Auf der Seite Inventurauswertung sehen Sie positionsweise, wo die bei der Inventur tatsächlich gezählte (vorgefundene) Menge vom erfassten Bestand abweicht und welchen Wert die Differenz darstellt. Die Seite ist kein Beleg, sondern eine reine Leseliste im Berichtsstil: Die gezählten Mengen erfassen Sie im Inventurbeleg, das Ergebnis analysieren Sie hier.
Die ausgewerteten Positionen gehören zu diesen Typ-Kategorien: Fehlbestand, Überschuss, Übereinstimmung. Die Positionen stammen aus dem Inventurbeleg, dessen mögliche Zustände (Status) lauten: Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert — die Seite zeigt die Positionen von Inventuren in jedem (nicht gelöschten) Zustand, daher empfiehlt es sich für eine endgültige Auswertung, nach dem Status Abgeschlossen zu filtern (siehe Häufige Fragen).
Klicken Sie auf Hauptmenü / Bestandsverwaltung / Inventur / Auswertung, um die Seite Inventurauswertung zu öffnen. Oben sehen Sie drei zusammenfassende Karten, darunter die Liste der ausgewerteten Positionen:
Die Karten beziehen sich immer auf den aktuellen Filter, nicht nur auf die sichtbare Seite: Wenn Sie auf dem Reiter Suche nach einem Standort filtern, zeigen auch die Karten nur das Ergebnis dieses Standorts. Fehlbestand und Überschuss werden getrennt als positive Beträge angezeigt und nicht zu einem Saldo verrechnet.
In der Liste ist eine Zeile eine Inventurposition, also ein Produkt (und Lagerplatzcode) in einem Inventurbeleg. Wurde dasselbe Produkt in mehreren Inventuren gezählt, hat jede Inventur eine eigene Zeile. Die Spalte Differenz ist die Differenz zwischen Vorgefunden und Bestand (Vorgefunden − Bestand), mit Vorzeichen:
-10): Es wurde weniger vorgefunden, als im Bestand erfasst war.+3): Es wurde mehr vorgefunden als erfasst.0): Gezählte und erfasste Menge sind gleich.Über und unter der Liste befindet sich die Seitennavigation (z. B. 1 - 10 / 101). Mit einem Klick auf eine Zeile wählen Sie die Position aus — die Schaltflächen Produktkarte und Bestandshistorie arbeiten mit dieser ausgewählten Position. Auf schmalen Bildschirmen (z. B. Smartphone) werden weniger wichtige Spalten ausgeblendet, Belegnummer, Artikelnummer, Bestand, Vorgefunden und Differenz bleiben aber immer sichtbar.
Klicken Sie über der Tabelle auf den Reiter Suche, um die Filter anzuzeigen. Sofort sichtbar sind die Felder Belegnummer (die Nummer des Inventurbelegs oder ein Teil davon), Status (mehrere Zustände auswählbar) und Standort. Mit „Erweiterung“ öffnen Sie weitere Filter: Belegdatum und Leistungsdatum (Start- und Enddatum) sowie Mitarbeiter. Wenden Sie die Bedingungen mit der Schaltfläche Suche an; der Filter gilt auch für die Karten und die Downloads.
Auf dem Reiter Aktionen finden Sie drei Schaltflächen. Klicken Sie vor Produktkarte oder Bestandshistorie auf eine Zeile der Liste, denn diese beziehen sich auf das Produkt der ausgewählten Position:
Der Differenzwert ist die Differenz multipliziert mit dem EK-Preis, immer in der Basiswährung des Unternehmens. Der EK-Preis ist der in der Preisliste des Produkts gespeicherte Einkaufspreis je Einheit; ist er nicht in der Basiswährung angegeben, rechnet das System ihn mit dem zuletzt erfassten Wechselkurs dieser Währung um. Beispiel: Hat ein Produkt einen EK-Preis von 250, einen Bestand von 10 und eine vorgefundene Menge von 0, beträgt die Differenz -10 und der Differenzwert -2 500. Die Liste zeigt Werte auf ganze Zahlen gerundet. Hat das Produkt keinen Einkaufspreis (oder ist die Differenz 0), bleibt die Zelle EK-Preis und/oder Differenzwert leer.
Um eine abgeschlossene Inventur auszuwerten, stellen Sie auf dem Reiter Suche das Feld Status auf Abgeschlossen, wählen den Standort und klicken auf Suche. Danach können Sie mit Herunterladen / XLSX-Liste die Fehlbestände und Überschüsse in einem Schritt für die Buchhaltung exportieren — die Summen der Karten und der Dateiinhalt beruhen auf demselben Filter. Klicken Sie bei einem verdächtigen Fehlbestand auf die Zeile und sehen Sie mit der Schaltfläche Bestandshistorie nach, wann und durch welche Bewegung sich der Bestand des Produkts zuletzt geändert hat.
Die zusammenfassenden Karten und ihre Berechnung:
| Karte | Anzahl | Wert |
|---|---|---|
| Fehlbestand | Anzahl der Positionen, bei denen der Bestand größer ist als die vorgefundene Menge. | Summe aus fehlender Menge mal EK-Preis in der Basiswährung (als positiver Betrag). |
| Überschuss | Anzahl der Positionen, bei denen die vorgefundene Menge größer ist als der Bestand. | Summe aus Mehrmenge mal EK-Preis in der Basiswährung. |
| Übereinstimmung | Anzahl der Positionen, bei denen Bestand und Vorgefunden gleich sind. Die große Zahl der Karte ist die Gesamtzahl aller ausgewerteten Positionen. | Kein Wert, da übereinstimmende Positionen keine Differenz haben. |
Eine Position ohne Einkaufspreis zählt in der Positionsanzahl mit, trägt aber 0 zum Wert bei.
