In diesem Modul verwaltest du die Inventur-Belege. Ein Inventurbeleg vergleicht den Bestand eines Standorts mit dem, was du tatsächlich in den Regalen vorgefunden hast: Bei jeder Position siehst du die im System geführte Lagermenge und trägst daneben die Vorgefundene Menge ein. Diese Anleitung zeigt die Bearbeitungsseite eines einzelnen Belegs: wie du eine neue Inventur anlegst, den Bestand des Standorts lädst, die gefundenen Mengen erfasst und die Inventur abschließt.
Die Status eines Inventur-Belegs sind: Entwurf (ein neuer Beleg startet immer so), Abgeschlossen (die Bestandskorrektur ist erfolgt) und Storniert (der gelöschte Beleg). Der Status Storno kommt bei der Inventur nicht vor. Die Bedeutung und die Einschränkungen der einzelnen Status werden im Abschnitt Häufige Fragen erläutert.
Klicke auf Hauptmenü / Bestandsverwaltung / Inventur / Neu, dann öffnet sich ein leerer Beleg. Einen bestehenden Beleg kannst du über Hauptmenü / Bestandsverwaltung / Inventur / Liste öffnen. Im oberen Teil der Seite findest du die Reiter Aktionen, Zusatzfunktionen und Ansicht und Layout, darunter die Kopfdaten des Belegs, dann den Reiter Positionen und die weiteren Reiter.
In den Kopfdaten findest du die folgenden Felder – die ausführliche Beschreibung steht im Abschnitt Feldbeschreibungen:
Wenn du den Standort auswählst, fragt ein Fenster Warnung (Figyelmeztetés), ob die Positionsliste mit dem Bestand der Produkte füllen soll, die sich aktuell im Lager dieses Standorts befinden. Du kannst zwischen drei Schaltflächen wählen:
In den geladenen Zeilen ist die Vorgefundene Menge zunächst 0. Das Laden ersetzt die bisherige Positionsliste vollständig; wenn du also schon Positionen erfasst hast, überlege es dir gut, bevor du den Standort erneut wählst.
Den Inhalt des Belegs verwaltest du auf dem Reiter Positionen mit den Schaltflächen über der Positionstabelle und in der Tabelle. Positionen sind nur bearbeitbar, solange der Beleg den Status Entwurf hat. Die Spalten der Tabelle sind: Bezeichnung, Artikelnummer, Lagermenge, Vorgefundene Menge, Lagerplatzcode und Seriennummer. Mit dem Suchfeld über der Tabelle filterst du die bereits erfassten Positionen.
Auf dem einzigen Reiter des Positionsfensters, Aktionen, kannst du zwischen den folgenden Schaltflächen wählen:
Im Fenster wählst du das Produkt über die Artikelnummer und die Bezeichnung aus, das Feld Lagermenge ist schreibgeschützt, und in das Feld Vorgefundene Menge trägst du die gezählte Stückzahl ein (Dezimalzahlen sind erlaubt). Mit dem Feld Lagerplätze und Regale kannst du der Position einen Lagerplatzcode zuweisen. Ist das Produkt nicht in den Produktstammdaten vorhanden, erhältst du eine Fehlermeldung – lege das Produkt dann zuerst an (siehe den Teil Zusatzfunktionen).
Neben dem Reiter Positionen gibt es weitere Reiter:
Auf dem Reiter Aktionen findest du die Schaltflächen, die den Lebenszyklus des Belegs steuern:
Beim Abschluss vergleicht das System für jede Position die erfasste Lagermenge mit der Vorgefundenen Menge und gleicht die Differenz sofort aus:
Der entstehende Wareneingang und Warenausgang wird für den Standort der Inventur erstellt, je Position mit dem angegebenen Lagerplatzcode, und vom System automatisch abgeschlossen, sodass der Bestand sofort auf die vorgefundene Menge gesetzt wird. Wenn du die Inventur löschst, löscht das System auch diese Belege, die Bestandskorrektur wird also rückgängig gemacht.
Auf dem Reiter Zusatzfunktionen findest du zusätzliche Möglichkeiten für die tägliche Arbeit: Mit der Schaltfläche Neues Produkt legst du ein neues Produkt in den Produktstammdaten an (es öffnet sich in einem neuen Tab, die Inventur bleibt also geöffnet), mit der Schaltfläche Neue Aufgabe erstellst du eine zum Beleg gehörende Aufgabe.
Auf dem Reiter Ansicht und Layout kannst du mit der Schaltfläche Oberfläche und Funktionsweise die Darstellung der Seite anpassen. Diese Einstellung wird an deinen Benutzer gebunden gespeichert und bleibt daher bei der nächsten Anmeldung erhalten.
Nach dem Laden des Bestands ist die Vorgefundene Menge in jeder Zeile 0, und der Abschluss bucht nicht tatsächlich gezählte Positionen als vollständigen Fehlbestand aus. Lade den Bestand daher nur für einen Standort und eine Produktliste, die du wirklich durchzählen kannst, und prüfe vor dem Abschluss, dass keine ungezählte Zeile übrig ist. Bei Regallagerung hilft dir das Laden mit Ja, mit Lagerplatzcode, von Regal zu Regal vorzugehen.
Die Felder in den Kopfdaten und auf den Reitern des Belegs sowie ihre Bedeutung:
| Feld / Element | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegnummer | Die eindeutige Kennung des Belegs. Wird beim ersten Speichern automatisch vergeben und lässt sich nicht manuell bearbeiten. | |
| Status | Der Zustand des Belegs (Entwurf, Abgeschlossen, Storniert). Bei einem neuen Beleg Entwurf; das System ändert ihn durch die Aktionen (Abschließen, Löschen), manuell ist er nicht bearbeitbar. | |
| Belegdatum | Der Tag der Belegerstellung, wird automatisch ausgefüllt und ist nicht bearbeitbar. | |
| Standort | Der Standort, dessen Bestand du zählst; der Bestand der Positionen und der beim Abschluss entstehende Wareneingang/Warenausgang beziehen sich darauf. Nach dem ersten Speichern des Belegs lässt er sich nicht mehr ändern. | |
| Interne Bemerkung | Eine nur innerhalb des Unternehmens sichtbare Notiz; lässt sich auch aus einer gespeicherten Textvorlage laden. |
Die Spalten der Positionstabelle auf dem Reiter Positionen und ihre Bedeutung (im Positionsfenster bearbeitest du dieselben Felder):
| Feld / Spalte | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Bezeichnung | Der Name des gezählten Produkts; wird bei der Produktauswahl automatisch ausgefüllt. Das Produkt muss in den Produktstammdaten vorhanden sein. | |
| Artikelnummer | Die Artikelnummer des Produkts, mit der es in den Stammdaten identifiziert wird. Mit der Aktualisieren-Schaltfläche neben dem Feld kannst du die Produktdaten neu laden. | |
| Lagermenge | Der im System geführte Bestand am Standort der Inventur (bei einer Position mit Lagerplatzcode an diesem Lagerplatz). Schreibgeschützt; beim Abschluss vergleicht das System die vorgefundene Menge damit. | |
| Vorgefundene Menge | Die tatsächlich gezählte Menge. Du musst eine Zahl angeben; Dezimalzahlen und negative Zahlen sind erlaubt. In den geladenen Bestandszeilen zunächst 0. | |
| Lagerplatzcode | Die Kennung des Lagerplatzes (Regal, Fach). Im Positionsfenster kannst du sie im Feld Lagerplätze und Regale angeben; beim Laden des Bestands mit Ja, mit Lagerplatzcode füllt das System sie aus. | |
| Seriennummer | Die zur Position gehörende Seriennummer. Im Positionsfenster der Inventur ist sie nicht bearbeitbar, die Spalte ist in der Regel leer. |
Ein Inventurbeleg hat keinen Reiter Einstellungen (Beállítások), keinen Partner und keine Währung: Der Beleg ist an den Standort und die Positionen gebunden.
Eine Inventur ist an den Bestand eines Standorts gebunden, daher lässt sich der Standort nach dem ersten Speichern nicht mehr ändern. Hast du den falschen Standort gewählt, kannst du ihn vor dem Speichern noch umstellen (das System fragt dann erneut, ob der Bestand geladen werden soll). Bei einem gespeicherten Beleg kannst du mit der Option Löschen und kopieren einen neuen starten.
Ja (Igen) lädt eine Zeile pro Produkt mit dem gesamten Standortbestand. Ja, mit Lagerplatzcode (Igen, helykóddal) legt für jeden Lagerplatz eine eigene Zeile an, sodass du die Regale einzeln zählen kannst. In beiden Fällen überschreibt das Laden die bisherige Positionsliste, und die Vorgefundene Menge beginnt bei 0.
Das System vergleicht die auf den Positionen erfasste Lagermenge mit der Vorgefundenen Menge. Einen Überschuss gleicht es mit einem Wareneingang-Beleg, einen Fehlbestand mit einem Warenausgang-Beleg aus und schließt diese automatisch ab, sodass der Bestand sofort auf die vorgefundene Menge gesetzt wird. Da der Vergleich mit der auf der Position gespeicherten Lagermenge erfolgt, solltest du Bestandsbewegungen zwischen dem Erfassen und dem Abschluss der Inventur vermeiden.
Speichern erfasst nur die Daten: Der Beleg bleibt im Status Entwurf, der Bestand ändert sich nicht, und du kannst jederzeit zu ihm zurückkehren. Der Abschluss finalisiert den Beleg und führt die Bestandskorrektur durch, danach ist keine Änderung mehr möglich. Bist du dir bei den Daten sicher, erledigst du mit Speichern und abschließen beides in einem Schritt. Zum Speichern eines neuen Belegs ist mindestens eine Position nötig.
Ja, du kannst eine Inventur im Status Entwurf und Abgeschlossen löschen. Nach dem Löschen hat der Beleg den Status Storniert und lässt sich nicht wiederherstellen. Löschst du eine abgeschlossene Inventur, löscht das System auch die beim Abschluss entstandenen Wareneingang- und Warenausgang-Belege, die Bestandskorrektur wird also rückgängig gemacht. Wenn du nur etwas korrigieren möchtest, nutze die Option Löschen und kopieren.
Positionen sind nur bei einem Beleg im Status Entwurf bearbeitbar, und die Schaltflächen Öffnen und Löschen sind nur bei einer markierten Zeile aktiv. Der Abschluss finalisiert den Beleg, daher lassen sich die Positionsschaltflächen dort nicht mehr verwenden, und auch die Schaltfläche Abschluss ist nicht verfügbar.
Unter Hauptmenü / Bestandsverwaltung / Inventur / Liste siehst du alle Belege, dort kannst du auch suchen und filtern. Zur Nutzung der Liste liest du die Anleitung Inventurliste, zur Auswertung der Inventurabweichungen die Anleitung Inventurauswertung.
Das Modul erscheint nur dann im Menü, wenn es deinem Benutzer zugewiesen ist. Fehlt es, bitte den Administrator deines Unternehmens, die Modulzuweisung deines Benutzers zu prüfen.
Möchten Sie nicht stundenlang nach einer Lösung suchen? Wählen Sie den effizientesten Weg: Buchen Sie eine persönliche, 45-minütige Online-Schulung, bei der wir uns ausschließlich um Sie kümmern. Ob Überblick über die Grundlagen oder detaillierte Einrichtung eines bestimmten Moduls – unser Experte führt Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess.
Verschwenden Sie keine Zeit – fordern Sie Hilfe an!
Unser Ziel ist es, dass Sie unser System so schnell und effizient wie möglich nutzen. Egal ob Sie ganz neu bei uns sind oder bei einer bestimmten Einstellung nicht weiterkommen – zögern Sie nicht, um Hilfe zu bitten!
Interessierst du dich für unsere Software? Schreib uns einfach!
Jetzt registrieren,
später bezahlen!
