A vállalkozások mindennapjaiban kiemelt szerepet játszik a számlázás és a kapcsolódó adminisztráció. Első ránézésre egyszerűnek tűnhet: teljesítünk egy szolgáltatást vagy értékesítünk egy terméket, majd kiállítunk egy számlát. A gyakorlat azonban sokszor ennél jóval összetettebb. A vevők gyakran előleget fizetnek, a vállalkozás pedig sok esetben szeretné biztosítani a fizetés teljesítését még a szolgáltatás vagy termék átadása előtt. Ekkor lép be a képbe a díjbekérő, más néven proforma számla, valamint az ezekhez kapcsolódó előleg- és végszámla.
A probléma ott kezdődik, hogy sokan összekeverik a díjbekérőt a számlával. A kettő között azonban lényegi különbség van: míg a számla számviteli bizonylat, amely könyvelendő és a NAV Online Számla rendszerébe is beküldendő, addig a díjbekérő nem minősül számlának, csupán fizetési értesítő. A hibás használat komoly kockázatokat hordozhat: akár hibás áfabevalláshoz, NAV-bírsághoz, vagy a könyvelés torzulásához vezethet.
Ebben a cikkben részletesen bemutatjuk:
A díjbekérő (angolul: pro forma invoice) egy előzetes dokumentum, amelyet a vállalkozás bocsát ki a vevő felé még a teljesítés előtt. Célja, hogy a vevő tisztában legyen a fizetendő összeggel, és ez alapján teljesítse a fizetést. A díjbekérő tehát egyfajta fizetési értesítő.
A díjbekérőt a vállalkozások főként előleg bekérésére használják. Például egy építőipari projekt esetén a kivitelező gyakran a munka megkezdése előtt bekér egy meghatározott összeget a díjbekérő segítségével. Ugyanez igaz webshopokban is: sok szolgáltató előre kéri a fizetést, mielőtt a terméket feladná.
A „proforma invoice” kifejezés főként a nemzetközi kereskedelemből ered. Külkereskedelemben gyakran használják vámeljárásokhoz, banki finanszírozáshoz, vagy előzetes ármegállapítás céljából. Magyar jogi értelemben azonban ugyanaz vonatkozik rá, mint a díjbekérőre: nem számviteli bizonylat.
Amikor a díjbekérő alapján a vevő teljesíti a fizetést, a pénz beérkezésekor az összeg előlegnek minősül. Ilyenkor a vállalkozásnak előlegszámlát kell kiállítania, amely már valódi számla.
Az előlegszámla tehát az a pont, amikor a vállalkozásnak már adófizetési kötelezettsége keletkezik, még akkor is, ha a teljesítés csak később történik meg. Az Áfa tv. 59. § egyértelműen kimondja: „az előleg kézhezvétele az adófizetési kötelezettség keletkezésének időpontja.”
A tényleges teljesítéskor kiállítandó számla, amely tartalmazza a teljes ellenértéket, valamint az előleg levonását. A végszámlán kötelező feltüntetni az előlegszámlát, így biztosítva az átláthatóságot.
A díjbekérő nem minősül számlának, így nincs NAV-jelentési kötelezettsége. A NAV Online Számla rendszerbe csak az előleg- és végszámlákat kell beküldeni.
A 2018-ban bevezetett Online Számla rendszer célja az áfa-csalások visszaszorítása és az átláthatóság növelése. Ma már minden belföldi adóalany számára kiállított számla bekerül a NAV rendszerébe. Az adatszolgáltatásnak szinte valós idejűnek kell lennie.
A díjbekérő esetén nincs jelentési kötelezettség, mivel nem számla. Amint azonban előlegszámlát vagy végszámlát állít ki a vállalkozás, az adatszolgáltatás automatikusan kötelező.
Az Áfa tv. 59. § értelmében: „az előleg kézhezvétele az adófizetési kötelezettség keletkezésének időpontja.” Ez világosan jelzi, hogy a díjbekérő után nincs áfafizetési kötelezettség, de az előlegszámlával már igen.
A gyakorlatban sok vállalkozás követ el hibát:
Ezek mind komoly kockázatot hordoznak:
A helyes bizonylatkezelés tehát nem adminisztratív teher, hanem a vállalkozás biztonságának és pénzügyi stabilitásának alapja.
A Logzi ERP számlázási modulja úgy lett kialakítva, hogy minden esetben megfeleljen a hatályos magyar jogszabályoknak, és közben a lehető legegyszerűbb, leggyorsabb és legrugalmasabb működést biztosítsa a felhasználóknak.
A díjbekérő (proforma számla) és az előlegszámla közötti különbség kulcsfontosságú a szabályos számlázásban. Míg a díjbekérő pusztán fizetési értesítő, addig az előlegszámla már valódi számla, amely áfafizetési kötelezettséggel jár, és a NAV felé is jelentendő. A végszámla pedig lezárja a folyamatot, tartalmazva az előleg levonását.
A helyes bizonylatkezelés nemcsak jogszabályi kötelezettség, hanem a vállalkozás pénzügyi biztonságának záloga is. A Logzi ERP ebben kínál megoldást:
A Logzi-val biztos lehetsz abban, hogy vállalkozásod számlázása mindig pontos, naprakész és NAV-kompatibilis lesz.
Érdeklődsz a szoftverünkkel kapcsolatban, írj bátran!
Ha nem találod a választ és szükséged van segítségre
Regisztrációdat hozd létre most,
fizess később!
