Auf dieser Seite legst du einen neuen Arbeitsblatt-Beleg an oder bearbeitest einen bestehenden. Das Arbeitsblatt dokumentiert, welche Arbeit oder Dienstleistung du für einen Partner erbracht hast – nach Typ eingeordnet, mit Positionen und durch unterschriebene Statusänderungen bestätigt.
Die möglichen Zustände von Arbeitsblatt-Belegen sind: Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert. Ein neues Arbeitsblatt entsteht im Zustand Entwurf und kann bearbeitet werden; ab dem Abschluss lässt es sich nicht mehr ändern.
Wähle ein Arbeitsblatt, wenn die erbrachte Arbeit oder Dienstleistung nach Typ und mit unterschriebener Bestätigung dokumentiert werden soll. Brauchst du einen Finanzbeleg, kannst du aus dem abgeschlossenen Arbeitsblatt eine Rechnung erstellen; soll nur die Übergabe von Waren festgehalten werden, einen Lieferschein; für die Garantie einen Garantieschein.
Die Screenshots in dieser Anleitung wurden in der ungarischen Oberfläche aufgenommen; wo eine Schaltfläche im Bild zu sehen ist, steht ihre ungarische Bezeichnung in Klammern.
Klicke auf Hauptmenü / Verkauf / Arbeitsblatt / Neu. Oben auf der Seite siehst du unter dem Tab Details die Kopfdaten, darunter in Tabs die Positionen, Statusänderungen, Bemerkungen und weitere Daten. Die obere Leiste enthält die Tabs Aktionen, Zusatzfunktionen und Ansicht und Layout, rechts den Link CRM.
Auf dem Tab Positionen fügt die Schaltfläche Neu eine neue Position hinzu; Öffnen öffnet die markierte Position und Löschen entfernt sie. Mit Schnellerfassung und Produktsuche übernimmst du bereits vorhandene Produkte schnell, und Ergänzungen und Alternativen bietet die zu einem Produkt gehörenden Ergänzungen und Alternativen an. Die Summenzeile unter der Tabelle zeigt die Summen von Nettowert, MwSt.-Wert und Bruttowert.
Die Schaltfläche Neu öffnet ein Fenster mit zwei Tabs: Auf dem Tab Eigenschaften findest du die Daten der Position, auf dem Tab Lagerstammdaten den Standort. Die Schaltfläche Hinzufügen speichert die Position, Hinzufügen und neues Produkt startet nach dem Speichern die Anlage eines neuen Produkts, Neues Produkt, Produktkarte und Produktsuche sind schnelle produktbezogene Aktionen, und mit der Schaltfläche Kennungen verwaltest du die Kennungen der Position (z. B. Seriennummern).
Der Tab Statusänderungen ist ein Protokoll unterschriebener Einträge: Jede Zeile zeigt, wann und mit wessen Unterschrift die Arbeit abgeschlossen wurde. Eine neue Zeile fügst du mit der Schaltfläche des Tabs hinzu, die ein Fenster öffnet.
Fülle im Fenster das Feld Bemerkung (optional) sowie Name des Unterzeichners und Leistungsdatum (Pflichtfelder) aus und zeichne dann die Unterschrift im Feld Unterschrift mit Finger, Maus oder Stift. Die Schaltfläche Hinzufügen fügt den Eintrag der Liste hinzu, die Schaltfläche Schließen schließt das Fenster. Die Unterschrift kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden. Statusänderungen ändern den Status des Arbeitsblatts nicht: Der hängt vom Abschließen und Löschen ab.
Auf den Tabs Kundenbemerkung und Interne Bemerkung kannst du Freitext eingeben. Auf dem Tab Einstellungen ist die Rechnungsadresse ein Pflichtfeld, außerdem kannst du Projekt, Auftragsnummer und Abteilungsnummer angeben. Der Tab Verknüpfte Belege zeigt weitere zum Arbeitsblatt gehörende Belege, der Tab Aufgaben die dazu angelegten Aufgaben, der Tab Dateien die angehängten Dateien und der Tab Benutzerdefinierte Felder die eigenen Felder deines Unternehmens.
Auf dem Tab Aktionen speichert die Schaltfläche Speichern das Arbeitsblatt als Entwurf; im Dropdown-Menü speichert und schließt Speichern und abschließen es in einem Schritt ab. Die Schaltfläche Abschluss finalisiert das Arbeitsblatt (auch die Optionen Abschließen und drucken und Abschließen und herunterladen des Dropdown-Menüs erzeugen direkt nach dem Abschluss den Ausdruck). Löschen setzt das Arbeitsblatt in den Zustand Storniert, Löschen und kopieren erstellt zusätzlich eine Kopie.
Auf dem Tab Zusatzfunktionen siehst du die Gesendete E-Mails, kannst eine Neue E-Mail senden, ein Neues Produkt und einen Neuer Partner anlegen, eine Neue Aufgabe erstellen und die Partnerkarte öffnen. Auf dem Tab Ansicht und Layout passt du die Seite mit den Einstellungen Oberfläche und Verhalten und Spalten an.
Wenn du regelmäßig dieselbe Arbeit für denselben Partner erledigst, musst du nicht jedes Mal das ganze Arbeitsblatt neu ausfüllen: Kopiere das bestehende Arbeitsblatt mit Belegverwaltung / Kopieren und aktualisiere nur Datum, Positionen und unterschriebene Statusänderungen. Lege die Liste der Typen vorab in den Systemeinstellungen an, damit du sie nicht mitten in der Arbeit ergänzen musst.
