In diesem Modul verwaltest du die Bestandsreservierung-Belege. Ein Bestandsreservierungs-Beleg hält fest, dass du eine bestimmte Menge an Produkten für einen Partner oder für einen später zu erfüllenden Auftrag zurücklegst: Die Produkte liegen physisch noch im Lager, das System führt sie aber bereits als reserviert, sodass sie niemand anderem zugesagt werden können. Diese Anleitung zeigt dir die Bearbeitungsseite eines einzelnen Belegs: wie du einen neuen Beleg anlegst, Positionen hinzufügst, ihn endgültig abschließt und was dabei mit dem Bestand passiert.
Die möglichen Status eines Bestandsreservierung-Belegs sind: Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert — ein neuer Beleg startet immer als Entwurf; die Bedeutung und die Einschränkungen der einzelnen Status werden im Abschnitt Häufige Fragen erklärt.
Die Screenshots in dieser Anleitung wurden in der ungarischen Oberfläche erstellt; wo auf einem Bild eine Schaltfläche zu sehen ist, steht ihr ungarischer Name in Klammern.
Klicke auf Hauptmenü / Bestandsverwaltung / Bestandsreservierung / Neu, dann öffnet sich ein leerer Beleg. Einen bestehenden Beleg öffnest du über Hauptmenü / Bestandsverwaltung / Bestandsreservierung / Liste. Im oberen Bereich der Seite findest du die Reiter Aktionen, Zusatzfunktionen und Ansicht und Layout, darunter die Kopfdaten des Belegs, dann die Positionen und die weiteren Reiter.
Die Kopfdaten enthalten die folgenden Felder — eine ausführliche Beschreibung der Pflicht- und optionalen Felder findest du im Abschnitt Felderklärung:
Den Inhalt des Belegs erfasst du im Reiter Positionen mit den Schaltflächen über der Positionstabelle. Du hast mehrere Möglichkeiten — wähle die, die in der jeweiligen Situation am schnellsten ist:
Im Reiter Eigenschaften des Positionsfensters (Schaltfläche Neu) stehen dir folgende Schaltflächen zur Verfügung:
Im Positionsfenster siehst du auch die Bestandswerte des gewählten Produkts: Physisch (die tatsächlich im Lager befindliche Menge), Reserviert (die bereits reservierte Menge), Verfügbar (was noch reserviert werden kann) und Eingehend (unterwegs, noch nicht eingetroffene Menge). Im Reiter Lagerstammdaten ist die Auswahl des Standort Pflicht — sie bestimmt, aus dem Bestand welches Standorts reserviert wird —, außerdem kannst du hier die Daten zu Lagerplätze und Regale (Standortcode) sowie Paletten und Container angeben.
Weitere Schaltflächen über der Tabelle: Öffnen bearbeitet die markierte Position, Löschen entfernt sie, Kopieren dupliziert sie, Produktetikett druckt ein Etikett, Vorlage lädt eine gespeicherte Positionsvorlage und Produktkarte öffnet die Karte des markierten Produkts. Die Schaltflächen Neu, Schnellerfassung, Produktsuche, Barcode-Scanner, Importieren, Löschen und Kopieren sind nur bei einem Beleg im Status Entwurf nutzbar; Öffnen, Löschen, Kopieren und Produktkarte setzen außerdem eine markierte Position voraus.
Neben dem Reiter Positionen gibt es weitere Reiter:
Im Reiter Aktionen findest du die Schaltflächen, die den Lebenszyklus des Belegs steuern:
Im Reiter Zusatzfunktionen findest du Extras für die tägliche Arbeit: Gesendete E-Mails ansehen, eine Neue E-Mail senden (über den Externen E-Mail-Client oder den im System integrierten Internen E-Mail-Client), ein Neues Produkt oder einen Neuen Partner anlegen, eine Neue Aufgabe zum Beleg erstellen sowie die Partnerkarte des Partners öffnen.
