In diesem Modul kannst du die Inventur-Belege einsehen und verwalten. Ein Inventurbeleg hält die Aufnahme des Lagerbestands fest: Zu jeder Position siehst du die im System geführte Lagermenge und die tatsächlich gezählte, vorgefundene Menge. In der Listenansicht findest du alle bisher angelegten Inventurbelege an einem Ort, kannst darin suchen und die wichtigsten Aktionen direkt von hier aus starten (neuen Beleg anlegen, öffnen, abschließen, löschen, kopieren, herunterladen, E-Mail senden).
Die möglichen Status eines Inventur-Belegs sind: Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert — die Einschränkungen der einzelnen Status werden im Abschnitt Häufig gestellte Fragen erläutert.
Ein Klick auf den Menüpunkt Hauptmenü / Bestandsverwaltung / Inventur / Liste zeigt alle bisher angelegten Inventurbelege an. Über der Tabelle findest du auf dem Reiter Aktionen die folgenden Schaltflächen für den ausgewählten Beleg:
Ein Rechtsklick auf eine Belegzeile bietet dieselben Schnellaktionen (Neu, Öffnen, Abschluss, Löschen) über ein Kontextmenü, ergänzt um Kopieren: Damit legst du anhand der Daten des ausgewählten Belegs einen neuen Beleg an — bei wiederkehrenden Inventuren schneller, als alles von vorne einzugeben.
Ein Klick auf den Reiter Suche über der Tabelle zeigt die Filtermöglichkeiten an. Sofort sichtbar sind die Felder Belegnummer, Status (du kannst mehrere Status gleichzeitig auswählen) und Standort. Über die Schaltfläche „Erweiterung“ öffnen sich weitere Filter: die Suche nach Belegdatum (mit Von- und Bis-Datum), Mitarbeiter und Interne Bemerkung. Mit der Schaltfläche Suche wendest du die eingestellten Bedingungen an.
Auf dem Reiter Ansicht und Layout stellst du ein, wie die Liste für dich angezeigt wird:
Diese Einstellungen werden personenbezogen, an deinen Benutzer gebunden gespeichert, bleiben also auch bei der nächsten Anmeldung erhalten.
Im Panel unterhalb der Liste kannst du die Details einer ausgewählten Inventur schnell einsehen, ohne den Beleg selbst öffnen zu müssen. Das Panel enthält zwei Reiter:
Die einzelnen Reiter erscheinen nur, wenn sie unter Ansicht und Layout > Vorschaufenster eingeschaltet sind.
Auf dem Reiter Zusatzfunktionen findest du zusätzliche, für die tägliche Arbeit hilfreiche Möglichkeiten für den ausgewählten Beleg:
Brauchst du die Datei oder einen Ausdruck der Inventur direkt nach dem Abschluss, lade sie nicht in einem separaten Schritt herunter: Wähle über den Pfeil neben der Schaltfläche Abschluss die Option Abschließen und herunterladen oder Abschließen und drucken. Und willst du nur prüfen, ob der Beleg stimmt, funktioniert Herunterladen > Vorschau auch bei einem Entwurf.
Die Spalten der Tabelle und ihre Bedeutung:
| Feld / Element | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegnummer | Die eindeutige Kennung des Inventurbelegs. | |
| Belegdatum | Das Datum, an dem der Beleg angelegt wurde. | |
| Mitarbeiter | Der Name des Kollegen, der die Inventur erfasst hat. | |
| Status | Der aktuelle Zustand des Belegs (Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert). |
Die Spalten des Reiters Positionen im Vorschaufenster und ihre Bedeutung:
| Feld / Spalte | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Bezeichnung | Der Name des gezählten Produkts. | |
| Artikelnummer | Die eindeutige Artikelnummer des Produkts, über die es auch in den Stammdaten identifiziert werden kann. | |
| Lagermenge | Die zum Zeitpunkt der Inventur im System geführte Bestandsmenge. | |
| Vorgefundene Menge | Die bei der Inventur tatsächlich gezählte Menge. Die Differenz zwischen Lagermenge und vorgefundener Menge zeigt die Fehl- oder Mehrmenge. |
Die Spalten des Reiters Verknüpfte Belege im Vorschaufenster und ihre Bedeutung:
| Feld / Spalte | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegnummer | Die Kennung des verknüpften Belegs. | |
| Belegdatum | Das Datum, an dem der verknüpfte Beleg angelegt wurde. | |
| Belegtyp | Die Art des verknüpften Belegs. | |
| Ausstellender Mitarbeiter | Der Name des Kollegen, der den verknüpften Beleg ausgestellt hat. |
Abgeschlossen werden können nur Belege im Status Entwurf, gelöscht nur Belege im Status Entwurf oder Abgeschlossen — Belege im Status Storno und Storniert können weder abgeschlossen noch gelöscht werden. In diesem Fall zeigt das System eine Fehlermeldung an (Abschließen ist nur bei offenen Belegen möglich, Löschen nur bei offenen oder abgeschlossenen Belegen). Wenn der Abschluss mit einer anderen Fehlermeldung abbricht, lies die Meldung, prüfe die Positionen des Belegs und versuche es dann erneut.
Die Verfügbarkeit der Schaltflächen hängt vom Status des ausgewählten Belegs ab. Abschluss, Abschließen und drucken und Abschließen und herunterladen sind nur im Status Entwurf nutzbar, das endgültige PDF und der E-Mail-Versand nur im Status Abgeschlossen (oder weiter fortgeschritten). Für einen Entwurf sind die Vorschau und die XLSX-Exporte verfügbar. Achte außerdem darauf, dass die Zeile in der Tabelle ausgewählt ist, da die Schaltflächen ohne Auswahl nicht aktiv sind.
Das Panel zeigt nur dann Daten an, wenn in der Tabelle eine Zeile ausgewählt ist und der Reiter Positionen bzw. Verknüpfte Belege unter Ansicht und Layout > Vorschaufenster eingeschaltet ist. Der Hinweis „Die Liste ist leer“ bedeutet, dass zur Inventur keine Positionen bzw. verknüpften Belege erfasst sind. Das Vorschaufenster dient nur der Ansicht: Um die Lagermenge oder die vorgefundene Menge zu ändern, öffne den Beleg mit der Schaltfläche Öffnen.
Die Liste dient dem Überblick und der Verwaltung der Inventurbelege; im Vorschaufenster siehst du die Lagermenge und die vorgefundene Menge der Positionen nebeneinander. Die Auswertung erfolgt auf einer separaten Seite: über den Menüpunkt Hauptmenü / Bestandsverwaltung / Inventur / Auswertung, beschrieben in der Anleitung Inventurauswertung.
Filtere die Liste auf dem Reiter Suche auf die gewünschten Belege und exportiere dann über Herunterladen > XLSX-Liste die gesamte aktuell angezeigte Liste in eine Tabelle, auch ohne Auswahl. Brauchst du auch die Positionen, nutze die Option XLSX-Positionsliste.
Das Modul Inventur erscheint unter Hauptmenü / Bestandsverwaltung nur, wenn es deinem Benutzer zugewiesen ist. Wenn du es nicht siehst, bitte den Systemadministrator, die Modulzuweisung in den Einstellungen deines Benutzers zu prüfen.
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