In diesem Datenblatt kannst du Bankbelege erfassen und bearbeiten. Ein Bankbeleg fasst die Umsätze eines Bankkontos zusammen: Im Kopf legst du das Bankkonto und die Richtung des Umsatzes fest, bei den Positionen erfasst du die Gutschriften und Belastungen des Kontos einzeln, jeweils mit Partner, Betrag und – falls vorhanden – der zugehörigen Rechnung. Die Positionen musst du nicht von Hand eintippen: Du kannst die von deiner Bank bereitgestellte Datei importieren, und aus den Positionen des Belegs kannst du auch eine Überweisungsdatei für die Bank erzeugen.
Die möglichen Zustände der Bankbelege sind: Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert. Positionen können nur bei einem Beleg im Zustand Entwurf hinzugefügt, gelöscht und importiert werden – die Details findest du im Abschnitt Häufige Fragen.
Hinweis: Die Screenshots in dieser Anleitung zeigen die ungarische Oberfläche, daher erscheinen die Namen von Registerkarten und Schaltflächen auf den Bildern auf Ungarisch; im Text findest du sie in deiner Sprache, bei Bedarf mit dem ungarischen Namen in Klammern.
Klicke auf Hauptmenü / Kasse / Bankbeleg / Neu, dann öffnet sich ein neuer, leerer Bankbeleg (einen bestehenden Beleg erreichst du über den Menüpunkt Liste mit der Schaltfläche Öffnen). Auf der Registerkarte Aktionen (Műveletek) findest du die folgenden Schaltflächen:
Im Kopf kannst du die Richtung (Eingehend oder Ausgehend) und die Bankkontonummer festlegen. Wenn du die Bankkontonummer auswählst, füllt das System automatisch Währung, Anfangswert und Endwert aus und aktualisiert den Wechselkurs – diese Werte musst du nicht von Hand eingeben. Wenn das benötigte Bankkonto oder die Währung nicht in der Liste steht, kannst du mit der Schaltfläche + neben der Bankkontonummer oder mit den Schaltflächen Neues Bankkonto und Neue Währung auf der Registerkarte Zusatzfunktionen ein neues anlegen. Die Belegnummer vergibt das System beim ersten Speichern, Belegdatum und Status dienen nur der Anzeige.
Die Screenshots zeigen einen bereits abgeschlossenen Beleg, daher sind einige Bearbeitungsfelder und Schaltflächen inaktiv (ausgegraut) – das ist bei einem abgeschlossenen Beleg das normale Verhalten.
Auf der Registerkarte Zusatzfunktionen (Kiegészítő funkciók) findest du zusätzliche Möglichkeiten rund um den Beleg:
Die Registerkarte Positionen (Tételek) enthält die Transaktionen, die auf dem Bankkonto stattgefunden haben. Die Schaltflächen der Symbolleiste:
Im Positionsfenster kannst du angeben: Partner-Firmenname (beginne den Namen zu tippen und wähle aus der Liste), Belegtyp und Belegnummer (um die Rechnung oder den anderen Beleg auszuwählen, zu dem die Position gehört; wenn die Position nicht belegbezogen ist, wähle die Option Sonstiges, nicht belegbezogen), Rechtsgrund (Jogcím), Wert, Transaktionsbemerkung (Verwendungszweck), Transaktions-ID und Interne Bemerkung. Bei einer neuen Position erfasst du die Daten mit der Schaltfläche Hinzufügen, beim Ändern einer bestehenden Position mit der Schaltfläche Speichern und abschließen – diese schließt nur das Positionsfenster, nicht den Beleg; der Beleg selbst wird separat mit der Schaltfläche Speichern des Belegs gespeichert. Die Schaltfläche Schließen schließt das Fenster ohne Speichern.
Unter der Positionstabelle fasst das System die Summen Eingehend (Positionen mit positivem Betrag), Ausgabe (Positionen mit negativem Betrag) und Saldo zusammen.
Klicke auf die Schaltfläche Importieren und wähle deine Bank: Raiffeisen, OTP oder Tatrabank. Wähle im Fenster Datei-Upload mit der Schaltfläche Datei auswählen die von der Bank bereitgestellte Datei aus oder ziehe sie in das Fenster (akzeptiert werden csv-, xls- oder xlsx-Dateien) und klicke dann auf Speichern. Wähle immer die Bank, die die Datei ausgestellt hat, denn der Aufbau der Dateien unterscheidet sich von Bank zu Bank. Das System macht dann Folgendes:
Beachte, dass der Import die aktuellen Positionen des Belegs durch die aus der Datei gelesenen Zeilen ersetzt; importiere daher am besten in einen leeren Beleg. Die importierten Positionen werden erst dauerhaft erfasst, wenn du die Schaltfläche Speichern des Belegs anklickst. Zeilen, zu denen das System keine Rechnung oder keinen Partner gefunden hat, sind in der Positionstabelle mit einem Warndreieck markiert – öffne sie und gib Partner und zugehörigen Beleg von Hand an.
Mit der Schaltfläche Exportieren kannst du aus den Positionen des Belegs eine Überweisungsdatei erstellen: Wähle das Format Gránit Bank (XML) oder OTP Elektra (DAT), je nachdem, zu welcher Bank du sie hochladen möchtest. Für jede Position enthält die Datei Name und Bankkontonummer des Partners, den Betrag (in Forint) und die Bemerkung. Du musst den Beleg vor dem Export speichern – andernfalls zeigt das System die Meldung „Kérlek először mentsd el a bizonylatot!“ („Bitte speichere zuerst den Beleg!“).
Auf der Registerkarte Einstellungen (Beállítások) wählst du die Rechnungsadresse des Belegs aus; dieses Feld ist ein Pflichtfeld und muss vor dem Speichern ausgefüllt sein.
Gehe nach einem Import, bevor du den Beleg speicherst, die mit einem Warndreieck markierten Zeilen durch: Öffne sie mit der Schaltfläche Öffnen, gib den Partner-Firmennamen an und wähle dann in den Feldern Belegtyp und Belegnummer die zugehörige Rechnung aus. So ist die Position mit der Rechnung verknüpft, und beim Abschluss des Belegs bleibt keine ungeklärte Zeile übrig. Wenn du die gewünschte Rechnung nicht findest, prüfe, ob der Betrag der Position nicht wesentlich vom Rechnungsbetrag abweicht.
Die Kopffelder und ihre Bedeutung:
| Feld / Element | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegnummer | Die eindeutige Kennung des Bankbelegs. Sie ist nicht bearbeitbar; das System vergibt sie beim ersten Speichern, bis dahin ist das Feld leer. | |
| Status | Der aktuelle Zustand des Belegs (Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert). Nicht bearbeitbar. | |
| Richtung | Die Richtung des Belegs: Eingehend oder Ausgehend. | |
| Belegdatum | Das Datum, an dem der Beleg angelegt wurde. Nicht bearbeitbar. | |
| Bankkontonummer | Das Bankkonto, dessen Umsätze der Beleg erfasst. Die Auswahl füllt Währung sowie Anfangs- und Endwert aus. | |
| Währung | Die Währung des Bankkontos. Sie kann nicht direkt geändert werden, sondern wird bei der Auswahl des Bankkontos ausgefüllt. | |
| Wechselkurs | Der Wechselkurs der Währung; das System aktualisiert ihn bei der Auswahl des Bankkontos. | |
| Anfangswert | Der Kontostand des Bankkontos zu Beginn des Belegs. Nicht bearbeitbar; er wird aus dem Bankkonto geladen. | |
| Endwert | Der Schlusssaldo des Bankkontos. Nicht bearbeitbar; er wird bei der Auswahl des Bankkontos ausgefüllt. | |
| Rechnungsadresse (Registerkarte Einstellungen) | Die zum Beleg gehörende Rechnungsadresse. | |
| Kundenbemerkung, Interne Bemerkung | Freitext-Bemerkungen: Die erste ist für den Partner gedacht, die zweite nur für den internen Gebrauch. |
Die Spalten der Tabelle auf der Registerkarte Positionen und ihre Bedeutung:
| Feld / Spalte | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Statusanzeige (erste Spalte) | Ein Warndreieck zeigt, dass die Position keinen verknüpften Beleg hat; eine rote Markierung kennzeichnet eine fehlerhafte Zeile. | |
| Partner-Firmenname | Der Name des Partners, von dem die Transaktion kommt oder an den sie geht. | |
| Wert | Der Betrag der Transaktion. Dezimalstellen sind erlaubt; ein positiver Wert ist eingehend (Gutschrift), ein negativer Wert ist eine Ausgabe (Belastung). | |
| Belegnummer | Die Kennung der mit der Position verknüpften Rechnung oder des Belegs; ein Klick auf den Link öffnet den Beleg in einem neuen Tab. | |
| Belegdatum | Das Datum der Position. | |
| Bemerkung | Die Bemerkung (der Verwendungszweck) der Transaktion. | |
| Transaktions-ID | Die von der Bank vergebene eindeutige Kennung. Beim Import erkennt das System damit bereits geladene Positionen; in der Tabelle wird sie gekürzt angezeigt (die ersten 32 Zeichen). |
Die Felder des Positionsfensters und ihre Bedeutung:
