Auf diesem Datenblatt legst du An Kunden gesendetes Angebot -Belege an und bearbeitest sie. Das Datenblatt besteht aus den Kopfdaten (Belegnummer, Status, Währung, Zahlungsart, Gültigkeit, Partner und Adressen), den darunter liegenden Registern (Positionen, Kunden- und interne Bemerkung, Einstellungen, verknüpfte Belege, Aufgaben, Dateien, benutzerdefinierte Felder) und einer Summenzeile am unteren Rand (Nettowert, Umsatzsteuerwert, Bruttowert). Aus einem abgeschlossenen Angebot kannst du über das Menü Belegverwaltung eine Kundenbestellung, eine Rechnung oder einen Lieferschein starten.
Die möglichen Status des Belegs sind: Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert, Verwendet. Bei einem bereits gespeicherten Beleg erscheinen oben am Datenblatt weitere Register (Details, Verlauf, E-Mail, Paketverfolgung, CRM, Statusverlauf, Ereignisse); ihre Funktionsweise wird in dieser Anleitung nicht im Detail beschrieben.
Ein neues Angebot öffnest du über Hauptmenü / Verkauf / An Kunden gesendetes Angebot / Neu. Ein bereits erfasstes Angebot erreichst du unter Hauptmenü / Verkauf / An Kunden gesendetes Angebot / Liste, indem du den Beleg markierst und auf die Schaltfläche Öffnen klickst. Die Screenshots stammen aus der ungarischsprachigen Demo-Oberfläche.
Die Felder der Kopfdaten:
Mit der Schaltflächenleiste des Registers Positionen verwaltest du die Positionen des Belegs. Die Schaltflächen sind nur bei einem Beleg im Status Entwurf nutzbar:
Gib im Register Eigenschaften des Fensters für die neue Position die Daten der Position an: Artikelnummer, Bezeichnung, Menge, MwSt.-Satz, Netto-Grundpreis, Rabatt / Aufschlag, Netto-Einzelpreis, Brutto-Einzelpreis, Positionskommentar. Das rechte Feld zeigt in den Registern Basisdaten und Sonstiges zur Information die Preise und Bestandsdaten des Produkts. Am unteren Rand des Fensters siehst du den Nettowert, den Umsatzsteuerwert und den Bruttowert der Position; prüfe sie vor dem Speichern, denn die Preisfelder hängen miteinander zusammen. Im Register Lagerstammdaten kannst du den Standort und, falls du sie verwendest, den Lagerplatzcode und die Palette angeben.
Die Schaltflächen des Fensters:
Im Register Verknüpfte Belege siehst du, welche Belege aus dem Angebot entstanden sind und auf welchem Beleg es verwendet wurde. Der Text der Zeilen zeigt die Richtung der Verknüpfung (zum Beispiel „… wurde auf Beleg Nr. … verwendet" oder „aus Beleg Nr. … erstellter Beleg").
Die ersten drei Schaltflächen im Register Aktionen führen das Angebot durch seine Status. Die Schaltflächen Abschluss und Löschen sind nur bei einem Beleg im Status Entwurf aktiv:
Auf dem Datenblatt eines bereits abgeschlossenen Angebots sind die Schaltflächen Abschluss und Löschen inaktiv. Das Löschen eines abgeschlossenen Angebots und das Setzen auf Verwendet findest du unter den Aktionen der Liste.
Im Register Zusatzfunktionen findest du die Ansicht Gesendete E-Mails, die Schaltfläche Neue E-Mail (Externer E-Mail-Client oder Interner E-Mail-Client), die Schaltflächen Neues Produkt, Neuer Partner und Neue Aufgabe sowie das Öffnen der Partnerkarte. Neue E-Mail ist nur bei einem gespeicherten Beleg nutzbar. Im Register Ansicht und Layout kannst du mit den Einstellungen Oberfläche und Funktionsweise und Spalten das Aussehen und die Spalten der Positionstabelle anpassen. Am rechten Ende der Registerleiste öffnet der Link CRM die zum Beleg gehörenden CRM-Notizen.
Speichere das Angebot, bevor du es abschließt oder daraus einen neuen Beleg startest: Der Abschluss und die Aktionen der Belegverwaltung arbeiten mit dem gespeicherten Stand. Wenn du das Angebot gleich an den Kunden senden willst, wähle über den Pfeil neben der Schaltfläche Abschluss die Option Abschließen und herunterladen, dann erhältst du das endgültige PDF in einem Schritt.
