A Számlázás modul a Logzi ERP egyik legfontosabb eleme, amely biztosítja a vállalkozás számára a számlák jogszabályoknak megfelelő kiállítását, nyilvántartását és kezelését. A modul többféle számlatípust támogat: előlegszámla, végszámla, proforma (díjbekérő), helyesbítő számla, sztornó, ismétlődő számla, belső számla, export számla stb. A rendszer teljeskörűen integrált az adóhatóság (NAV) online rendszerével is, így a számlák automatikusan továbbításra kerülnek – a felhasználónak nincs más dolga, mint a számlát kiállítani.
A számlázás során használhatók előre definiált sablonok, többféle nyelvi és pénznem opció, valamint testreszabható nyomtatási nézetek is. Lehetőség van manuális számlázásra, vagy automatikus számlagenerálásra más bizonylatokból, például vevői rendelésből, munkalapból vagy teljesítési igazolásból. A rendszer támogatja a papíralapú és elektronikus számlákat egyaránt.
A számla adatlap a megszokott Logzi-felületet követi. A fejrészen megadható a partner, dátum, fizetési határidő, deviza, valamint a számlához tartozó projekt- és munkaszám. A Tételek fülön részletezhetők a számlázott termékek vagy szolgáltatások, az ÁFA-kulcsok, kedvezmények, megjegyzések és egyéb pénzügyi paraméterek. Az adatlap további fülei: Ügyfél megjegyzés, Belső megjegyzés, Kapcsolódó bizonylatok, Teendők, Fájlok és Beállítások, szintén segítik a számla pontos dokumentálását és belső nyomon követését.
A számlák listanézete lehetővé teszi a kiállított bizonylatok gyors szűrését, rendezését és exportálását. A táblázatos elrendezésben szűrhetünk partner, dátum, fizetési státusz, bizonylatszám, összeg vagy akár NAV státusz szerint. A listában elérhető funkciók: letöltés, nyomtatás, új számla kiállítása, helyesbítés, sztornózás, kiegyenlítés, illetve a számlához kapcsolódó egyéb műveletek.
A helyesbítő számla lehetőséget ad a korábban kiállított számla adatainak (például tétel, összeg, ÁFA, fizetési határidő stb.) korrekciójára. Ez különösen akkor hasznos, ha utólag hibát észlelünk a számlában, vagy az ügyfél kér módosítást. A helyesbítő számla automatikusan kapcsolódik az eredeti számlához, és a rendszer a két számla együttes figyelembevételével számol az analitikában. A helyesbítés a Számla műveletek menüpont alatt indítható, és új számlaszámot generál – de az eredeti dokumentumhoz rögzítve, visszakereshetően.
A számlák kiegyenlítése a pénzügyi modul szerves része. A számla kiegyenlíthető háromféle módon: banki bizonylattal (pl. utalás), pénztári bizonylattal (készpénzes befizetés), vagy egyszerű kézi kiegyenlítéssel (a számla értékének rögzítése bizonylat nélkül). A kiegyenlítések története minden számla esetében visszakövethető, és a fizetési státusz automatikusan frissül a rendszerben (pl. Részben fizetve, Teljesen fizetve). A kiegyenlítések a Partner egyenleg modulban és a számlalistában is láthatók.
A rendszer külön listában jeleníti meg a késedelmes számlákat, azaz azokat, amelyeknek a fizetési határideje lejárt, de nem kerültek kiegyenlítésre. Ezek automatikusan bekerülnek egy kiemelt figyelmeztető nézetbe, és opcionálisan automatikus e-mail értesítés is beállítható az ügyfél felé. Hasonló működés elérhető a késedelmes proformák esetén is – ezek olyan díjbekérők, amelyek alapján nem történt még fizetés, pedig a fizetési határidő már lejárt. Ezek kezelése különösen fontos előlegszámlás értékesítésnél vagy online fizetés esetén.
A rendszer nyilvántartja a felhasználható előlegeket, azaz azokat az előlegszámlákat, amelyekhez még nem készült végszámla vagy nem lett teljes mértékben levonva. Ezek a számlázás során automatikusan felajánlásra kerülnek, így egyszerűen levonhatók a végszámlából. Emellett a túlfizetések listája is elérhető – ha egy partner több pénzt fizetett be, mint amennyi a számlán szerepelt, ez a többlet itt nyomon követhető és más számlák kiegyenlítésére felhasználható. Ez a két funkció nagyban segíti a pénzügyi pontosságot és az ügyfélkapcsolatok átláthatóságát.
Az ismétlődő számlák modul lehetőséget biztosít arra, hogy előre rögzítsünk olyan számlázási szabályokat, amelyek alapján a rendszer automatikusan generál számlákat meghatározott időközönként. Ez ideális megoldás például havi előfizetések, rendszeres szolgáltatások, bérleti díjak vagy karbantartási szerződések esetén. A felhasználó megadhatja a gyakoriságot (pl. havonta, negyedévente), a következő generálás dátumát, a partner adatait, a számlatételeket és a pénzügyi beállításokat is.
A rendszer a beállított időpontban automatikusan létrehozza az új számlát, amely ugyanúgy megjelenik a számlalistában, mint bármely kézzel rögzített számla. Az ismétlődő számlák státusza és előzményei külön nyilvántartásban követhetők, így könnyen áttekinthető, mikor és milyen számlák kerültek kiállításra automatikusan. Beállítható, hogy az elkészült számla automatikusan e-mailben kiküldésre kerüljön a partnernek, illetve hogy a rendszer automatikusan jelentse azt a NAV felé.
A modul lehetővé teszi sablonok használatát, így a számlatételeket és a megjegyzéseket előre definiálhatjuk. Továbbá bármely ismétlődő számla felfüggeszthető vagy módosítható, ha egy szerződés időközben megszűnik vagy módosul. Az ismétlődő számlák kezelése így egyszerűsíti az adminisztrációt, csökkenti a hibák esélyét, és jelentősen gyorsítja a napi pénzügyi folyamatokat.
Használj ismétlődő számlákat rendszeres szolgáltatásokhoz, így nem kell minden hónapban manuálisan rögzíteni a számlákat – a rendszer automatikusan létrehozza, elküldi, és akár NAV-nak is beküldi őket.
Biztosan sok kérdése van a számlázás témával kapcsolatban, igyekeztünk az alábbaikban a leggyakrabban feltett kérdéseket összefoglalni és megválaszolni. Ellenben előfordulhat, hogy maradtak még nyitott kérdései. Ilyen esetekben keressen minket bizalommal elérhetőségeink bármelyikén.
Igen, minden magyar vállalkozás által kiállított számlán kötelező a vevő adószámát feltűntetni, kivételt képeznek a magánszemélyek.
Minden csomagunkban szabadon megadható egy alapértelmezett pénznem. Ezen kívül szabadon bármennyi pénznem felvehető, az árfolyamot mindig az alapdevizához képest kérdezi a program, automatikusan.
Minden felvett devizában képes a program, limitáció nélkül számlát kiállítani.
A rendszer beállítások menüben megadható minden fizetési módhoz saját deviza kerekítési szabály. Ezekkel a szabályokkal tudjuk kontrollálni az eltérő pénznemek, eltérő kerekítési szabályait. Például Forint-os számla esetén, ha kézpénzes a fizetési mód 0 tizedesre és 5 forintra kerekítünk, átutaláskor pedig 0 tizedesre kerekítünk. Euró esetében minden esetben a kerekítés 2 tizedes.
Az MNB határozza meg a napi árfolyamot, viszont ezt csak pontban délben frissítik. Így a 24 órás árfolyam mindig déltől másnap délig érvényes.
Erre két eltérő lehetőséget is biztosítunk. Az első a legegyszerűbb, keressünk meg a Beállítások / Rendszer beállítások / Pénztárak menüpontot és vegyük fel, vagy módosítsuk a pénztárunk bankszámlaszámát.
A másik lehetőség akkor lehet hasznos ha több bankszámlaszámunk is van, ugyancsak a Beállítások / Rendszer beállítások menüpont kell, de itt a Bizonylat nyomtatási képeket kell kiválasztani és ott megkeresni a számla nyomtatási képét. Itt statikus szövegként megadhatjuk a feltüntetni kívánt bankszámlaszámokat.
Nem! A számla sorszámnak egyedinek és sorfolytonosnak kell lennie, ezt törvény határozza meg.
Igen, a Logzi szoftver számlázó modulja lehetőséget ad proforma számla vagy másnéven díjbekérő számla készítésére. Ezek a számlák külön sorszámon futnak, nem minősülnek adóügyi bizonylatnak, így a könyvelésnek sem része. Az utalás beérkezése után előleg számlát kell kiállítani, ami viszont már jelentésre kerül a NAV online rendszerébe.
Igen, ki lehet állítani előleg számlát a Logzi vállalatirányítási rendszerrel.
Igen, a Logzi ügyviteli szoftver minden számlázással kapcsolatos szabálynak megfelel, például Online NAV jelentéssel és sok egyéb hasznos funkcióval rendelkezik ilyen tekintetben. Sőt nem csak a számlázással kapcsolatos jogszabályokat követjük, hanem az egyéb magyarországi szabályokat is melyek az ügyvitelhez kapcsolódnak.
Blog
Legyen naprakész, olvassa aktuális híreinket, cikkeinket és interjúinkat az ügyviteli szoftverek világából!
Érdeklődsz a szoftverünkkel kapcsolatban, írj bátran!
Ha nem találod a választ és szükséged van segítségre
Regisztrációdat hozd létre most,
fizess később!
