Ako prebieha zavedenie systému? Čo o ňom treba vedieť?

Zavedenie nového podnikového systému nie je len technická úloha: ide aj o zosúladenie procesov, údajov a ľudí. Logzi je cloudový systém, takže môžete rýchlo začať bez inštalácie – nasledujúce kroky vám pomôžu zabezpečiť, aby bol prechod prehľadný a bezproblémový.

1. Vyskúšanie a registrácia

Prvým krokom je zoznámenie sa so systémom. S bezplatnou 3-dňovou demo licenciou si môžete vyskúšať funkcie, ktoré sú pre vás dôležité, a po registrácii sa pre vašu firmu vytvorí vlastná izolovaná cloudová inštancia. Už v tejto fáze je vhodné zhromaždiť, ktoré procesy chcete v systéme viesť: fakturáciu, správu skladu, objednávky, predaj alebo ich kombináciu.

2. Základné nastavenia

Pred ostrou prevádzkou vyplňte údaje o firme, zadajte kolegov a ich oprávnenia, nastavte údaje potrebné na fakturáciu a pre doklady, ako aj súvisiace externé služby. V dokumentácii nájdete ku každému modulu návod krok za krokom, pozrite si náš článok o dokumentácii.

3. Načítanie údajov

Základom úspešného zavedenia sú čisté, skontrolované kmeňové údaje. Údaje o zákazníkoch, dodávateľoch a produktoch môžete načítať aj importom, no naši odborníci vám pomôžu aj s prípravou, formátovaním a nahraním údajov. Ak prechádzate z predchádzajúceho systému, môžete využiť aj poradenstvo pri čistení údajov a migrácii, aby ste v novom systéme začali už s overenými údajmi.

• Najprv nahrajte kmeňové údaje: partnerov, produkty, sklady.
• Pred nahraním ďalších položiek skontrolujte načítané údaje na niekoľkých vzorkách.
• Pôvodný zdroj údajov si ponechajte dovtedy, kým sa nepresvedčíte o presnosti prenosu.

4. Školenie

Systém prináša skutočnú hodnotu vtedy, keď ho vaši kolegovia používajú s istotou. Automatizovaný školiaci a skúšobný systém Logzi Academy je súčasťou každého predplatného, popri ňom si môžete zvoliť aj online školenie a audit procesov u vás vo firme. Možnosti školenia nájdete na stránke Cenník.

5. Skúšobná prevádzka a ostrý štart

1. Vyskúšajte celý proces na niekoľkých reálnych príkladoch: príjem tovaru, objednávka, fakturácia.
2. Určte termín prechodu, napríklad začiatok mesiaca alebo štvrťroka, aby boli údaje jednotné.
3. Určte zodpovednú osobu, ktorá bude interné otázky zbierať a koordinovať.
4. V prvých dňoch po ostrom štarte venujte zvýšenú pozornosť spätnej väzbe.

Tipy na úspešné zavedenie

• Nesnažte sa zaviesť všetko naraz: začnite najdôležitejšími procesmi a postupne rozširujte.
• Zapojte každodenných používateľov už na začiatku, pretože najlepšie poznajú praktické potreby.
• Vypracujte jednoduché interné pravidlá zadávania údajov, aby údaje zostali jednotné.
• Pravidelne si prezerajte zoznam zmien, aby ste využili nové funkcie.

Ak chcete konzultovať svoj plán zavedenia, kontaktujte nás na našich kontaktoch: radi vám pomôžeme.