Die wichtigsten Felder in den Kopfdaten und auf den Tabs des Arbeitsblatts:
| Feld / Element | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegnummer | Die eindeutige Kennung des Arbeitsblatts. Vom System vergeben, nicht bearbeitbar. | |
| Belegdatum | Der Tag, an dem das Arbeitsblatt erstellt wurde. Vom System ausgefüllt, nicht bearbeitbar. | |
| Partner Firmenname | Der Partner, für den die Arbeit erbracht wurde. Nach der Angabe stehen auch die Ansprechpartner und Adressen des Partners zur Verfügung. | |
| Status | Der Zustand des Arbeitsblatts (Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert). Nur lesbar; ändert sich durch Abschließen und Löschen. | |
| Leistungsdatum | Das Datum, an dem die Arbeit erbracht wurde. | |
| Partner Ansprechpartner | Der Kontakt auf Partnerseite, wählbar aus den beim Partner erfassten Personen. | |
| Typ | Die Einordnung des Arbeitsblatts. Die möglichen Werte legt dein Unternehmen unter Hauptmenü / Einstellungen / Systemeinstellungen / Arbeitsblatttyp fest. | |
| Partneradresse | Eine Adresse, wählbar aus den beim Partner erfassten Adressen (z. B. der Ort der Arbeit). | |
| Währung | Die Währung des Arbeitsblatts. | |
| Wechselkurs | Erscheint nur, wenn die Währung von der Basiswährung des Unternehmens abweicht; es ist der angewendete Umrechnungskurs. | |
| Rechnungsadresse | Die Rechnungsadresse deines Unternehmens, anzugeben auf dem Tab Einstellungen. | |
| Projekt, Auftragsnummer, Abteilungsnummer | Einordnungsdaten, die auf dem Tab Einstellungen angegeben und in der Liste gesucht werden können. | |
| Kundenbemerkung, Interne Bemerkung | Freitext-Bemerkungen: die erste ist für den Partner gedacht, die zweite nur für den internen Gebrauch. |
Die Felder des Fensters zum Hinzufügen einer Position:
| Feld / Element | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Artikelnummer | Die Artikelnummer des Produkts. Ist das Produkt bereits erfasst, kannst du die Position mit der Schaltfläche Produktsuche ausfüllen. | |
| Bezeichnung | Der Name der Position, also des verwendeten Materials oder der erbrachten Leistung. | |
| Menge | Die Menge der Position. | |
| MwSt.-Satz | Der auf die Position angewendete MwSt.-Satz. | |
| Netto-Grundpreis | Der Netto-Einzelpreis der Position ohne Rabatt oder Aufschlag. | |
| Rabatt / Aufschlag | Der Rabatt oder Aufschlag auf den Grundpreis; daraus wird der Netto-Einzelpreis berechnet. | |
| Netto-Einzelpreis, Brutto-Einzelpreis | Der Einzelpreis der Position als Nettowert und als Bruttowert inklusive MwSt.; gibst du einen an, wird der andere über den MwSt.-Satz berechnet. | |
| Positionskommentar | Ein Freitext-Kommentar zur jeweiligen Position. | |
| Standort | Der auf dem Tab Lagerstammdaten wählbare Standort, zu dem die Lagerbewegung der Position gehört. |
Die Seite prüft die Pflichtfelder beim Speichern und markiert fehlende rot.
Ein Arbeitsblatt lässt sich nur im Zustand Entwurf bearbeiten, und nur dann ist auch der Abschluss möglich. Die Felder, Positionen und Schaltflächen eines abgeschlossenen (Abgeschlossen) oder gelöschten (Storniert) Arbeitsblatts können nicht geändert werden. Ist eine Korrektur nötig, erstelle mit Belegverwaltung / Kopieren eine Kopie und korrigiere diese.
Der Typ ist ein Pflichtfeld, dessen Werte dein Unternehmen anlegt. Ist die Liste leer, ergänze unter Hauptmenü / Einstellungen / Systemeinstellungen / Arbeitsblatttyp einen Typ. Prüfe vor dem Speichern auch die anderen Pflichtfelder: Partner Firmenname, Leistungsdatum, Währung und auf dem Tab Einstellungen die Rechnungsadresse.
Nein, die Einträge auf dem Tab Statusänderungen protokollieren nur unterschriebene Bestätigungen und wirken sich nicht auf den Status des Arbeitsblatts aus. Die Unterschrift kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden; hast du dich geirrt, korrigiere den Eintrag vor dem Speichern.
Diese Aktionen sind nur bei einem abgeschlossenen Arbeitsblatt verfügbar. Speichere und schließe das Arbeitsblatt zuerst ab und erstelle dann über das Menü Belegverwaltung daraus eine Rechnung, einen Lieferschein, einen Garantieschein oder ein Kundenangebot.
Im Positionsfenster sind drei Felder Pflicht: Bezeichnung, MwSt.-Satz und auf dem Tab Lagerstammdaten der Standort. Fehlt eines davon, übernimmt die Schaltfläche Hinzufügen die Position nicht. Zu einem abgeschlossenen Arbeitsblatt kannst du keine neuen Positionen mehr hinzufügen.
Unter Hauptmenü / Verkauf / Arbeitsblatt / Liste kannst du die bereits angelegten Arbeitsblätter suchen, filtern und verwalten. Ausführliche Beschreibung: Arbeitsblatt-Liste.
Das Modul erscheint nur dann im Menü, wenn es deinem Benutzer zugewiesen ist. Fehlt es, bitte den Administrator deines Unternehmens, die Modulzuweisung deines Benutzers zu prüfen.
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