Karta potvrdenia o plnení

Na tejto karte vytváraš a upravuješ doklady potvrdenia o plnení. Karta pozostáva z hlavičky (číslo dokladu, dátumy, mena, partner), kariet pod ňou (položky, poznámky, nastavenia, súvisiace doklady, úlohy, súbory, vlastné polia) a súhrnného riadka v spodnej časti (netto hodnota, hodnota DPH, brutto hodnota). Z uzavretého potvrdenia môžeš v menu Správa dokladov spustiť faktúru, prijatú faktúru, dodací list alebo pracovný list.

• Údaje hlavičky: číslo dokladu, stav a dátum dokladu spravuje systém a sú len na čítanie; plnenie, menu a údaje partnera zadávaš ty.
• Položky: zadávanie, otváranie, mazanie a kopírovanie produktov a služieb — položky možno meniť len pri doklade v stave Koncept.
• Správa stavov: tlačidlami Uložiť, Uzavretie a Vymazať vedieš doklad jeho stavmi.
• Výstupy: cez menu Stiahnuť, Tlač a Správa dokladov vytvoríš z potvrdenia súbor, výtlačok alebo nový doklad.
• Doplnky: napísanie e-mailu, zadanie úlohy, otvorenie karty partnera a CRM poznámok k dokladu.

Možné stavy dokladu: Koncept, Uzavretý, Storno, Stornovaný. Pri už uloženom doklade sa v hornej časti karty zobrazia ďalšie karty (Podrobnosti, História, E-mail, Sledovanie zásielok, CRM, História stavov, Udalosti); ich fungovanie tento návod podrobne nepopisuje.

1. Otvorenie karty a vyplnenie hlavičky

Nové potvrdenie otvoríš cez Hlavné menu / Predaj / Potvrdenie o plnení / Nový. K už zadanému potvrdeniu sa dostaneš cez Hlavné menu / Predaj / Potvrdenie o plnení / Zoznam, keď doklad označíš a klikneš na tlačidlo Otvoriť. Snímky obrazovky pochádzajú z maďarského demo rozhrania.

Karta potvrdenia o plnení – nová karta a karta Položky

Polia hlavičky:

• Číslo dokladu, Stav, Dátum dokladu: polia len na čítanie, ktoré sa nedajú upravovať.
• Plnenie: dátum plnenia — povinné pole.
• Mena: na novej karte je výber povinný; spolu s poľom Výmenný kurz vedľa neho sa pri existujúcom doklade už nedá zmeniť.
• Názov firmy partnera: partner prepojený s dokladom. Ikonami vedľa poľa môžeš otvoriť kartu partnera alebo vytvoriť nového partnera.
• Kontaktná osoba partnera a Adresa partnera: kontaktná osoba a adresa vybraného partnera; tlačidlom + vedľa polí vytvoríš novú kontaktnú osobu alebo novú adresu.

2. Zadávanie položiek

Lištou tlačidiel na karte Položky spravuješ položky dokladu. Tlačidlá sú použiteľné len pri doklade v stave Koncept:

• Nový: pridanie nového produktu alebo služby k dokladu — otvorí okno novej položky.
• Otvoriť: otvorenie označenej položky na úpravu.
• Vymazať: vymazanie označenej položky z dokladu.
• Kopírovanie: skopírovanie označenej položky.
• Vyhľadávanie produktu: vyhľadanie nového produktu alebo služby v kmeňových dátach.
• Štítok produktu: tlač štítkov produktov patriacich k položkám.
• Karta produktu: otvorenie karty produktu označenej položky.
• Rýchle zadanie, Zber čiarových kódov, Šablóna: tieto tlačidlá podľa názvu podporujú rýchlejšie zadávanie položiek; ich presné fungovanie tento návod nepopisuje.

Karta potvrdenia o plnení – okno novej položky

Na karte Vlastnosti okna novej položky zadaj údaje položky: Kód položky, Názov, Množstvo, Sadzba DPH, Netto základná cena, Zľava / Príplatok, Netto jednotková cena, Brutto jednotková cena, Poznámka k položke. Pravý panel na kartách Základné údaje a Iné informatívne zobrazuje ceny a skladové údaje produktu. V spodnej časti okna vidíš Netto hodnotu, Hodnotu DPH a Brutto hodnotu položky; pred uložením ich skontroluj, pretože cenové polia spolu súvisia. Na karte Základné skladové údaje môžeš zadať prevádzku a, ak ich používaš, kód skladovej pozície a paletu.

Tlačidlá okna:

• Pridať: pridá položku k dokladu (klávesová skratka: ESC, potom SHIFT + CMD/CTRL + ENTER).
• Pridať a nový produkt: pridá položku a prejde na zadanie ďalšej novej položky (klávesová skratka: ESC, potom SHIFT + ENTER).
• Nový produkt: vytvorenie nového produktu v kmeňových dátach, v novej karte prehliadača.
• Karta produktu, Vyhľadávanie produktu, Identifikátory: otvorenie karty produktu, vyhľadávanie medzi produktmi, resp. správa identifikátorov produktu.

3. Poznámky, nastavenia a ďalšie karty

• Poznámka pre zákazníka a Interná poznámka: voľnotextové poznámky k dokladu. Zo zoznamu nad textom môžeš vybrať aj skôr uloženú poznámku.
• Nastavenia: zadaj Fakturačnú adresu (povinná), ako aj Projekt, Číslo úlohy a Číslo strediska. Tlačidlo + vedľa polí otvorí vytvorenie príslušného nového záznamu v novej karte prehliadača.
• Súvisiace doklady: tabuľka ďalších dokladov spojených s dokladom (číslo dokladu, dátum dokladu, typ dokladu, vystavujúci zamestnanec).
• Úlohy: zoznam úloh zadaných k dokladu (dátum, predmet, poznámka, vystavujúci zamestnanec).
• Súbory a Vlastné polia: miesto pre súbory pripojené k dokladu a pre vlastné polia zavedené vo vašej firme.

Karta potvrdenia o plnení – karta Nastavenia

4. Uloženie, uzavretie a vymazanie

Prvé tri tlačidlá na karte Operácie vedú doklad jeho stavmi:

• Uložiť: údaje sa zaznamenajú, doklad však ešte nie je konečný. Šípka vedľa tlačidla ponúka aj možnosť Uložiť a zavrieť. Na uloženie musí byť na doklade aspoň jedna položka.
• Uzavretie: finalizuje doklad — potom už nie je možná ďalšia zmena. Uzavrieť sa dá len doklad v stave Koncept. Šípkou vedľa tlačidla spojíš uzavretie cez možnosť Uzavretie a tlač alebo Uzavretie a stiahnutie hneď s tlačou, resp. stiahnutím.
• Vymazať: doklad prejde do stavu vymazaný, resp. stornovaný, obnovenie nie je možné. Vymazať sa dajú doklady v stave Koncept a Uzavretý. Šípkou vedľa tlačidla možnosť Vymazanie a kopírovanie popri vymazaní vytvorí aj kópiu.
• História: zobrazí históriu spojenú s dokladom.

Karta potvrdenia o plnení – uzavretý doklad

5. Stiahnutie, tlač a vytvorenie nového dokladu

• Stiahnuť: môžeš si vybrať z možností CSV, XLSX, PDF a PDF náhľad. CSV a konečné PDF sú dostupné len pri uzavretom (alebo ďalej pokročilom) doklade; PDF náhľad a XLSX existujú aj pri uloženom doklade v stave koncept.
• Tlač: Štítok produktu vytlačí štítky patriace k položkám, Doklad celé potvrdenie.
• Správa dokladov: z dokladu môžeš spustiť nový doklad: Faktúra, Prijatá faktúra, Dodací list alebo Pracovné listy; možnosť Kopírovanie vytvorí kópiu. Faktúra, Prijatá faktúra a Dodací list sú voliteľné len pri uzavretom (alebo ďalej pokročilom) doklade, pre možnosť Pracovné listy takéto obmedzenie stavu neexistuje.

Karta potvrdenia o plnení – menu Správa dokladov

6. Doplnkové funkcie a zobrazenie

Na karte Doplnkové funkcie nájdeš zobrazenie Odoslané správy, tlačidlo Nový e-mail (Externý poštový klient alebo Interný poštový klient), tlačidlá Nový produkt, Nový partner a Nová úloha, ako aj otvorenie Karty partnera. Nový e-mail je použiteľný len pri uloženom doklade. Na karte Zobrazenie a rozloženie môžeš nastaveniami Rozhranie a fungovanie a Stĺpce prispôsobiť vzhľad a stĺpce tabuľky položiek. Na pravom konci riadka kariet odkaz CRM otvorí CRM poznámky patriace k dokladu.

Polia hlavičky a ich význam:

Polia karty Nastavenia:

Polia okna novej položky:

To, že množstvo je označené ako povinné, je záver z číselnej kontroly poľa; že sadzba DPH a názov sú povinné, okno zobrazuje priamo.

Stĺpce tabuľky na karte Položky:

Súhrnný riadok s Netto hodnotou, Hodnotou DPH a Brutto hodnotou v spodnej časti karty zobrazuje celkovú sumu dokladu vo zvolenej mene.