| Feld / Spalte | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Partner-Firmenname | Der Partner aus den Stammdaten; du kannst ihn beim Tippen aus einer Liste auswählen. | |
| Belegtyp | Die Art des verknüpften Belegs: Ladenverkauf, Rechnung, Anzahlungsrechnung, Eingangsrechnung, Zahlungsanforderung oder Sonstiges, nicht belegbezogen. | |
| Belegnummer | Der verknüpfte Beleg; er erscheint erst, nachdem du einen Belegtyp ausgewählt hast. In der Liste werden neben der Belegnummer der Betrag und die Währung angezeigt. | |
| Rechtsgrund | Der Rechtsgrund der Position (zum Beispiel Gutschrift oder Belastung), wählbar aus den Kassen-Rechtsgründen. | |
| Wert | Der Betrag der Position; Dezimalstellen und negative Zahlen können eingegeben werden. | |
| Transaktionsbemerkung (Verwendungszweck) | Der Verwendungszweck der Banküberweisung. | |
| Transaktions-ID | Die von der Bank vergebene eindeutige Kennung. | |
| Interne Bemerkung | Eine Notiz nur für deine Kollegen. |
Der Abschluss finalisiert den Beleg, daher können neue Positionen nur bei einem Beleg im Zustand Entwurf hinzugefügt, Positionen gelöscht und Importe durchgeführt werden. Bei einem abgeschlossenen, stornierten oder Storno-Beleg können die Felder, auch die Felder des Positionsfensters, nur angesehen werden. Wenn du den Beleg versehentlich abgeschlossen hast, kannst du ihn mit der Schaltfläche Löschen löschen (nur im abgeschlossenen Zustand), das kann aber nicht rückgängig gemacht werden.
Das System vergibt die Belegnummer beim ersten Speichern, bis dahin ist das Feld leer. Status, Belegdatum, Anfangswert und Endwert dienen ebenfalls nur der Anzeige, und die Währung wird bei der Auswahl der Bankkontonummer ausgefüllt. Wenn du eine andere Währung brauchst, wähle ein anderes Bankkonto oder lege mit der Schaltfläche Neues Bankkonto ein neues an.
Der Import ersetzt den Inhalt der Positionstabelle durch die aus der Datei gelesenen Zeilen. Führe den Import daher am besten in einem leeren Beleg durch und füge die von Hand erfassten Positionen anschließend hinzu. Früher geladene Transaktionen erkennt das System an der Transaktions-ID und fügt dieselbe Position nicht erneut hinzu.
Die Einträge K&H und CIB erscheinen im Menü Importieren, sind aber derzeit nicht nutzbar: CIB ist inaktiv, und die Auswahl von K&H startet keinen Import. Importieren kannst du die Dateien von Raiffeisen, OTP und Tatrabank (im Format csv, xls oder xlsx). Wenn deine Bank nicht in der Liste steht, kannst du die Positionen trotzdem mit der Schaltfläche Neu von Hand hinzufügen.
Das Dreieck zeigt, dass die Position keinen verknüpften Beleg hat: Beim Import hat das System keine Rechnung gefunden, deren Nummer in der Bemerkung steht oder deren Betrag zum Betrag der Position passt. Öffne die Position mit der Schaltfläche Öffnen, gib den Partner an und wähle dann in den Feldern Belegtyp und Belegnummer die Rechnung aus. Wenn die Position nicht belegbezogen ist, kannst du auch die Option Sonstiges, nicht belegbezogen wählen.
Die Überweisungsdatei (Gránit Bank oder OTP Elektra) wird aus den bereits im Beleg gespeicherten Positionen erstellt, daher musst du den Beleg vor dem Export mit der Schaltfläche Speichern speichern – andernfalls zeigt das System die Meldung „Kérlek először mentsd el a bizonylatot!“.
Alle bisher angelegten Bankbelege findest du unter Hauptmenü / Kasse / Bankbeleg / Liste, wo du nach Bankkontonummer, Partner, Status und Datum filtern kannst. Die Aktionen der Liste beschreibt die Anleitung Bankbeleg-Liste.
Das Modul Bankbeleg erscheint unter Hauptmenü / Kasse nur, wenn es deinem Benutzer zugewiesen ist. Wenn du es nicht siehst, bitte den Systemadministrator, die Modulzuweisung in deinen Benutzereinstellungen zu prüfen.
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