Az ügyviteli rendszer bevezetésének legfontosabb mérföldövei
Egy új ügyviteli rendszer bevezetése jelentős változás egy cég életében. A folyamat néhány hónaptól akár több évig is eltarthat. A pontos intervallum a vállalkozás méretétől, felépítésétől, a szükséges finomhangolás bonyolultságától függően változhat. Vannak azonban olyan fontos mérföldkövek, amelyekhez minden ügyviteli rendszer bevezetése során eljutunk. Vegyük sorra őket.
Számos fontos és elengedhetetlen fázis létezik, amelyeket szem előtt kell tartanunk egy új ügyviteli rendszer bevezetése során. Hiába tudunk számos ügyviteli rendszerről, ezekhez a mérföldkövekhez az esetek 99 százalékban biztosan eljutunk.
Felfedezés és tervezés
Ilyenkor mérjük fel az aktuális üzleti igényeinket és meghatározhatjuk azokat a területeket, ahol az új ügyviteli rendszer segíthet, előkészítjük az egyes projekttervet. A részletes terveknek tartalmazniuk kell a megvalósítás különböző fázisait, a legfontosabb állomásokat és a szükséges erőforrásokat.
Rendszerválasztás
Miután alaposan felmértük vállalkozásunk igényeit, elkezdhetjük a különböző ügyviteli rendszerek pontos tanulmányozását. Bármilyen furcsának tűnik, ez az a mérföldkő, ami talán a legnehezebb. Fontos a jó döntés, mert sok idő és pénz mehet kárba, ha rossz megoldás mellett tesszük le a voksunkat.
Rendszerkonfiguráció
Miután kiválasztottuk az ügyviteli rendszert, konfigurálnunk kell azt, hogy megfeleljen egyedi igényeinknek. Ez az a mérföldkő, amely nagy körültekintést és precizitást igényel, olyanra érdemes bízni cégen belül, aki erős ezeken a területeken.
Tesztelés
Mielőtt életbe léptetnénk az új ügyviteli rendszert, alaposan tesztelnie azt. Ez az a mérföldkő, ahol tét nélkül van lehetőségünk megbizonyosodni arról, hogy minden megfelelően működik.
Élesedés
Ekkor a vállalatunk elkezdi élesben is használni az új ügyviteli rendszert. Bár jó esetben a legtöbb hibát a tesztelés fázisában már kiszűrtük, minden bizonnyal lesznek még anomáliák, amikre figyelnünk kell kezdeti szakaszban.
Folyamatos kontroll
Fontos tudni, hogy az új ügyviteli rendszernek az élesedést követően is folyamatos támogatást kell nyújtania alkalmazottainak és ügyfeleinek. Rendszeresen kommunikálnunk kell az érintettekkel, fontos, hogy visszacsatolást is kérjünk. Mindez segít abban, hogy mindenki felkészült legyen, és soha senkit se érjen váratlanul egy-egy új fázis. Fontos tudni azt is, hogy az ügyviteli rendszerek bevezetése során a dolgok nem mindig a tervek szerint alakulnak, ezért fontos, hogy legyen B tervünk, tudjunk rögtönözni, illetve alkalmazkodni a váratlan helyzetekhez.
