Document transfer între depozite

În acest modul gestionați documentele de transfer între depozite. Documentul înregistrează situația în care marfa este mutată dintr-o locație (depozit) în alta — de exemplu din depozitul central în magazin. Acest ghid prezintă pagina de editare a unui singur document: cum creați un document nou, cum stabiliți pentru fiecare poziție de unde pleacă și unde ajunge marfa și ce se întâmplă la finalizare.

• Sursă și destinație pentru fiecare poziție: la fiecare poziție stabiliți separat locația sursă și cea de destinație, la nevoie și codul locului de depozitare (loc de depozitare, raft) și paletul — astfel un singur document poate conține transferuri în mai multe direcții.
• Stocul în fereastra poziției: fereastra poziției afișează, pe partea sursei, stocul actual al produsului ales pe locații și coduri de depozitare, deci vedeți imediat de unde puteți transfera.
• Produse cu numere de serie: la un produs cu numere de serie, în fereastra poziției apare fila Lista numerelor de serie, unde introduceți numerele de serie transferate.
• Salvare și finalizare separate: la salvare datele sunt doar înregistrate, mișcarea de stoc are loc abia la finalizare — până atunci puteți modifica liber documentul.
• Documente asociate automate: la finalizare sistemul creează singur un document de ieșire marfă la locația sursă și un document de recepție marfă la locația de destinație — nu trebuie să le introduceți manual.

Stările posibile ale unui document de transfer între depozite sunt: Ciornă, Finalizat, Stornare, Stornat — un document nou începe întotdeauna ca Ciornă; prin finalizare devine Finalizat, prin ștergere Stornat. Starea Stornare face parte din lista comună de stări a sistemului, dar la acest tip de document nu o puteți seta din interfață. Restricțiile fiecărei stări sunt explicate în secțiunea Întrebări frecvente.

1. Deschiderea unui document nou de transfer între depozite

Faceți clic pe Meniu principal / Gestiune stoc / Transfer depozit / Nou și se deschide un document gol. Un document existent îl deschideți din Meniu principal / Gestiune stoc / Transfer depozit / Listă. În partea de sus a paginii găsiți filele Acțiuni, Funcții suplimentare și Vizualizare și aspect, sub ele antetul documentului, apoi fila Poziții și celelalte file. Capturile de ecran provin din interfața în limba maghiară, de aceea etichetele din ele sunt în maghiară.

2. Completarea antetului

În antetul documentului găsiți următoarele câmpuri — descrierea detaliată a câmpurilor obligatorii și opționale este în secțiunea Descrierea câmpurilor:

• Număr document: înainte de salvare este gol; la prima salvare sistemul îl atribuie automat (de ex. TRANS000062/2026), manual nu poate fi modificat.
• Stare: la un document nou Ciornă; valoarea se schimbă prin finalizare și ștergere și nu poate fi editată manual.
• Data documentului: ziua creării documentului, se completează automat și nu poate fi editată.
• Data prestării: ziua efectivă a transferului. Câmpul este obligatoriu: dacă îl lăsați gol, sub el apare mesajul de eroare Kötelező értéket megadni (mesajul pentru valoare obligatorie, în captură în maghiară), iar documentul nu poate fi salvat. Îl alegeți din calendar și îl puteți modifica doar în starea Ciornă.

Acest document nu are nici partener, nici monedă: transferul este o mișcare internă de stoc, de aceea stabiliți locația sursă și pe cea de destinație la fiecare poziție.

3. Introducerea pozițiilor

Conținutul documentului îl introduceți în fila Poziții, cu butoanele de deasupra tabelului de poziții. La acest tip de document gestionați pozițiile cu următoarele butoane:

• Nou: deschide fereastra poziției, în care indicați produsul, cantitatea, sursa și destinația. Pozițiile noi le creați întotdeauna așa — la acest document nu există introducere rapidă, scaner de coduri de bare sau import.
• Deschidere: redeschide poziția selectată în fereastra poziției pentru editare. Folosiți-l, de exemplu, când vreți să redirecționați produsul către alt cod de depozitare.
• Ștergere: elimină poziția selectată din document (ștergerea devine definitivă la salvarea documentului).
• Fișă produs: deschide fișa detaliată a produsului selectat, de exemplu când vreți să verificați datele produsului înainte de transfer.

În fereastra poziției (butonul Nou), sus se află datele produsului. Când începeți să tastați în câmpul Cod articol, sistemul propune produsele potrivite; Denumirea produsului ales se completează automat, iar cu pictograma de reîmprospătare de lângă câmp reîncărcați datele produsului. Denumirea este câmp obligatoriu, iar Cantitatea este numărul de bucăți transferate (sunt posibile și valori zecimale).