Die Felder der Kopfdaten und ihre Bedeutung:
| Feld / Element | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegnummer | Die eindeutige Kennung des Angebots (z. B. VAJKUL000029/2026). Vom System verwaltet, auf dem Datenblatt nicht bearbeitbar. | |
| Status | Der aktuelle Zustand des Belegs (Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert, Verwendet). Schreibgeschützt. | |
| Währung | Die Währung des Belegs. Auf einem neuen Datenblatt Pflicht, bei einem bestehenden Beleg nicht änderbar. | |
| Wechselkurs | Der Wechselkurs der Währung; bei einem bestehenden Beleg nicht änderbar. | |
| Gewählte Zahlungsart | Die auf dem Angebot ausgewiesene Zahlungsart; mit der Schaltfläche daneben lässt sich eine neue Zahlungsart anlegen. | |
| Belegdatum | Das Erstellungsdatum des Belegs. Schreibgeschützt. | |
| Gültigkeit | Das Datum, bis zu dem das Angebot gilt; zum Speichern muss es ausgefüllt sein. | |
| Versandart | Die für das Angebot wählbare Versandart. | |
| Betreff | Der Freitext-Betreff des Angebots. | |
| Partner-Firmenname | Der Name des mit dem Beleg verknüpften Partners; daneben kannst du das Partner-Datenblatt öffnen und einen neuen Partner anlegen. | |
| Partner-Ansprechpartner | Der Ansprechpartner auf Partnerseite; daneben lässt sich ein neuer Ansprechpartner anlegen. | |
| Rechnungsadresse | Eine aus den beim Partner erfassten Rechnungsadressen gewählte Adresse; daneben lässt sich eine neue Adresse anlegen. | |
| Lieferadresse | Eine aus den beim Partner erfassten Lieferadressen gewählte Adresse; daneben lässt sich eine neue Adresse anlegen. |
Die Felder des Registers Einstellungen:
| Feld / Element | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Rechnungsadresse | Eine aus den Rechnungsadressen deiner Firma gewählte Adresse (ein anderes Feld als die Rechnungsadresse des Partners in den Kopfdaten). | |
| Projekt | Das mit dem Beleg verknüpfbare Projekt; mit der Schaltfläche + lässt sich ein neues Projekt anlegen. | |
| Auftragsnummer | Die mit dem Beleg verknüpfbare Auftragsnummer; mit der Schaltfläche + lässt sich eine neue Auftragsnummer anlegen. | |
| Abteilungsnummer | Die mit dem Beleg verknüpfbare Abteilungsnummer; mit der Schaltfläche + lässt sich eine neue Abteilungsnummer anlegen. | |
| Kundenbestellnummer | Die eigene Bestellkennung des Kunden, falls du im Angebot darauf verweisen willst. | |
| Der Kunde kann über seinen Zugang bestellen | Eine Ja / Nein-Auswahl; sie legt ihrem Namen nach fest, ob der Kunde das Angebot über seinen eigenen Zugang bestellen kann. |
Die Felder des Fensters für die neue Position:
| Feld / Element | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Artikelnummer | Die Artikelnummer des Produkts, mit der es in den Stammdaten identifiziert werden kann. | |
| Bezeichnung | Der Name des Produkts oder der Dienstleistung auf der Position. | |
| Menge | Die Menge der Position; die Einheit des Produkts wird im Feld angezeigt. Es muss eine Zahl angegeben werden. | |
| MwSt.-Satz | Der auf die Position angewandte Mehrwertsteuersatz (z. B. 27 %). | |
| Netto-Grundpreis | Der Netto-Grundpreis der Position. | |
| Rabatt / Aufschlag | Ein prozentualer Rabatt oder Aufschlag auf die Position. | |
| Netto-Einzelpreis | Der Nettopreis einer Einheit der Position auf dem Beleg. | |
| Brutto-Einzelpreis | Der Bruttopreis einer Einheit der Position auf dem Beleg. | |
| Positionskommentar | Ein Freitextkommentar zur Position. | |
| Standort | Der im Register Lagerstammdaten wählbare Standort; das Fenster kennzeichnet ihn als Pflicht. |
Die Kennzeichnung der Menge als Pflicht ist eine Schlussfolgerung aus der Zahlenprüfung des Feldes; dass MwSt.-Satz und Bezeichnung Pflicht sind, zeigt das Fenster direkt an.
