Fișa documentului bancar

În această fișă poți înregistra și edita documente bancare. Un document bancar însumează mișcările unui cont bancar: în antet indici contul bancar și direcția mișcării, la poziții introduci individual încasările și debitările de pe cont, fiecare cu partenerul, suma și – dacă există – factura asociată. Pozițiile nu trebuie scrise de mână: poți importa fișierul furnizat de bancă, iar din pozițiile documentului poți crea și un fișier de transferuri pentru bancă.

• Document legat de un cont bancar: Când selectezi numărul contului bancar, sistemul completează moneda, valoarea inițială și valoarea finală și actualizează cursul de schimb.
• Introducerea și importul pozițiilor: Poți adăuga pozițiile una câte una sau le poți încărca deodată din fișierul furnizat de bancă (Raiffeisen, OTP, Tatrabank) – sistemul încearcă totodată să asocieze pozițiile cu facturi și parteneri.
• Exportul unui fișier de transferuri: Din pozițiile documentului salvat poți crea un fișier în format Gránit Bank sau OTP Elektra.
• Soldul dintr-o privire: Sub poziții se afișează imediat totalurile Intrare, Cheltuială și Sold.

Stările posibile ale documentelor bancare sunt: Ciornă, Finalizat, Stornare, Stornat. Pozițiile pot fi adăugate, șterse și importate doar la un document în starea Ciornă – detaliile le găsești în secțiunea Întrebări frecvente.

Notă: Capturile de ecran din acest ghid arată interfața în limba maghiară, de aceea denumirile filelor și butoanelor din imagini apar în maghiară; în text le găsești în limba ta, iar la nevoie cu denumirea maghiară între paranteze.

1. Crearea unui document nou și completarea antetului

Fă clic pe Meniu principal / Casă / Document bancar / Nou și se deschide un document bancar nou, gol (la un document existent ajungi din elementul de meniu Listă, cu butonul Deschidere). În fila Acțiuni (Műveletek) găsești următoarele butoane:

• Salvare: înregistrează datele – la salvare documentul nu este încă definitiv; definitivarea se face la finalizare. Cu săgeata de lângă buton, opțiunea Salvare și finalizare execută ambii pași deodată.
• Finalizare: definitivează documentul – după finalizare documentul nu mai poate fi modificat. Cu săgeata poți combina finalizarea cu tipărirea (Finalizare și tipărire) sau cu descărcarea (Finalizare și descărcare).
• Ștergere: șterge documentul – la ștergere documentul trece în starea șters sau stornat și nu mai poate fi restaurat. Poate fi șters doar un document finalizat.

În antet poți indica Direcția (Intrare sau Ieșire) și Numărul contului bancar. Când selectezi Numărul contului bancar, sistemul completează automat Moneda, Valoarea inițială și Valoarea finală și actualizează Cursul de schimb – aceste date nu trebuie introduse de mână. Dacă contul bancar sau moneda de care ai nevoie nu se află în listă, poți adăuga unul nou cu butonul + de lângă numărul contului bancar sau cu butoanele Cont bancar nou și Monedă nouă din fila Funcții suplimentare. Numărul documentului este atribuit de sistem la prima salvare, iar Data documentului și Starea sunt doar pentru afișare.

Capturile de ecran arată un document deja finalizat, de aceea unele câmpuri de editare și butoane sunt inactive (gri) – la un document finalizat acesta este comportamentul normal.

Fișa documentului bancar – fila Acțiuni (Műveletek) și datele din antet

2. Funcții suplimentare

În fila Funcții suplimentare (Kiegészítő funkciók) găsești opțiuni suplimentare legate de document:

• E-mailuri trimise: afișează e-mailurile deja trimise pentru document.
• E-mail nou: scrierea unui mesaj nou legat de document, fie cu Clientul de e-mail extern (propriul tău program de e-mail), fie cu Clientul de e-mail intern integrat în sistem.
• Cont bancar nou: adaugă un cont bancar nou – setările se deschid într-o filă nouă a browserului, astfel încât documentul tău completat pe jumătate nu se pierde.
• Monedă nouă: adaugă o monedă nouă, în cazul în care contul tău bancar este ținut într-o monedă care nu există încă în sistem.
• Sarcină nouă: crearea unei sarcini legate de document.

Fișa documentului bancar – fila Funcții suplimentare (Kiegészítő funkciók)

3. Gestionarea pozițiilor: adăugare, import, export

Fila Poziții (Tételek) conține tranzacțiile care au avut loc pe contul bancar. Butoanele barei de instrumente:

• Nou: adaugă manual o poziție nouă – alege-l când vrei să înregistrezi doar câteva tranzacții sau când trebuie să completezi o poziție lipsă dintr-un import.
• Deschidere: deschide poziția selectată pentru editare. Fără un rând selectat, sistemul afișează mesajul „Kérlek válassz egy tételt a listából!“ („Te rog alege o poziție din listă!“).
• Ștergere: șterge poziția selectată. Rândul dispare imediat din tabel, dar ștergerea devine efectivă abia când salvezi documentul – totalurile sunt deja calculate fără poziția ștearsă.
• Import: încarcă fișierul furnizat de bancă – alege-l când trebuie să introduci multe poziții deodată (vezi mai jos).
• Export: creează din pozițiile documentului un fișier de transferuri pentru bancă (vezi mai jos).

