Pe această pagină creezi un document Fișă de lucru nou sau editezi unul existent. Fișa de lucru documentează ce lucrare sau serviciu ai efectuat pentru un partener – încadrată pe tip, cu poziții și confirmată prin modificări de stare semnate.
Stările posibile ale documentelor Fișă de lucru sunt: Ciornă, Finalizat, Stornare, Stornat. O fișă de lucru nouă apare în starea Ciornă și poate fi editată; de la finalizare nu o mai poți modifica.
Alege fișa de lucru atunci când lucrarea sau serviciul prestat trebuie documentat pe tip și cu confirmare semnată. Dacă ai nevoie de un document financiar, din fișa de lucru finalizată poți crea o factură; dacă trebuie înregistrată doar predarea mărfii, un aviz de expediție; iar pentru garanție, un certificat de garanție.
Capturile de ecran din acest ghid au fost realizate în interfața în limba maghiară; unde în imagine apare un buton, denumirea lui maghiară este dată în paranteză.
Apasă pe Meniu principal / Vânzare / Fișă de lucru / Nou. În partea de sus a paginii, în fila Detalii, vezi antetul, iar dedesubt, în file, pozițiile, modificările de stare, observațiile și alte date. Bara de sus conține filele Acțiuni, Funcții suplimentare și Vizualizare și aspect, iar în dreapta linkul CRM.
În fila Poziții, butonul Nou adaugă o poziție nouă; Deschidere deschide poziția selectată, iar Ștergere o elimină. Adăugare rapidă și Căutare produs te ajută să adaugi rapid produse existente, iar Completări și alternative oferă completările și alternativele unui produs. Rândul de total de sub tabel arată sumele pentru Valoare netă, Valoare TVA și Valoare brută.
Butonul Nou deschide o fereastră cu două file: în fila Proprietăți găsești datele poziției, în fila Date de bază depozit Locația. Butonul Adăugare salvează poziția, Adăugare și produs nou începe după salvare crearea unui produs nou, Produs nou, Fișă produs și Căutare produs sunt acțiuni rapide legate de produs, iar cu butonul Identificatori gestionezi identificatorii poziției (de ex. numere de serie).
Fila Modificări de stare este un jurnal de înregistrări semnate: fiecare rând arată când și cu semnătura cui a fost încheiată lucrarea. Adaugi un rând nou cu butonul filei, care deschide o fereastră.
În fereastră completează câmpul Observație (opțional), Numele semnatarului și Data prestării (obligatorii), apoi desenează semnătura în câmpul Semnătură cu degetul, mouse-ul sau stiloul. Butonul Adăugare adaugă înregistrarea în listă, butonul Închidere închide fereastra. Semnătura nu mai poate fi modificată după salvare. Modificările de stare nu schimbă Starea fișei de lucru: aceasta depinde de finalizare și ștergere.
În filele Observație client și Observație internă poți introduce text liber. În fila Setări, Adresă de facturare este obligatorie, iar în plus poți indica Proiect, Număr comandă și Număr departament. Fila Documente asociate arată alte documente legate de fișa de lucru, fila Sarcini sarcinile create pentru ea, fila Fișiere fișierele atașate, iar fila Câmpuri personalizate câmpurile proprii ale firmei tale.
În fila Acțiuni, butonul Salvare salvează fișa de lucru ca ciornă; în meniul derulant, Salvare și finalizare o salvează și o finalizează într-un singur pas. Butonul Finalizare definitivează fișa de lucru (și opțiunile Finalizare și tipărire și Finalizare și descărcare din meniul derulant produc imprimarea imediat după finalizare). Ștergere trece fișa de lucru în starea Stornat, iar Ștergere și copiere creează în plus o copie.
În fila Funcții suplimentare vezi E-mailuri trimise, poți trimite un E-mail nou, crea un Produs nou și un Partener nou, adăuga o Sarcină nouă și deschide Fișă partener. În fila Vizualizare și aspect personalizezi pagina cu setările Interfață și comportament și Coloane.
Dacă efectuezi periodic aceeași lucrare pentru același partener, nu trebuie să completezi de fiecare dată toată fișa de lucru: copiaz-o pe cea existentă cu Gestionare documente / Copiere și actualizează doar data, pozițiile și modificările de stare semnate. Pregătește din timp lista de Tipuri în Setări sistem, ca să nu trebuiască să o completezi în mijlocul lucrului.
