In diesem Modul kannst du die Belege Eingehendes Kundenangebot einsehen und verwalten. Das eingehende Kundenangebot ist ein Belegtyp im Menü Verkauf: Darin erfasst du eine vom Kunden eingegangene Angebotsanfrage, verknüpft mit einem Partner, mit Frist und Betreff sowie mit den angefragten Positionen (Bezeichnung, Artikelnummer und Menge). Aus einem abgeschlossenen Beleg kannst du über das Menü Belegverwaltung ein an den Kunden gesendetes Angebot, ein an einen Lieferanten gesendetes Angebot oder ein Arbeitsblatt starten. In der Liste erreichst du alle bisher erfassten Belege an einer Stelle, kannst darin suchen und die wichtigsten Aktionen direkt von hier aus starten (neuen Beleg anlegen, auch aus dem PDF des Kunden, abschließen, löschen, kopieren, herunterladen, E-Mail senden, Angebot erstellen).
Die möglichen Status der Belege Eingehendes Kundenangebot sind: Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert — die Bedeutung und die Einschränkungen der einzelnen Status werden im Abschnitt Häufig gestellte Fragen erläutert.
Hinweis: Die Screenshots in dieser Anleitung stammen aus der ungarischen Demo-Oberfläche. Die Funktionen und das Layout sind in deiner Sprache gleich, nur die Beschriftungen unterscheiden sich.
Klicke auf Hauptmenü / Verkauf / Eingehendes Kundenangebot / Liste, um alle bisher erfassten eingehenden Kundenangebote zu sehen. Oberhalb der Tabelle findest du auf dem Tab Aktionen die Schaltflächen, mit denen du den markierten Beleg bearbeitest. Einen neuen Beleg kannst du auch über Hauptmenü / Verkauf / Eingehendes Kundenangebot / Neu oder über die Schaltfläche Neu der Liste anlegen.
Am rechten Ende der Tab-Leiste führt der Link Analytik zur Statistikseite der eingehenden Kundenangebote, mit dem Zwischenablage-Symbol kopierst du den Inhalt der Tabelle in die Zwischenablage, zum Beispiel zum Einfügen in eine Tabellenkalkulation.
Die Option Neu aus PDF öffnet das Fenster Neuer Beleg aus PDF. Dort kannst du die vom Kunden gesendete PDF-Datei hochladen (in das Upload-Feld können nur PDF-Dateien gezogen werden), und das System erkennt mithilfe künstlicher Intelligenz automatisch die Kopfdaten und die Positionen. Mit der Schaltfläche Hochladen startet die Verarbeitung, mit Schließen verlässt du das Fenster; die erkannten Daten musst du nur prüfen und speichern.
Klicke oberhalb der Tabelle auf den Tab Suche, um die Filtermöglichkeiten zu sehen. Sofort sichtbar sind die Felder Partner-Firmenname, Belegnummer, Währung und Status (beim Status kannst du mehrere auswählen). Die Schaltfläche „Erweiterung“ öffnet weitere Filter: Belegdatum und Leistungsdatum von–bis, Mitarbeiter, Artikelnummer, Projekt, Auftragsnummer und Abteilungsnummer. Mit der Schaltfläche Suche filterst du nach den eingestellten Bedingungen. Daneben speichert das Disketten-Symbol die aktuelle Suche (die Liste lädt danach entsprechend dem gespeicherten Zustand), und das X-Symbol löscht die gespeicherte Suche, sodass wieder die vollständige Liste geladen wird.
Auf dem Tab Ansicht und Layout legst du fest, wie die Liste für dich angezeigt wird:
Diese Einstellungen werden personalisiert, an deinen Benutzer gebunden gespeichert und bleiben daher auch bei der nächsten Anmeldung erhalten.
Im Bereich unter der Liste kannst du die Details eines markierten Belegs schnell ansehen, ohne den Beleg selbst öffnen zu müssen. Der Bereich hat zwei Tabs:
Der Bereich lässt sich mit dem Symbol in der oberen rechten Ecke fixieren (auf feste Größe stellen), und seine Höhe kannst du durch Ziehen der Trennlinie am oberen Rand des Bereichs ändern.
Auf dem Tab Zusatzfunktionen findest du zusätzliche Möglichkeiten zum markierten Beleg, die deine tägliche Arbeit erleichtern:
Klickst du mit der rechten Maustaste auf eine Belegzeile, stehen die häufigsten Schnellaktionen (neu, öffnen, abschließen, löschen, kopieren) auch in einem Kontextmenü zur Verfügung, genau wie auf dem Tab Aktionen.
Hat der Kunde die Angebotsanfrage als PDF geschickt, tippe sie nicht neu ab: Wähle über den Pfeil neben der Schaltfläche Neu die Option Neu aus PDF, lade die Datei hoch und prüfe anschließend nur die erkannten Daten. Musst du eine abgeschlossene Anfrage beantworten, markiere den Beleg und nutze Belegverwaltung > An Kunden gesendetes Angebot: Das System öffnet das Datenblatt des neuen Angebots, vorausgefüllt mit den Daten der Anfrage.
Die Spalten der Standardtabelle und ihre Bedeutung:
| Feld / Spalte | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegnummer | Die eindeutige Kennung des eingehenden Kundenangebots (z. B. VAJKER000002/2026), die das System beim ersten Speichern vergibt. | |
| Betreff | Eine kurze Bezeichnung der Angebotsanfrage, die du im Datenblatt frei ausfüllen kannst. | |
| Belegdatum | Das Erstellungsdatum des Belegs. | |
| Frist | Ein im Datenblatt zwingend anzugebendes Datum: bis wann die Angebotsanfrage beantwortet werden muss. | |
| Partner-Firmenname | Der Name des anfragenden Partners (im Datenblatt ein Pflichtfeld). | |
| Partner-Ansprechpartner | Der Name des Ansprechpartners auf Partnerseite. | |
| Mitarbeiter | Der Name des Kollegen, der den Beleg erfasst hat. | |
| Status | Der aktuelle Zustand des Belegs (Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert). |
Die angezeigten Spalten lassen sich unter Ansicht und Layout > Spalten anpassen — die obige Liste zeigt die Standardansicht. Die Liste der eingehenden Kundenangebote hat keine Preis- und Summenspalten.
Die Spalten des Tabs Positionen im Vorschaufenster und ihre Bedeutung:
| Feld / Spalte | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Bezeichnung | Der Name des Produkts oder der Dienstleistung der Position. | |
| Artikelnummer | Die Artikelnummer des Produkts, über die es auch in den Stammdaten identifiziert wird. | |
| Bruttogewicht | Das Bruttogewicht der Position, basierend auf den in den Produktstammdaten erfassten Daten. | |
| Menge | Die vom Kunden angefragte Menge. | |
| Netto-Einzelpreis | Der Nettopreis einer Einheit des Produkts auf dem Beleg, sofern er angegeben ist. |
Die Spalten des Tabs Verknüpfte Belege im Vorschaufenster:
| Feld / Spalte | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegnummer | Die Kennung des verknüpften Belegs. | |
| Belegdatum | Das Erstellungsdatum des verknüpften Belegs. | |
| Belegtyp | Die Art des verknüpften Belegs (zum Beispiel ein an einen Kunden gesendetes Angebot). | |
| Ausstellender Mitarbeiter | Der Kollege, der den verknüpften Beleg ausgestellt hat. |
Abgeschlossen werden können nur Belege im Status Entwurf, gelöscht nur Belege im Status Entwurf oder Abgeschlossen — Belege im Status Storno und Storniert lassen sich weder abschließen noch löschen. Mit dem Abschluss wird der Beleg endgültig, eine weitere Änderung ist nicht möglich. Bricht der Abschluss mit einer Fehlermeldung ab, lies die Meldung und prüfe die Pflichtfelder des Belegs (zum Beispiel die Frist und den Partner), dann versuche es erneut.
Diese Aktionen sind nur bei Belegen im Status Abgeschlossen oder weiter verfügbar. Bei einem Entwurf kannst du Herunterladen > PDF-Vorschau und XLSX-Positionen nutzen — brauchst du das endgültige Exemplar, schließe den Beleg zuerst ab (auch mit der Option Abschließen und herunterladen). Stelle außerdem sicher, dass die Zeile in der Tabelle markiert ist, denn ohne Markierung sind die Schaltflächen nicht aktiv.
Der gelöschte Beleg verschwindet nicht endgültig: Er erhält den Status Storniert und ist in der Liste weiterhin zu finden, wenn du auf dem Tab Suche mit dem Filter Status nach diesem Status filterst. Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden, der Beleg lässt sich nicht wiederherstellen, und ein stornierter Beleg kann weder abgeschlossen noch erneut gelöscht werden. Möchtest du ihn mit denselben Daten neu erfassen, nutze die Option Löschen und kopieren, die neben dem Löschen auch eine Kopie erstellt.
Klicke auf den Pfeil neben der Schaltfläche Neu und wähle Neu aus PDF. Ziehe im geöffneten Fenster die PDF-Datei des Kunden in das Upload-Feld und klicke auf Hochladen. Das System erkennt die Kopfdaten und die Positionen automatisch, und du prüfst und speicherst die Daten auf dem geöffneten Beleg. Die Erkennung erfolgt automatisch, prüfe daher vor dem Speichern immer den Partner, die Frist und die Positionen.
Die Belegverwaltung startet auf Grundlage der markierten, abgeschlossenen Angebotsanfrage einen weiteren Beleg. An Kunden gesendetes Angebot bereitet die Antwort auf die Anfrage vor, An Lieferanten gesendetes Angebot leitet die Positionen der Anfrage als Angebotsanfrage an den Lieferanten weiter, und Arbeitsblätter öffnet ein Arbeitsblatt. Das System öffnet den neuen Beleg vorausgefüllt mit den Daten der Anfrage, und er wird nur angelegt, wenn du ihn speicherst.
Filtere die Liste auf der Registerkarte Suche auf die gewünschten Belege und exportiere dann mit Herunterladen > XLSX-Liste die gesamte aktuell angezeigte Liste in eine Tabelle, auch ohne Markierung. Brauchst du auch die Positionen, nutze die Option XLSX-Positionsliste.
Markiere den Beleg und öffne im Vorschaufenster den Tab Verknüpfte Belege, oder öffne das Datenblatt des Belegs und dort den Tab Verknüpfte Belege. Die an Kunden gesendeten Angebote kannst du auch in der Anleitung Liste der an Kunden gesendeten Angebote ansehen.
Markiere den abgeschlossenen Beleg und klicke auf die Schaltfläche E-Mail senden, oder klicke auf dem Tab Zusatzfunktionen auf Neue E-Mail und wähle Externer E-Mail-Client oder Interner E-Mail-Client. Die zuvor zum Beleg gesendeten E-Mails siehst du über die Schaltfläche Gesendete E-Mails. Die Schaltflächen sind nur bei einem markierten Beleg aktiv.
Das Modul Eingehendes Kundenangebot erscheint nur dann unter Hauptmenü / Verkauf, wenn es deinem Benutzer zugewiesen ist. Wenn du es nicht siehst, bitte den Systemadministrator, die Modulzuweisung in deinen Benutzereinstellungen zu prüfen.
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