Auf diesem Blatt legst du Aufgabe-Einträge an und bearbeitest sie. Eine Aufgabe hat einen Betreff, eine Beschreibung, einen Status, eine Priorität, einen Erinnerungszeitpunkt und einen geplanten Zeitraum, und du kannst sie einem Partner, einem zuständigen Mitarbeiter, einem Kalender und einem Board zuordnen.
Die möglichen Zustände einer Aufgabe zeigt das Feld Status: standardmäßig In Bearbeitung und Erledigt, du kannst aber eigene Status ergänzen. Eine neu angelegte Aufgabe beginnt immer mit dem ersten Status; die Wirkung der Status erklärt der Abschnitt Häufige Fragen.
Um eine neue Aufgabe anzulegen, klicke auf Hauptmenü / CRM / Kundenverwaltung / Aufgabe / Neu. Dorthin gelangst du auch mit der Schaltfläche Neu auf der Seite Hauptmenü / CRM / Kundenverwaltung / Aufgabe / Liste. Zum Bearbeiten einer bestehenden Aufgabe markierst du sie in der Liste und klickst auf Öffnen. Wenn du eine Aufgabe zu einem Projekt anlegen möchtest, nutze auf der Aufgabenseite des Projekts die Schaltfläche Neue Aufgabe: Die Aufgabe wird dann mit dem Projekt verknüpft angelegt.
Die Felder über den Registerkarten bleiben auf jeder Registerkarte sichtbar:
Die Registerkarte Aufgabe enthält einen Texteditor mit Formatierung. Mit der Symbolleiste fügst du fetten, durchgestrichenen, unterstrichenen und kursiven Text, Listen, Ausrichtung, Schriftgröße, Links und Tabellen ein; mit der Quellcode-Schaltfläche kannst du auch das HTML des Textes bearbeiten. Schreibe hier, was zu erledigen ist, welche Teilaufgaben dazugehören und worauf zu achten ist.
Auf der Registerkarte Kundendaten verknüpfst du die Aufgabe mit einem Partner. Beginne im Feld Partner-Firmenname den Namen des Partners zu tippen und wähle einen der Vorschläge; danach kannst du in der Liste Partner-Ansprechpartner einen Kontakt des gewählten Partners auswählen. Das Feld ist ein Pflichtfeld. Ist der Partner noch nicht angelegt, kannst du ihn mit der Schaltfläche + neben dem Namen schnell neu erfassen; seine Daten werden automatisch in die Aufgabe übernommen. Nach dem Speichern zeigt ein Infokasten auf dem Blatt Firmenname, Steuernummer, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Partners; ein Klick auf den Firmennamen öffnet das Partnerblatt.
Auf der Registerkarte Weitere Einstellungen legst du fest, wie die Aufgabe eingeordnet und dargestellt wird:
Auf der Registerkarte Aktionen speicherst du die Aufgabe mit der Schaltfläche Speichern; über den Pfeil neben der Schaltfläche öffnet sich außerdem ein Menü mit dem Eintrag Speichern, der dasselbe tut. Vor dem Speichern prüft das System die Pflichtfelder und meldet, welches fehlt (das kann auch der Partner-Firmenname auf der Registerkarte Kundendaten sein; wechsle bei Bedarf dorthin). Auf der Registerkarte Zusatzfunktionen öffnet die Schaltfläche Neuer Partner das Anlegen eines Partners in einem neuen Browser-Tab, sodass du die Aufgabe ohne Unterbrechung weiter bearbeiten kannst.
Wenn du nach einem Kundenanruf oder einer Angebotsanfrage sofort eine Aufgabe erfassen willst, trage zuerst den Kunden im Feld Partner-Firmenname und den Kern der Aufgabe im Feld Betreff ein (zum Beispiel „Angebot nachfassen“) und stelle die Erinnerung auf den vereinbarten Rückrufzeitpunkt. So meldet sich die Aufgabe am gewünschten Tag und zur gewünschten Stunde, und mit dem Geplantes Ende erscheint sie in der Gantt-Ansicht an der richtigen Stelle.