Die Spalten der Tabelle im Register Positionen:
| Feld / Spalte | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Bezeichnung | Der Name des Produkts oder der Dienstleistung auf der Position. | |
| Artikelnummer | Die Artikelnummer des Produkts. | |
| Menge | Die Menge der Position. | |
| Netto-Einzelpreis | Der Nettopreis pro Einheit. | |
| MwSt.-Satz | Der auf die Position angewandte Mehrwertsteuersatz (auf dem Datenblatt als Prozentwert, z. B. 27 %). | |
| Nettowert | Der gesamte Nettowert der Position. | |
| Umsatzsteuerwert | Der Umsatzsteuerbetrag der Position. | |
| Bruttowert | Der gesamte Bruttowert der Position. |
Am unteren Rand des Datenblatts zeigt die Summenzeile Nettowert, Umsatzsteuerwert und Bruttowert den Gesamtbetrag des Belegs in der gewählten Währung.
Die Spalten des Registers Verknüpfte Belege:
| Feld / Spalte | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegnummer | Die Kennung des verknüpften Belegs. | |
| Belegdatum | Das Erstellungsdatum des verknüpften Belegs. | |
| Belegtyp | Die Art des verknüpften Belegs (z. B. Bestellung, Warenausgang). | |
| Ausstellender Mitarbeiter | Der Mitarbeiter, der den verknüpften Beleg ausgestellt hat. | |
| Aktion | Mit der Aktion neben der Zeile öffnest du den verknüpften Beleg. |
Das Modul An Kunden gesendetes Angebot erscheint unter Hauptmenü / Verkauf nur, wenn es deinem Benutzer zugewiesen ist. Wenn du es nicht siehst, bitte den Systemadministrator, die Modulzuweisung in deinen Benutzereinstellungen zu prüfen.
Prüfe, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind: Gewählte Zahlungsart, Gültigkeit, Partner-Firmenname, die Rechnungsadresse und die Lieferadresse des Partners, die Felder Rechnungsadresse und Der Kunde kann über seinen Zugang bestellen im Register Einstellungen und auf einem neuen Datenblatt auch die Währung. Wenn das Speichern mit einer Fehlermeldung abbricht, lies die Meldung, korrigiere das angegebene Feld und versuche es erneut.
Die Felder und die Positionsschaltflächen lassen sich nur bei einem Beleg im Status Entwurf bearbeiten. Ein abgeschlossenes Angebot ist endgültig: Auch die Schaltflächen Abschluss und Löschen sind dort inaktiv. Wenn du es ändern musst, erstelle über Belegverwaltung > Kopieren eine Kopie und bearbeite diese. Belegnummer, Status und Belegdatum lassen sich nie bearbeiten, und Währung und Wechselkurs sind bei einem bestehenden Beleg nicht änderbar.
Speichern erfasst die Daten, das Angebot bleibt aber ein Entwurf, sodass du es weiter bearbeiten kannst. Der Abschluss finalisiert den Beleg, danach ist keine weitere Änderung mehr möglich. Wenn du gleichzeitig speichern und abschließen willst, nutze über den Pfeil neben der Schaltfläche Speichern die Option Speichern und abschließen.
Die Optionen CSV, das endgültige PDF sowie Kundenbestellungen, Rechnungsstellung und Lieferschein sind nur bei einem abgeschlossenen (oder weiter fortgeschrittenen) Beleg verfügbar. Im Status Entwurf nutzbar sind die PDF-Vorschau und die XLSX; wenn du die endgültige Ausfertigung brauchst oder zu einer Bestellung übergehen willst, schließe das Angebot zuerst ab.
Schließe das Angebot ab und starte die Bestellung dann über Belegverwaltung > Kundenbestellungen. Das System öffnet das Datenblatt der neuen Bestellung mit den Daten des Angebots; du speicherst und schließt sie ab. Den entstandenen Beleg kannst du im Register Verknüpfte Belege des Angebots verfolgen. Die Optionen Rechnungsstellung und Lieferschein funktionieren ähnlich.
Der Status Verwendet zeigt, dass das Angebot bereits verwendet wurde und daraus ein anderer Beleg entstanden ist. Du kannst diesen Status bei einem abgeschlossenen Angebot mit der Aktion zum Markieren als verwendet in der Liste setzen; das Register Verknüpfte Belege zeigt dann, auf welchem Beleg es verwendet wurde. Die Einzelheiten beschreibt die Anleitung Liste An Kunden gesendetes Angebot.
Diese Aktionen sind nur bei einem gespeicherten Beleg verfügbar. Speichere auf einem neuen Datenblatt das Angebot zuerst.
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