Die Spalten der Liste und ihre Bedeutung (in der Spalte Pflicht bedeutet ein Häkchen, dass der Wert in jeder Zeile gefüllt ist, ein Strich, dass er leer sein kann):
| Feld / Spalte | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegnummer | Die Kennung des Inventurbelegs, zu dem die Position gehört (z. B. LELT000011/2026). | |
| Belegdatum | Das Erstellungsdatum des Inventurbelegs. | |
| Produktbezeichnung | Der Name des gezählten Produkts. | |
| Artikelnummer | Die Artikelnummer des Produkts, über die es auch in den Stammdaten identifizierbar ist. | |
| Standort | Der Standort des Inventurbelegs. | |
| Lagerplatzcode | Der für die Position erfasste Lagerplatzcode; leer, wenn die Position nicht an einen Lagerplatzcode gebunden ist. | |
| Mitarbeiter | Der Name des Mitarbeiters, der den Inventurbeleg erfasst hat. | |
| Bestand | Die erfasste (erwartete) Menge, die die Inventurposition bei der Erfassung gespeichert hat. | |
| Vorgefunden | Die bei der Inventur tatsächlich gezählte Menge. | |
| Differenz | Vorgefunden − Bestand, mit Vorzeichen: Eine negative (rote) Zahl bedeutet Fehlbestand, eine positive (grüne, mit + Zeichen) Überschuss, 0 Übereinstimmung. | |
| Typ | Das Kennzeichen anhand der Differenz: Fehlbestand (rot), Überschuss (grün) oder Übereinstimmung (grau). | |
| EK-Preis | Der in der Preisliste des Produkts gespeicherte Einkaufspreis je Einheit in der Basiswährung (bei anderen Währungen mit dem letzten Wechselkurs umgerechnet), auf eine ganze Zahl gerundet; leer, wenn kein Einkaufspreis vorhanden ist. | |
| Differenzwert | EK-Preis × Differenz in der Basiswährung, mit Vorzeichen (bei Fehlbestand negativ, bei Überschuss positiv); leer, wenn kein Einkaufspreis vorhanden oder die Differenz 0 ist. | |
| Status | Der Zustand des Inventurbelegs (Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert). |
Das passiert, wenn das Produkt in seiner Preisliste keinen Einkaufspreis hat oder die Differenz 0 ist (Übereinstimmung). Ohne Einkaufspreis kann das System die Differenz nicht in Geld ausdrücken, daher bleibt der Wert leer, die Position zählt aber weiterhin in der Positionsanzahl für Fehlbestand oder Überschuss mit. Den fehlenden Einkaufspreis können Sie in der Preisliste des Produkts nachtragen.
Standardmäßig zeigt die Seite die Positionen aller nicht gelöschten Inventurbelege, unabhängig vom Zustand. Bei einer noch laufenden Inventur (Entwurf) ist die vorgefundene Menge noch nicht gezählter Positionen 0, was einen scheinbaren Fehlbestand verursacht, der auch in den Karten erscheint. Wählen Sie für eine endgültige Auswertung auf dem Reiter Suche im Feld Status den Zustand Abgeschlossen; dann enthalten Karten und Downloads nur abgeschlossene Inventuren.
Nicht auf dieser Seite, denn sie ist eine reine Leseauswertung: Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Inventurbeleg nicht. Die gezählten Mengen erfassen Sie in den Positionen des Inventurbelegs, Details finden Sie in der Anleitung Inventur-Beleg. Um den Beleg zu finden, nutzen Sie die Inventur-Liste anhand der Belegnummer.
Es gibt drei häufige Gründe. Die Karte fasst das gesamte gefilterte Ergebnis zusammen, die Liste ist dagegen seitenweise aufgeteilt, sodass Sie jeweils nur eine Seite sehen. Fehlbestand und Überschuss werden getrennt als positive Beträge angezeigt, während in der Spalte Differenzwert der Liste ein Fehlbestand ein negatives Vorzeichen hat. Die Liste rundet Werte auf ganze Zahlen, der XLSX-Download enthält zwei Nachkommastellen, daher kann eine kleine Rundungsdifferenz auftreten.
Beide Schaltflächen beziehen sich auf das Produkt der in der Liste ausgewählten Position. Klicken Sie zuerst auf eine Zeile der Tabelle (die ausgewählte Zeile wird hervorgehoben) und verwenden Sie dann die Schaltfläche. Ist keine Position ausgewählt, zeigt die Produktkarte eine Warnung, dass Sie eine Position aus der Liste wählen sollen.
Das Modul Inventur erscheint unter Hauptmenü / Bestandsverwaltung nur, wenn es Ihrem Benutzer zugewiesen ist. Wenn Sie den Menüpunkt Inventur nicht sehen, bitten Sie Ihren Systemadministrator, die Modulzuweisung bei Ihrem Benutzer zu prüfen.
Möchten Sie nicht stundenlang nach einer Lösung suchen? Wählen Sie den effizientesten Weg: Buchen Sie eine persönliche, 45-minütige Online-Schulung, bei der wir uns ausschließlich um Sie kümmern. Ob Überblick über die Grundlagen oder detaillierte Einrichtung eines bestimmten Moduls – unser Experte führt Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess.
Verschwenden Sie keine Zeit – fordern Sie Hilfe an!
Unser Ziel ist es, dass Sie unser System so schnell und effizient wie möglich nutzen. Egal ob Sie ganz neu bei uns sind oder bei einer bestimmten Einstellung nicht weiterkommen – zögern Sie nicht, um Hilfe zu bitten!
Interessierst du dich für unsere Software? Schreib uns einfach!
Jetzt registrieren,
später bezahlen!