În fereastra poziției poți indica: Nume companie partener (începe să scrii numele și alege din listă), Tip document și Număr document (pentru a selecta factura sau alt document la care aparține poziția; dacă poziția nu este legată de un document, alege opțiunea Altele, nelegate de document), Temei juridic (Jogcím), Valoare, Observație tranzacție (scop), ID tranzacție și Observație internă. La o poziție nouă înregistrezi datele cu butonul Adăugare, la modificarea unei poziții existente cu butonul Salvare și finalizare – acesta închide doar fereastra poziției, nu documentul; documentul propriu-zis se salvează separat, cu butonul Salvare al documentului. Butonul Închidere închide fereastra fără salvare.

Sub tabelul de poziții sistemul însumează Intrare (pozițiile cu sumă pozitivă), Cheltuială (pozițiile cu sumă negativă) și Sold.

Cum funcționează importul?

Fă clic pe butonul Import și alege banca ta: Raiffeisen, OTP sau Tatrabank. În fereastra Încărcare fișier alege cu butonul Selectare fișier fișierul furnizat de bancă sau trage-l în fereastră (sunt acceptate fișiere csv, xls sau xlsx), apoi fă clic pe Salvare. Alege întotdeauna banca care a emis fișierul, deoarece structura fișierelor diferă de la o bancă la alta. Sistemul face apoi următoarele:

• creează rânduri din înregistrările fișierului (ID tranzacție, dată, sumă, observație); unei poziții cu sumă pozitivă îi atribuie temeiul Creditare, uneia cu sumă negativă temeiul Debitare (în sistem acestea se numesc Jóváírás și Terhelés);
• omite pozițiile al căror ID de tranzacție există deja în sistem ca poziție salvată, pentru ca aceeași tranzacție să nu fie adăugată de două ori;
• încearcă să lege poziția de o factură: mai întâi caută în observație un număr de factură și o factură a cărei sumă brută diferă de suma poziției cu cel mult 10; dacă nu reușește, identifică partenerul după numărul contului bancar sau numele companiei și caută o factură deschisă a acestui partener a cărei sumă corespunde cu cea a poziției (cu o diferență de cel mult 10).

Reține că importul înlocuiește pozițiile curente ale documentului cu rândurile citite din fișier, de aceea cel mai bine este să imporți într-un document gol. Pozițiile importate sunt înregistrate definitiv abia când faci clic pe butonul Salvare al documentului. Rândurile pentru care sistemul nu a găsit factură sau partener sunt marcate în tabelul de poziții cu un triunghi de avertizare – deschide-le și indică manual partenerul și documentul asociat.

Cum funcționează exportul?

Cu butonul Export poți crea din pozițiile documentului un fișier de transferuri: alege formatul Gránit Bank (XML) sau OTP Elektra (DAT), în funcție de banca în care vrei să-l încarci. Pentru fiecare poziție, fișierul conține numele și numărul contului bancar al partenerului, suma (în forinți) și observația. Trebuie să salvezi documentul înainte de export – altfel sistemul afișează mesajul „Kérlek először mentsd el a bizonylatot!“ („Te rog salvează mai întâi documentul!“).

Fișa documentului bancar – fila Poziții (Tételek)

4. Adresa de facturare în fila Setări

În fila Setări (Beállítások) selectezi Adresa de facturare a documentului; acest câmp este obligatoriu și trebuie completat înainte de salvare.

Fișa documentului bancar – fila Setări (Beállítások)

5. Observații, documente asociate, sarcini, fișiere

• Observație client și Observație internă: câmpuri de text editabile liber pentru document. Observația client este destinată partenerului, observația internă este o notă doar pentru colegii tăi.
• Documente asociate: alte documente care aparțin acestui document, cu numărul documentului, data, tipul și angajatul emitent; sunt accesibile din coloana Acțiune.
• Sarcini: sarcinile create pentru document, cu subiect, observație și angajatul emitent.
• Fișiere: fișierele atașate documentului.
• Câmpuri personalizate: câmpurile personalizate (adaptate) aferente documentului.

Fișa documentului bancar – fila Documente asociate (Kapcsolódó bizonylatok)

Câmpurile din antet și semnificația lor:

Coloanele tabelului din fila Poziții și semnificația lor:

Câmpurile ferestrei poziției și semnificația lor: