In diesem Modul kannst du die Transportorganisation-Belege einsehen und verwalten. Ein Transportorganisationsbeleg sammelt die Sendungen, die einem Frachtführer (einem Paketdienst oder Logistikunternehmen) übergeben werden: Er hält adressweise fest, welches Paket wohin geht, und erstellt dazu die Paketetiketten und das Absenderverzeichnis (Manifest). Die Liste zeigt alle Belege an einem Ort und ist der Ausgangspunkt für Suche, Öffnen, Abschluss, Löschen, Herunterladen und Drucken.
Die möglichen Status der Transportorganisation-Belege sind: Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert — ein neuer Beleg beginnt immer als Entwurf; die in den einzelnen Status verfügbaren Aktionen fasst der Abschnitt Häufige Fragen zusammen.
Klicke auf Hauptmenü / Transport / Transportorganisation / Liste, um die Liste der Transportorganisationsbelege zu öffnen. Oben auf der Seite findest du die Tabs Aktionen, Suche, Ansicht und Layout und Zusatzfunktionen, darunter die Belegtabelle und ganz unten das Vorschaufenster des markierten Belegs.
Auf dem Tab Suche stehen dir folgende Felder zur Verfügung — du kannst auch mehrere gleichzeitig ausfüllen:
Die Suche startest du mit der Schaltfläche Suche. Die Schaltfläche Erweiterung ist in dieser Liste inaktiv, eine erweiterte Suche gibt es hier nicht.
Die Schaltflächen des Tabs Aktionen:
Die Schaltflächen Abschluss und Löschen sind bei einer markierten Zeile auch dann anklickbar, wenn der Status des Belegs nicht passt — dann meldet das System per Fehlermeldung, dass die Aktion in diesem Status nicht möglich ist.
Das Menü Herunterladen besteht aus zwei Gruppen: Die Gruppe Listenaktion exportiert die Liste, die Gruppe Belegaktion und die Einträge darunter beziehen sich auf den markierten Beleg.
Einen CSV-Export findest du in der Liste nicht; CSV ist auf der Bearbeitungsseite des Belegs im Menü Herunterladen verfügbar (siehe: Transportorganisation Beleg).
Die Einträge des Menüs Drucken:
Im Fenster, das vor PDF, PDF Vorschau und dem Ausdruck Beleg erscheint, kannst du Sprache und Vorlage wählen. „Abgeschlossen” umfasst hier neben dem Status Abgeschlossen auch Storno und Storniert: Auch bei diesen sind die Aktionen eines abgeschlossenen Belegs verfügbar.
Auf dem Tab Ansicht und Layout findest du folgende Schaltflächen:
Diese Einstellungen werden an deinen Benutzer gebunden gespeichert und bleiben bei der nächsten Anmeldung erhalten.
Im Vorschaufenster unter der Liste siehst du die Daten der markierten Zeile, ohne den Beleg zu öffnen. Solange keine Zeile markiert ist, bleibt der Bereich leer. Er hat zwei Tabs: Der Tab Positionen zeigt die Adressen und Paketetiketten des Belegs, der Tab Verknüpfte Belege die damit verbundenen anderen Belege. Bearbeiten kannst du immer nur im geöffneten Beleg.
Auf dem Tab Zusatzfunktionen kannst du die Gesendete E-Mails ansehen, eine Neue E-Mail senden (über den Externer E-Mail-Client oder den Interner E-Mail-Client), eine Neue Aufgabe anlegen und für den markierten Beleg CRM öffnen.
Du musst mit den Paketetiketten nicht auf den Abschluss des Belegs warten: Drucken / Paketetiketten funktioniert schon bei einem Beleg im Status Entwurf, PDF, Absenderverzeichnis (Manifest) und der Ausdruck Beleg dagegen erst nach dem Abschluss. Wenn du gleichzeitig nach Status und Richtung filterst, findest du schnell zum Beispiel alle noch nicht abgeschlossenen ausgehenden Frachten.
Die Suchfelder und ihre Bedeutung:
| Feld / Element | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Partner-Firmenname | Der Name des auf dem Beleg erfassten Logistik-/Speditionsunternehmens. | |
| Belegnummer | Die Kennung des Belegs. | |
| Paketnummer | Die Nummer eines Paketetiketts auf dem Beleg; das Ergebnis ist die Fracht, die das Paket enthält. | |
| Richtung | Filter für Ausgehend oder Eingehend. | |
| Status | Mehrfachauswahl: Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert. |
Die Standardspalten der Liste und ihre Bedeutung:
| Feld / Spalte | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegnummer | Die eindeutige Kennung des Transportorganisationsbelegs (z. B. FUV000064/2026). | |
| Belegdatum | Das Erstellungsdatum des Belegs. | |
| Leistungsdatum | Das Datum der Leistung der Fracht. | |
| Richtung | Die Richtung der Fracht: Ausgehend oder Eingehend. | |
| Partner-Firmenname | Der Name des auf dem Beleg erfassten Logistik-/Speditionsunternehmens (Paketdienst). | |
| Partner-Ansprechpartner | Der Ansprechpartner des Frachtführers. | |
| Mitarbeiter | Der Name des Kollegen, der den Beleg erfasst hat. | |
| Anzahl der Adressen | Die Anzahl der Adressen (Positionen) auf dem Beleg. | |
| Status | Der aktuelle Status des Belegs (Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert). |
Welche Spalten angezeigt werden, kannst du unter Ansicht und Layout / Spalten anpassen — die obige Liste zeigt die Standardansicht.
Die Positionen eines Transportorganisationsbelegs sind keine Produkte, sondern Adressen und Paketetiketten. Die Spalten des Tabs Positionen im Vorschaufenster (Positionsfelder):
| Feld / Spalte | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Paketetikett | Die Nummer des zur Adresse gehörenden Paketetiketts; das Etikett kann im Beleg erstellt werden. | |
| Partner-Firmenname | Der Name des Empfänger- oder Abholunternehmens. | |
| Partner-Ansprechpartner | Der Ansprechpartner des Empfängerunternehmens. | |
| Partneradresse | Die Liefer- oder Abholadresse. | |
| Bemerkung | Freitextbemerkung zur jeweiligen Adresse. |
Die Spalten des Tabs Verknüpfte Belege im Vorschaufenster: Belegnummer, Belegdatum, Belegtyp und Ausstellender Mitarbeiter.
Abgeschlossen werden kann nur ein Beleg im Status Entwurf, gelöscht nur ein Beleg im Status Entwurf oder Abgeschlossen. Belege im Status Storno und Storniert lassen sich weder abschließen noch löschen. Die Schaltflächen sind bei einer markierten Zeile immer anklickbar; das System weist in der Fehlermeldung darauf hin, wenn die Aktion im jeweiligen Status nicht erlaubt ist.
Entwurf: ein neuer, noch bearbeitbarer Beleg; er kann abgeschlossen und gelöscht werden. Abgeschlossen: der finalisierte Beleg; er ist nicht bearbeitbar, kann aber gelöscht werden. Storno und Storniert: die Status der Stornierung; ein solcher Beleg kann nicht mehr abgeschlossen oder gelöscht werden. PDF, Absenderverzeichnis und der Ausdruck Beleg sind in jedem Status nach Entwurf verfügbar.
Diese Aktionen sind nur bei einem abgeschlossenen Beleg verfügbar. Im Status Entwurf kannst du dennoch PDF Vorschau, XLSX-Positionen und den Ausdruck Paketetiketten nutzen. Sobald du den Beleg abschließt, werden auch die grauen Einträge aktiv. Ohne markierte Zeile ist keine der Belegaktionen nutzbar.
In der Liste gibt es keine CSV-Option: Hier kannst du im XLSX- und PDF-Format herunterladen. CSV ist auf der Bearbeitungsseite des Belegs im Menü Herunterladen verfügbar, bei einem abgeschlossenen Beleg.
Das Feld Richtung zeigt, ob die Fracht Sendungen betrifft, die von deinem Unternehmen zu Partnern gehen (Ausgehend) oder von Partnern bei deinem Unternehmen ankommen (Eingehend). Die Richtung ist im Kopf des Belegs verpflichtend anzugeben, und in der Liste kannst du danach filtern.
Der Partner-Firmenname ist der Name des auf dem Beleg erfassten Logistik-/Speditionsunternehmens (zum Beispiel eines Paketdienstes), der Partner-Ansprechpartner ist der Ansprechpartner dieses Unternehmens. Die Lieferadressen (die tatsächlichen Empfänger) stehen unter den Positionen des Belegs.
Der Bereich lädt nur bei einer markierten Zeile. Wenn ein Beleg markiert ist, der Tab Positionen aber leer bleibt, hast du dem Beleg noch keine Adresse und kein Paketetikett hinzugefügt.
Das Modul erscheint nur dann im Menü, wenn es deinem Benutzer zugewiesen ist. Fehlt es, bitte den Administrator deines Unternehmens, die Modulzuweisung deines Benutzers zu prüfen.
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