Die Felder des Kopfbereichs und der Registerkarten und ihre Bedeutung:
| Feld / Element | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Betreff | Eine kurze Bezeichnung der Aufgabe. | |
| Status | Der Zustand der Aufgabe; mit der Schaltfläche + daneben legst du einen neuen Status an. Eine neue Aufgabe beginnt mit dem ersten Status. | |
| Belegdatum | Das Datum, an dem die Aufgabe angelegt wurde; nur Anzeige, nicht bearbeitbar. | |
| Erinnerung | Datum und Uhrzeit der Erinnerung; standardmäßig heute. | |
| Priorität | Die Dringlichkeit der Aufgabe; in der Liste und in Filtern nutzbar. | |
| Geplanter Beginn, Geplantes Ende | Der geplante Zeitraum (Datum); bei einer neuen Aufgabe werden leer gelassen heute und morgen gespeichert. | |
| Tags | Freitext-Tags; nur bearbeitbar, solange die Aufgabe den ersten Status hat. | |
| Aufgabe (Registerkarte) | Die ausführliche, formatierbare Beschreibung der Aufgabe. | |
| Partner-Firmenname | Der mit der Aufgabe verknüpfte Partner; beim Tippen aus den Vorschlägen wählen oder mit der Schaltfläche + neu anlegen. | |
| Partner-Ansprechpartner | Ein Kontakt des gewählten Partners. | |
| Zuständiger Mitarbeiter | Der für die Aufgabe zuständige Kollege. | |
| Aufgabentyp | Der Typ der Aufgabe aus den angelegten Typen. | |
| Kalender | Der der Aufgabe zugeordnete Kalender; du kannst aus den für dich verfügbaren (eigenen und geteilten) Kalendern wählen. | |
| Board | Das Board, unter dem die Aufgabe in der Liste, in der Kanban- und der Gantt-Ansicht erscheint. | |
| Individuelle Farbe (optional) | Eine eigene Farbe zum Hervorheben der Aufgabe. |
Die Spalten der Registerkarten Verknüpfte Belege und Dateien und ihre Bedeutung:
| Feld / Spalte | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegnummer | Die Kennung des verknüpften Belegs (Registerkarte Verknüpfte Belege). | |
| Belegdatum | Das Datum des verknüpften Belegs. | |
| Belegtyp | Der Typ des verknüpften Belegs. | |
| Ausstellender Mitarbeiter | Der Mitarbeiter, der den verknüpften Beleg ausgestellt hat. | |
| Hinzugefügt | Zeitpunkt des Hochladens der Datei (Registerkarte Dateien). | |
| Klassifizierung | Die Klassifizierung der Datei; änderbar mit der Schaltfläche Klassifizierung. | |
| Bezeichnung | Der Name der Datei. |
Partner-Firmenname, Partner-Ansprechpartner, Zuständiger Mitarbeiter, Aufgabentyp, Kalender, Board, Individuelle Farbe und Tags kannst du nur bearbeiten, solange die Aufgabe den ersten Status (ID 1) hat. Ist die Aufgabe in einem anderen Status (zum Beispiel weil du sie abgeschlossen hast), sind diese Felder ausgegraut. Betreff, Status, Erinnerung, Priorität, die geplanten Daten und die Beschreibung bleiben änderbar, sodass du die gesperrten Felder durch Zurücksetzen des Status wieder bearbeitbar machen kannst.
Erinnerung und Partner-Firmenname sind Pflichtfelder. Schlägt das Speichern fehl, prüfe im Kopfbereich das Feld Erinnerung, wechsle dann zur Registerkarte Kundendaten und wähle einen Partner aus den Vorschlägen, die beim Tippen erscheinen. Ist der Partner noch nicht im System, lege ihn mit der Schaltfläche + oder mit der Schaltfläche Neuer Partner auf der Registerkarte Zusatzfunktionen an.
Die Registerkarte Dateien verwaltet die Dateien des mit der Aufgabe verknüpften Belegs, daher sind Neu und Durchsuchen nur bei einer Aufgabe nutzbar, die mit einem anderen Beleg (zum Beispiel einem Projekt) verknüpft ist. Bei einer eigenständigen Aufgabe erscheinen sie ausgegraut, wie im Bild zu sehen. Wenn du eine Aufgabe zu einem Projekt anlegen möchtest, starte sie im Projektblatt mit der Schaltfläche Neue Aufgabe.
Das Belegdatum zeigt den Tag, an dem die Aufgabe angelegt wurde; das System füllt es aus und es ist nicht bearbeitbar. Willst du einen Zeitpunkt festlegen, zu dem das System dich erinnern soll, nutze das Feld Erinnerung, und den geplanten Zeitraum gibst du mit Geplanter Beginn und Geplantes Ende an.
Auf dem Blatt wählst du im Feld Status einen anderen Status (zum Beispiel Erledigt) und speicherst mit der Schaltfläche Speichern. Die Abschluss-Option im Rechtsklick-Menü der Liste und das Ziehen der Karten in der Kanban-Ansicht bewirken dasselbe; beschrieben sind sie in der Anleitung Aufgabenliste. Den im Feld Kalender gewählten Kalender stellt die Anleitung Kalender vor.
Das Modul Aufgabe erscheint unter Hauptmenü / CRM / Kundenverwaltung nur, wenn es deinem Benutzer zugewiesen ist. Siehst du es nicht, bitte den Systemadministrator, die Modulzuweisung in deinen Benutzereinstellungen zu prüfen.
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