Cele două secțiuni ale ferestrei poziției stabilesc de unde pleacă marfa și unde ajunge:

• Sursă: alegerea locației este obligatorie — stabilește din stocul cărei locații se scoate marfa. Opțional puteți indica și locurile de depozitare și rafturile (codul locului de depozitare) și paleții și containerele. Tabelul de sub secțiune arată stocul actual al produsului pe locații și coduri de depozitare (Telephely, Helykód, Mennyiség în interfața maghiară), deci vedeți ce este disponibil pentru transfer.
• Destinație: aceleași câmpuri, dar aici indicați unde trebuie să ajungă marfa. Și alegerea locației de destinație este obligatorie. Codul locului de depozitare și paletul sunt opționale și aici — dacă le lăsați goale, marfa ajunge la locația de destinație fără un raft concret.

Dacă schimbați locația sursă sau pe cea de destinație, câmpul corespunzător al codului de depozitare se golește, deoarece codurile de depozitare aparțin întotdeauna unei locații — alegeți din nou codul potrivit.

Butonul Salvare din fereastra poziției înregistrează poziția în document (apare doar în starea Ciornă), iar cu Închidere închideți fereastra fără salvare. Dacă produsul introdus nu există încă în datele de bază, sistemul afișează o eroare și oferă posibilitatea de a crea din el un produs simplu sau un serviciu.

La produsele cu numere de serie, în fereastra poziției apare și fila Lista numerelor de serie. Cu butonul Adăugare rând nou introduceți rând cu rând Cantitatea, Numărul individual și Termenul de valabilitate. La un produs cu numere de serie, indicarea numărului individual este obligatorie: fără el sistemul semnalează o eroare că produsul necesită număr de serie. La finalizarea documentului, numerele de serie se mută la locația de destinație.

4. Observații, setări și anexe

Pe lângă fila Poziții, există și alte file:

• Observație internă: o notă vizibilă doar în interiorul firmei; din lista de sus a filei puteți încărca și un șablon de text salvat.
• Setări: aici stabiliți adresa de facturare (ce adresă a firmei apare pe document — obligatoriu) și încadrarea la proiect, număr comandă și număr departament. Dacă încă nu există, le puteți crea direct cu pictograma de lângă câmp.
• Documente asociate: documentele legate de acest transfer (după finalizare vedeți aici ieșirea și recepția create automat); tabelul conține coloanele Număr document, Data documentului, Tip document și Angajat emitent, iar prin pictograma Acțiune de la sfârșitul rândului le deschideți direct.
• Sarcini: lista sarcinilor introduse pentru document, cu dată, subiect și observație.
• Fișiere: gestionarea documentelor atașate la document (de ex. un proces-verbal de predare semnat).
• Câmpuri personalizate: câmpurile suplimentare proprii ale firmei pentru document, create de voi.

5. Salvarea, finalizarea și ștergerea

În fila Acțiuni găsiți butoanele care controlează ciclul de viață al documentului:

• Salvare: datele sunt înregistrate, dar documentul rămâne Ciornă și poate fi editat în continuare; mișcarea de stoc nu are încă loc. Pentru salvare aveți nevoie de cel puțin o poziție și de data prestării. În meniul derulant al butonului, Salvare și finalizare salvează și finalizează documentul într-un singur pas.
• Finalizare: execută mișcarea de stoc. Sistemul creează și finalizează automat un document de ieșire marfă din locația sursă și un document de recepție marfă în locația de destinație — astfel produsele (iar la produsele cu numere de serie și numerele de serie) își schimbă locația. Finalizarea este posibilă doar la un document în starea Ciornă, după care documentul nu mai poate fi modificat. În meniul derulant, Finalizare și tipărire sau Finalizare și descărcare generează imediat după finalizare tipăritura.
• Ștergere: documentul primește starea Stornat, restaurarea nu este posibilă. Puteți șterge doar documente în starea Ciornă și Finalizat. La ștergerea unui document finalizat, sistemul șterge și documentul automat de ieșire și de recepție aferent, astfel încât și mișcarea de stoc este anulată. Opțiunea Ștergere și copiere din meniul derulant creează, pe lângă ștergere, și o copie — dacă ați introdus documentul cu date greșite, puteți relua astfel dintr-un singur pas.

6. Descărcarea

Cu butonul Descărcare din fila Acțiuni puteți descărca documentul în format CSV, XLSX sau PDF.

7. Funcții suplimentare și personalizarea afișării

În fila Funcții suplimentare găsiți opțiuni în plus pentru munca de zi cu zi: vizualizarea E-mailurilor trimise, trimiterea unui E-mail nou (prin căsuța externă sau prin cea internă integrată în sistem), crearea unui Produs nou sau a unui Partener nou și a unei Sarcini noi pentru document. În fila Vizualizare și aspect puteți personaliza afișarea fișei cu butonul Interfață și mod de funcționare (Felület és működés); această setare se salvează pentru utilizatorul vostru.

Câmpurile din antetul documentului și din file, precum și semnificația lor:

Coloanele tabelului de poziții din fila Poziții și câmpurile corespunzătoare din fereastra poziției: