Doklad rezervácie zásob

V tomto module spravuješ doklady Rezervácia zásob. Doklad rezervácie zásob zaznamenáva, že pre partnera alebo pre objednávku, ktorá sa splní neskôr, odkladáš určité množstvo produktov: produkty sú fyzicky ešte v sklade, systém ich však už vedie ako rezervované, takže ich nikomu inému nemožno sľúbiť. Tento návod ti ukáže stránku úprav jedného dokladu: ako založiť nový doklad, ako doň pridať položky, ako ho definitívne uzavrieť a čo sa pritom deje so zásobami.

• Hlavička a partner: dátum dokladu, dátum plnenia, menu, partnera, kontaktnú osobu a adresu partnera nastavíš na jednom mieste.
• Viac spôsobov zadávania položiek: položky môžeš pridať ručne (Nový), zjednodušeným oknom (Rýchle zadanie), vyhľadávaním (Vyhľadávanie produktu), zo zoznamu čiarových kódov (Zber čiarových kódov) alebo zo súboru XLSX (Import).
• Zásoby pri zadávaní: v okne položky vidíš Fyzická, Rezervovaná, Dostupná a Prichádzajúca zásoba vybraného produktu, takže hneď vidíš, koľko sa ešte dá rezervovať.
• Uloženie a uzavretie osobitne: pri uložení sa údaje iba zaznamenajú; zásoba sa rezervuje až pri uzavretí — dovtedy môžeš doklad voľne upravovať.
• Súvisiace operácie: z uzavretej rezervácie môžeš vytvoriť faktúru, prijatú faktúru, dodací list, predaj v predajni alebo výdaj zo skladu; doklad môžeš aj stiahnuť, vytlačiť a skopírovať.

Možné stavy dokladu Rezervácia zásob: Koncept, Uzavretý, Storno, Stornovaný — nový doklad vždy začína v stave Koncept; význam a obmedzenia jednotlivých stavov vysvetľuje sekcia Časté otázky.

Snímky obrazovky v tomto návode boli vytvorené v maďarskom rozhraní; kde je na obrázku vidieť tlačidlo, jeho maďarský názov je uvedený v zátvorke.

1. Otvorenie nového dokladu rezervácie zásob

Klikni na Hlavné menu / Správa zásob / Rezervácia zásob / Nový a otvorí sa prázdny doklad. Existujúci doklad otvoríš cez Hlavné menu / Správa zásob / Rezervácia zásob / Zoznam. V hornej časti stránky nájdeš záložky Operácie, Doplnkové funkcie a Zobrazenie a rozloženie, pod nimi hlavičku dokladu, potom Položky a ďalšie záložky.

2. Vyplnenie hlavičky

V hlavičke nájdeš tieto polia — podrobný popis povinných a voliteľných polí je v sekcii Vysvetlenie polí:

• Číslo dokladu: pred prvým uložením prázdne; pri prvom uložení ho systém pridelí automaticky, ručne sa nedá zmeniť.
• Dátum vystavenia dokladu a Plnenie: dátum vystavenia sa vyplní automaticky dňom vytvorenia; dátum Plnenie (deň, na ktorý sa rezervácia plní) zmeň, ak rezervácia neplatí na dnes.
• Mena (a Výmenný kurz): predvolene je uvedená základná mena firmy. Ak chceš doklad vystaviť v inej mene, vyber ju — zobrazí sa aj pole Výmenný kurz.
• Názov firmy partnera, Kontaktná osoba partnera, Adresa partnera: vyber partnera, pre ktorého zásobu odkladáš, potom príslušnú kontaktnú osobu a adresu. Ak partner ešte nie je v systéme, môžeš ho hneď založiť ikonou vedľa poľa a údaje partnera na doklade sa vyplnia automaticky. Kartu partnera otvoríš ikonou karty partnera vedľa. Tlačidlom CRM vpravo hore sa dostaneš k CRM údajom partnera.

3. Pridávanie položiek

Obsah dokladu zadávaš na záložke Položky tlačidlami nad tabuľkou položiek. Môžeš si vybrať z viacerých spôsobov — zvoľ ten, ktorý je v danej situácii najrýchlejší:

• Nový: otvorí sa okno úpravy položky, kde podľa kódu položky alebo označenia vyberieš produkt a zadáš množstvo a cenu. Zvoľ ho, ak chceš jednu položku zadať podrobne, so všetkými údajmi.
• Rýchle zadanie: zjednodušené okno položky, ktoré skočí na pole Kód položky a po uložení položky sa hneď znova otvorí. Hodí sa, keď musíš zadať veľa položiek za sebou.
• Vyhľadávanie produktu: môžeš vyhľadávať medzi produktmi a vybrať z výsledkov. Zvoľ ho, ak nepoznáš presný kód položky a pamätáš si len názov alebo vlastnosť produktu.
• Zber čiarových kódov: do textového poľa po riadkoch napíšeš alebo načítaš čiarové kódy a množstvá a systém z nich naraz vytvorí položky. Formát riadkov: [čiarový kód];[množstvo] — ak množstvo vynecháš, pridá sa 1 ks. Pri rezervácii podľa objednávky alebo zberného zoznamu je to najrýchlejší spôsob.
• Import: hromadné pridanie položiek zo súboru XLSX. V okne klikni na odkaz XLSX fájl schema, stiahni očakávanú štruktúru súboru a vyplnený súbor nahraj. Zvoľ ho, ak už máš zoznam rezervovaných produktov v tabuľke.

Na záložke Vlastnosti v okne položky (tlačidlo Nový) si môžeš vybrať z týchto tlačidiel:

• Pridať: pridá položku do dokladu a zatvorí okno.
• Pridať a nový produkt: pridá položku a hneď otvorí nové, prázdne okno pre ďalší produkt.
• Nový produkt: ak produkt ešte nie je v kmeňových údajoch, môžeš ho tu založiť bez opustenia dokladu.
• Karta produktu a Vyhľadávanie produktu: otvoria podrobnú kartu vybraného produktu, resp. vyhľadávajú medzi produktmi.
• Identifikátory: zobrazia identifikátory produktu (napr. čiarový kód).

V okne položky vidíš aj zásoby vybraného produktu: Fyzická (množstvo skutočne v sklade), Rezervovaná (už rezervované množstvo), Dostupná (čo sa dá ešte rezervovať) a Prichádzajúca (množstvo na ceste, ešte neprijaté). Na záložke Základné skladové údaje je výber Prevádzka povinný — určuje, zo zásob ktorej prevádzky sa rezervuje —, tu zadáš aj údaje o Skladové miesta a police (kód miesta) a Palety a kontajnery.

Ďalšie tlačidlá nad tabuľkou: Otvoriť upraví vybranú položku, Vymazať ju odstráni, Kopírovanie ju zdvojí, Štítok produktu vytlačí štítok, Šablóna načíta uloženú šablónu položky a Karta produktu otvorí kartu vybraného produktu. Tlačidlá Nový, Rýchle zadanie, Vyhľadávanie produktu, Zber čiarových kódov, Import, Vymazať a Kopírovanie sa dajú použiť iba pri doklade v stave Koncept; Otvoriť, Vymazať, Kopírovanie a Karta produktu navyše vyžadujú vybranú položku.

4. Poznámky, nastavenia a prílohy

Okrem záložky Položky nájdeš ďalšie záložky:

• Poznámka pre zákazníka: text určený partnerovi, ktorý sa zobrazí aj na vytlačenej alebo stiahnutej verzii dokladu. Z rozbaľovacieho zoznamu na začiatku záložky môžeš vybrať uloženú šablónu textu.
• Interná poznámka: poznámka viditeľná len vo firme, tiež sa dá načítať zo šablóny.
• Nastavenia: tu zadáš Fakturačná adresa (ktorá adresa firmy bude na doklade — povinné) a zaradenie Projekt, Číslo úlohy a Číslo strediska. Ak ešte neexistujú, môžeš ich hneď založiť ikonou vedľa poľa.
• Súvisiace doklady: doklady, z ktorých tento vznikol, alebo ktoré z neho vznikli (napríklad stornodoklad vytvorený automaticky pri vymazaní); ikonou na konci riadka ich otvoríš priamo.
• Úlohy: zoznam úloh zaznamenaných k dokladu s dátumom, predmetom, poznámkou a kolegom, ktorý ich vytvoril.
• Súbory: správa dokumentov pripojených k dokladu (napr. objednávka zákazníka): nahratie Nový súbor, Otvoriť, Vymazať, zadanie zaradenia a prehliadanie už nahratých súborov.
• Vlastné polia: vlastné doplnkové polia firmy k dokladu.

5. Uloženie, uzavretie a vymazanie — čo sa deje so zásobami?

Na záložke Operácie nájdeš tlačidlá, ktoré riadia životný cyklus dokladu:

• Uložiť: údaje sa zaznamenajú, ale doklad zostane v stave Koncept a dá sa ďalej upravovať. Zásoby uloženie neovplyvní. V rozbaľovacej ponuke tlačidla Uložiť a zavrieť uloží a uzavrie doklad v jednom kroku.
• Uzavretie: sfinalizuje doklad — odvtedy už nie je možná žiadna úprava. Dostupné je len pri doklade v stave Koncept. V okamihu uzavretia sa množstvá položiek pripočítajú k Rezervovaná zásobe produktov a Dostupná zásoba sa o rovnaké množstvo zníži; Fyzická zásoba sa nemení, lebo produkt je fyzicky stále v sklade. Pri produkte so zloženiou (kusovníkom) systém rezervuje komponenty. Z rozbaľovacej ponuky Uzavretie a tlač alebo Uzavretie a stiahnutie po uzavretí hneď vytvorí aj výtlačok.
• Vymazať: vymazať môžeš len doklady v stave Koncept a Uzavretý; vymazanie sa nedá vrátiť späť. Pri vymazaní sa pôvodný doklad stane Stornovaný, systém vedľa neho automaticky vytvorí doklad Storno so zápornými množstvami (zobrazí sa aj na záložke Súvisiace doklady) a rezervované množstvo sa vráti do dostupných zásob. Možnosť Vymazanie a kopírovanie v rozbaľovacej ponuke popri vymazaní vytvorí aj kópiu — ak si doklad zadal s chybnými údajmi, takto môžeš začať odznova v jednom kroku.
• História: zobrazí históriu vybraného dokladu.

6. Stiahnutie, tlač a správa dokladov

• Stiahnuť: doklad sa dá stiahnuť vo formáte CSV, XLSX a PDF, cez PDF Náhľad si ho môžeš pozrieť aj bez sťahovania. CSV a PDF sú dostupné len pri uzavretom doklade, XLSX a PDF náhľad už pri uloženom.
• Tlač: Doklad vytlačí celý doklad, Štítok produktu vytlačí štítky k položkám.
• Správa dokladov: z uzavretej rezervácie môžeš vytvoriť súvisiacu Faktúra, Prijatá faktúra, Dodací list, Predaj v predajni alebo Výdaj zo skladu — Logzi otvorí nový doklad s predvyplnenými položkami rezervácie. Kopírovanie založí novú rezerváciu podľa údajov dokladu a je dostupné aj bez uzavretia.

7. Doplnkové funkcie a prispôsobenie zobrazenia

Na záložke Doplnkové funkcie nájdeš extra možnosti na každodennú prácu: prezeranie Odoslané správy, odoslanie Nový e-mail (cez Externý poštový klient alebo Interný poštový klient zabudovaný v systéme), založenie Nový produkt alebo Nový partner, vytvorenie Nová úloha k dokladu a otvorenie Karta partnera.

Na záložke Zobrazenie a rozloženie tlačidlom Rozhranie a fungovanie prispôsobíš zobrazenie stránky a tlačidlom Stĺpce zobrazené stĺpce tabuľky položiek. Tieto nastavenia sa ukladajú k tvojmu používateľovi, takže zostanú zachované aj pri ďalšom prihlásení.

Polia v hlavičke a na záložkách dokladu a ich význam:

Predvolené stĺpce tabuľky položiek na záložke Položky a ich význam:

Okruh zobrazených stĺpcov sa dá prispôsobiť v nastavení Zobrazenie a rozloženie / Stĺpce — zoznam vyššie ukazuje predvolené zobrazenie.