Im Reiter Ansicht und Layout passt du mit der Schaltfläche Oberfläche und Funktionsweise die Darstellung der Seite und mit der Schaltfläche Spalten die angezeigten Spalten der Positionstabelle an. Diese Einstellungen werden für deinen Benutzer gespeichert und bleiben beim nächsten Anmelden erhalten.
Prüfe vor dem Reservieren immer den Verfügbaren Bestand im Positionsfenster: Liegen zum Beispiel 10 Stück im Lager, 8 davon sind aber schon reserviert, kannst du nur noch 2 Stück zusagen. Bei vielen Positionen ist der Barcode-Scanner am schnellsten: Gib Barcode und Menge zeilenweise ein oder scanne sie (z. B. 5901234123457;3), und das System legt alle Positionen auf einmal an.
Die Felder in den Kopfdaten und in den Reitern des Belegs sowie ihre Bedeutung:
| Feld / Element | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegnummer | Die eindeutige Kennung des Belegs. Sie wird beim ersten Speichern automatisch erzeugt und ist von Hand nicht bearbeitbar. | |
| Belegdatum | Der Erstellungstag des Belegs; wird automatisch gefüllt und ist nicht bearbeitbar. | |
| Leistungsdatum | Das Datum, zu dem die Reservierung erfüllt wird; im Kalender wählbar, standardmäßig der heutige Tag. | |
| Status | Der Zustand des Belegs (Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert). Bei einem neuen Beleg Entwurf; das System ändert den Wert durch Aktionen (Abschluss, Löschen). | |
| Währung | Die Währung des Belegs (z. B. HUF, EUR). Bei einem abgeschlossenen Beleg nicht änderbar. | |
| Wechselkurs | Erscheint nur, wenn die Währung von der Basiswährung des Unternehmens abweicht. Beim Währungswechsel füllt das System ihn aus, bei Bedarf kannst du ihn anpassen. | |
| Partner-Firmenname | Der Name des Partners, für den du den Bestand zurücklegst. Mit dem Symbol legst du einen neuen Partner an, und die Partnerdaten des Belegs werden automatisch gefüllt. | |
| Partner-Ansprechpartner | Der Ansprechpartner auf Partnerseite; mit dem Symbol kannst du dem gewählten Partner einen neuen Kontakt hinzufügen. | |
| Partneradresse | Die Adresse des Partners; mit dem Symbol kannst du dem gewählten Partner eine neue Adresse hinzufügen. | |
| Kundenbemerkung | Ein an den Partner gerichteter Text, der auch auf dem gedruckten/heruntergeladenen Beleg erscheint; auch aus einer gespeicherten Textvorlage ladbar. | |
| Interne Bemerkung | Eine Notiz, die nur innerhalb des Unternehmens sichtbar ist. | |
| Rechnungsadresse | Im Reiter Einstellungen wählbar: Welche Firmenadresse auf dem Beleg erscheint. | |
| Projekt, Auftragsnummer, Abteilungsnummer | Optionale Zuordnungsdaten im Reiter Einstellungen für Auswertungen und die Filterung nach Kostenstellen. Existiert der Wert noch nicht, kannst du ihn mit dem Symbol direkt anlegen. |
Die Standardspalten der Positionstabelle im Reiter Positionen und ihre Bedeutung:
| Feld / Spalte | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Bezeichnung | Der Name des Produkts auf der Position; wird bei der Produktauswahl automatisch gefüllt. | |
| Artikelnummer | Die eindeutige Artikelnummer des Produkts, über die es in den Stammdaten identifiziert wird. Bei der Eingabe bietet das System das passende Produkt an. | |
| Menge | Die zu reservierende Menge in der Einheit des Produkts (z. B. Stk.). Auch Dezimalzahlen sind möglich. Beim Abschluss erhöht sich der Reservierte Bestand des Produkts um diese Menge. | |
| Netto-Einzelpreis | Der Nettopreis pro Mengeneinheit; wird aus dem Netto-Grundpreis und Rabatt / Aufschlag berechnet, lässt sich im Positionsfenster aber auch von Hand ändern. | |
| MwSt.-Satz | Der für die Position geltende MwSt.-Satz (z. B. 27 %). | |
| Nettowert | Der Nettogesamtwert der Position (Menge × Netto-Einzelpreis), vom System berechnet. | |
| Umsatzsteuerwert | Der Steuerbetrag der Position, vom System berechnet. | |
| Bruttowert | Der Bruttogesamtwert der Position, vom System berechnet. Unten in der Positionstabelle siehst du die Netto-, Steuer- und Brutto-Endsumme des gesamten Belegs. | |
| Standort | Im Reiter Lagerstammdaten des Positionsfensters wählbar: aus dem Bestand welches Standorts reserviert wird. |
Welche Spalten angezeigt werden, lässt sich unter Ansicht und Layout / Spalten anpassen — die obige Liste zeigt die Standardansicht.
Die Belegnummer vergibt das System beim ersten Speichern automatisch, damit die Nummerierung fortlaufend und eindeutig bleibt. Vor dem Speichern ist sie daher leer und lässt sich nie von Hand ändern.
Der Abschluss macht den Beleg endgültig, und dabei wird der Bestand reserviert; Positionen und Kopfdaten sind danach nicht mehr bearbeitbar, auch die Schaltflächen zur Positionsbearbeitung sind inaktiv. Auch die Schaltfläche Abschluss gibt es nur bei einem Entwurf. Wenn du etwas korrigieren musst, nutze die Option Löschen und kopieren oder erstelle mit Belegverwaltung / Kopieren eine Kopie und korrigiere diese.
Speichern hält nur die Daten fest: Der Beleg bleibt ein Entwurf, du kannst jederzeit zu ihm zurückkehren und ihn ändern, und der Bestand ist noch frei. Der Abschluss macht den Beleg endgültig, und dann wird die Menge zum Reservierten Bestand der Produkte addiert. Wenn du dir bei den Daten sicher bist, erledigt Speichern und abschließen beides in einem Schritt.
Lösche den Beleg mit der Schaltfläche Löschen (bei Entwurf und Abgeschlossen möglich). Der Originalbeleg wird Storniert, das System erstellt daneben einen Storno-Beleg, und die reservierte Menge geht zurück in den verfügbaren Bestand. Ein gelöschter Beleg lässt sich nicht wiederherstellen — brauchst du die Reservierung doch noch, lege eine neue an oder nutze die Option Löschen und kopieren.
Nicht automatisch. Der Abschluss eines Warenausgang-Belegs verringert den physischen Bestand, hebt die Reservierung aber nicht auf: Sie bleibt bestehen, bis du den Bestandsreservierungs-Beleg löschst. Hast du die Ware ausgegeben, lösche auch den Reservierungsbeleg, sonst bleibt der Reservierte Bestand des Produkts unnötig hoch und der Verfügbare Bestand erscheint niedriger, als er tatsächlich ist.
Diese Schaltflächen beziehen sich auf eine konkrete Position und sind deshalb nur aktiv, wenn du in der Tabelle eine Zeile markiert hast. Bei einem abgeschlossenen Beleg ist die Positionsbearbeitung gesperrt, daher sind dort auch die Schaltflächen zur Positionserfassung nicht nutzbar.
Die Folgebelege (Rechnung, Eingangsrechnung, Lieferschein, Ladenverkauf, Warenausgang), der CSV- und PDF-Download sowie die Gesendeten E-Mails sind nur bei einem Abgeschlossenen Beleg verfügbar. Schließe die Reservierung zuerst ab, dann kannst du sie nutzen. Kopieren funktioniert dagegen auch ohne Abschluss.
Unter Hauptmenü / Bestandsverwaltung / Bestandsreservierung / Liste siehst du alle Belege, dort kannst du auch suchen und filtern. Die ausführliche Nutzung der Liste erklärt die Anleitung Liste der Bestandsreservierungen.
Das Modul erscheint nur dann im Menü, wenn es deinem Benutzer zugewiesen ist. Fehlt es, bitte den Administrator deines Unternehmens, die Modulzuweisung deines Benutzers zu prüfen.
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