lässt sich nicht rückgängig machen, der Beleg kann nicht wiederhergestellt werden. Gelöscht werden können Belege im Status Entwurf und Abgeschlossen. Wenn du ihn mit denselben Daten neu erfassen möchtest, nutze die Option Löschen und kopieren.
Diese Aktionen sind nur bei einem gespeicherten Beleg verfügbar. Erfasse auf einem neuen Datenblatt zuerst mindestens eine Position und speichere den Beleg dann.
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