Câmpurile principale din antetul și filele fișei de lucru:
| Câmp / Element | Obligatoriu | Descriere |
|---|---|---|
| Număr document | Identificatorul unic al fișei de lucru. Atribuit de sistem, nu se poate edita. | |
| Data documentului | Ziua în care a fost creată fișa de lucru. Completată de sistem, nu se poate edita. | |
| Denumirea firmei partenerului | Partenerul pentru care s-a efectuat lucrarea. După introducerea lui devin disponibile și persoanele de contact și adresele partenerului. | |
| Stare | Starea fișei de lucru (Ciornă, Finalizat, Stornare, Stornat). Doar pentru citire; se schimbă prin finalizare și ștergere. | |
| Data prestării | Data la care s-a efectuat lucrarea. | |
| Persoană de contact partener | Contactul din partea partenerului, selectabil dintre persoanele înregistrate la partener. | |
| Tip | Încadrarea fișei de lucru. Valorile posibile le stabilește firma ta la Meniu principal / Setări / Setări sistem / Tip fișă de lucru. | |
| Adresa partenerului | O adresă selectabilă dintre adresele înregistrate la partener (de ex. locul lucrării). | |
| Monedă | Moneda fișei de lucru. | |
| Curs | Apare doar dacă Moneda diferă de moneda de bază a firmei; este cursul de conversie aplicat. | |
| Adresă de facturare | Adresa de facturare a firmei tale, indicată în fila Setări. | |
| Proiect, Număr comandă, Număr departament | Date de încadrare care pot fi indicate în fila Setări și căutate în listă. | |
| Observație client, Observație internă | Observații în text liber: prima este destinată partenerului, a doua doar uzului intern. |
Câmpurile ferestrei de adăugare a unei poziții:
| Câmp / Element | Obligatoriu | Descriere |
|---|---|---|
| Număr articol | Numărul de articol al produsului. Dacă produsul este deja înregistrat, poți completa poziția cu butonul Căutare produs. | |
| Denumire | Numele poziției, adică al materialului folosit sau al serviciului prestat. | |
| Cantitate | Cantitatea poziției. | |
| Cotă TVA | Cota de TVA aplicată poziției. | |
| Preț de bază net | Prețul unitar net al poziției, fără reducere sau adaos. | |
| Reducere / Adaos | Reducerea sau adaosul la prețul de bază; din acestea se calculează Preț unitar net. | |
| Preț unitar net, Preț unitar brut | Prețul unitar al poziției ca valoare netă și ca valoare brută, cu TVA inclus; când o introduci pe una, cealaltă se calculează din cota de TVA. | |
| Comentariu poziție | Un comentariu în text liber pentru poziția respectivă. | |
| Locație | Locația selectabilă în fila Date de bază depozit, de care aparține mișcarea de stoc a poziției. |
Pagina verifică câmpurile obligatorii la salvare și le marchează cu roșu pe cele lipsă.
O fișă de lucru se poate edita doar în starea Ciornă, iar Finalizare este disponibilă tot doar atunci. Câmpurile, pozițiile și butoanele unei fișe de lucru finalizate (Finalizat) sau șterse (Stornat) nu pot fi modificate. Dacă este necesară o corectură, creează o copie cu Gestionare documente / Copiere și corectează copia.
Tip este un câmp obligatoriu ale cărui valori le creează firma ta. Dacă lista este goală, adaugă un tip la Meniu principal / Setări / Setări sistem / Tip fișă de lucru. Înainte de salvare verifică și celelalte câmpuri obligatorii: Denumirea firmei partenerului, Data prestării, Monedă și, în fila Setări, Adresă de facturare.
Nu, înregistrările din fila Modificări de stare țin doar un jurnal al confirmărilor semnate și nu influențează Starea fișei de lucru. Semnătura nu mai poate fi modificată după salvare; dacă ai greșit, corectează înregistrarea înainte de salvare.
Aceste acțiuni sunt disponibile doar pentru o fișă de lucru finalizată. Salvează și finalizează mai întâi fișa de lucru, apoi, din meniul Gestionare documente, creează din ea o factură, un aviz de expediție, un certificat de garanție sau o ofertă pentru client.
În fereastra poziției sunt obligatorii trei câmpuri: Denumire, Cotă TVA și, în fila Date de bază depozit, Locație. Dacă lipsește unul dintre ele, butonul Adăugare nu preia poziția. La o fișă de lucru finalizată nu mai poți adăuga poziții noi.
La Meniu principal / Vânzare / Fișă de lucru / Listă poți căuta, filtra și gestiona fișele de lucru deja create. Descriere detaliată: Listă fișe de lucru.
Modulul apare în meniu doar dacă este atribuit utilizatorului tău. Dacă lipsește, roagă administratorul firmei să verifice atribuirea modulelor pentru utilizatorul tău.
Nu doriți să petreceți ore căutând o soluție? Alegeți cea mai eficientă cale: programați-vă la o sesiune de instruire online personalizată de 45 de minute, dedicată exclusiv dumneavoastră. Fie că este vorba despre o trecere în revistă a elementelor de bază sau despre configurarea detaliată a unui modul specific, colegul nostru expert vă va ghida pas cu pas prin întregul proces.
Nu vă pierdeți timpul - solicitați ajutor!
Scopul nostru este să folosiți sistemul nostru cât mai rapid și eficient posibil. Indiferent dacă sunteți complet nou la noi sau ați rămas blocat la o setare specifică, nu ezitați să cereți ajutor!
Ești interesat de software-ul nostru? Scrie-ne cu încredere!
Dacă nu găsești răspunsul și ai nevoie de asistență
Creează-ți contul acum,
plătește mai târziu!
