In diesem Modul kannst du die Eingangslieferschein-Belege einsehen und verwalten. Ein Eingangslieferschein hält fest, welche Ware du von einem Lieferanten erhalten hast — den Beleg legst du auf Basis des vom Lieferanten gesendeten Lieferscheins an. In der Listenansicht findest du alle bisher angelegten Belege an einem Ort, kannst darin suchen und die wichtigsten Aktionen direkt von hier aus starten (neuen Beleg anlegen, abschließen, löschen, herunterladen, drucken, E-Mail senden, auf Basis des Belegs eine Eingangsrechnung oder einen Wareneingang erstellen).
Die möglichen Status der Eingangslieferschein-Belege sind: Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert, Verwendet — die Bedeutung und die Einschränkungen der einzelnen Status werden im Abschnitt Häufige Fragen erläutert.
Klicke auf Hauptmenü / Transport / Eingangslieferschein / Liste, dann siehst du alle bisher angelegten Eingangslieferscheine. Über der Tabelle kannst du mit den Schaltflächen im Reiter Aktionen mit dem ausgewählten Beleg arbeiten:
Am rechten Ende der Reiterzeile führt der Link Analytik zur Statistikseite der Eingangslieferscheine, und mit dem Zwischenablage-Symbol kannst du den Tabelleninhalt in die Zwischenablage kopieren, zum Beispiel zum Einfügen in eine Tabellenkalkulation.
Klicke über der Tabelle auf den Reiter Suche, dann erscheinen die Filtermöglichkeiten. Sofort sichtbare Felder: Partner-Firmenname, Belegnummer, Währung und Status (du kannst mehrere Status gleichzeitig auswählen). Mit der Schaltfläche „Erweiterung“ öffnen sich weitere Filter: Belegdatum, Leistungsdatum, Mitarbeiter, Artikelnummer, Projekt, Auftragsnummer und Abteilungsnummer. Mit der Schaltfläche Suche filterst du nach den eingestellten Bedingungen.
Mit dem Disketten-Symbol neben der Suchschaltfläche kannst du die aktuellen Suchbedingungen speichern — danach lädt die Liste entsprechend dem gespeicherten Zustand —, mit dem daneben liegenden Symbol löschst du die gespeicherte Suche.
Im Reiter Ansicht und Layout stellst du ein, wie die Liste für dich angezeigt wird:
Diese Einstellungen werden personalisiert, an deinen Benutzer gebunden, gespeichert und bleiben daher auch bei der nächsten Anmeldung erhalten.
Im Bereich unter der Liste kannst du die Details eines ausgewählten Belegs schnell ansehen, ohne den Beleg selbst öffnen zu müssen. Die Reiter des Bereichs:
Der Bereich lässt sich mit dem Symbol in der oberen rechten Ecke anheften, seine Größe kannst du durch Ziehen der Trennlinie am oberen Rand des Bereichs ändern.
Im Reiter Zusatzfunktionen findest du zusätzliche Möglichkeiten zum ausgewählten Beleg:
Wenn du die Lieferantenrechnung auf Basis des Lieferscheins erfassen möchtest, gib die Daten nicht erneut ein: wähle den abgeschlossenen Lieferschein aus und nutze dann Belegverwaltung / Eingangsrechnungen — die neue Eingangsrechnung öffnet sich mit den Daten des Lieferscheins vorausgefüllt. Wenn du die Belegdatei nach dem Abschließen sofort brauchst, wähle über den Pfeil neben der Schaltfläche Abschließen die Option Abschließen und herunterladen.
Die Standardspalten der Tabelle und ihre Bedeutung:
| Feld / Element | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegnummer | Die Kennung des Eingangslieferscheins, in der Regel die vom Lieferanten auf den Lieferschein gedruckte Nummer. | |
| Belegdatum | Das Datum, an dem der Beleg angelegt wurde. | |
| Leistungsdatum | Das Datum, an dem die Lieferung tatsächlich erfolgt ist, also der Wareneingang. | |
| Partner-Firmenname | Der Name des mit dem Beleg verknüpften Partners (Lieferanten). | |
| Partner-Ansprechpartner | Der Name des Ansprechpartners auf Partnerseite. | |
| Nettowert | Der gesamte Nettowert der Positionen auf dem Beleg. | |
| MwSt.-Satz | Der MwSt.-Betrag der Positionen auf dem Beleg. | |
| Bruttowert | Der gesamte Bruttowert der Positionen auf dem Beleg. | |
| Währung | Die auf dem Beleg verwendete Währung (zum Beispiel HUF, EUR). | |
| Wechselkurs | Der auf dem Beleg verwendete Wechselkurs, wenn er nicht in der Basiswährung des Unternehmens erstellt wurde. | |
| Mitarbeiter | Der Name des Kollegen, der den Beleg erfasst hat. | |
| Status | Der aktuelle Zustand des Belegs (Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert, Verwendet). |
Der Umfang der angezeigten Spalten lässt sich unter Ansicht und Layout anpassen — die obige Liste zeigt die Standardansicht.
Die Spalten des Reiters Positionen im Vorschaufenster und ihre Bedeutung:
| Feld / Spalte | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Bezeichnung | Der Name des Produkts auf der Position. | |
| Artikelnummer | Die eindeutige Artikelnummer des Produkts, über die es auch in den Stammdaten identifiziert werden kann. | |
| Bruttogewicht | Das gesamte (mit der Menge multiplizierte) Bruttogewicht der Position, berechnet aus dem in den Produktstammdaten erfassten Einzelgewicht. | |
| Menge | Die Menge des eingegangenen Produkts, in der Mengeneinheit des Produkts. | |
| Netto-Einzelpreis | Der Nettopreis einer Einheit des Produkts auf dem Beleg. | |
| Aktion | Schnellaktionen zur Zeile — im Vorschaufenster nur ansehbar, die Positionen lassen sich nach dem Öffnen des Belegs bearbeiten. |
Abgeschlossen werden können nur Belege im Status Entwurf. Gelöscht werden können Belege im Status Entwurf, Abgeschlossen und Verwendet; Belege im Status Storno und Storniert entfernt nur noch Endgültiges Löschen aus der Liste. Wenn das Abschließen mit einer Fehlermeldung stoppt, lies die Meldung, prüfe die Daten und Positionen des Belegs und versuche es erneut.
Der Status Verwendet zeigt an, dass du mit dem abgeschlossenen Lieferschein fertig bist. Die Schaltfläche Verwendet funktioniert nur bei Belegen im Status Abgeschlossen und setzt den Beleg auf diesen Status, sodass du in der Liste bearbeitete und noch zu bearbeitende Lieferscheine leicht unterscheiden kannst. Du kannst auch im Feld Status des Reiters Suche danach filtern.
Diese Aktionen sind nur bei Belegen im Status Abgeschlossen (oder weiter fortgeschritten) verfügbar, da sich ein Entwurf noch ändern kann. Bei einem Entwurf kannst du Herunterladen / PDF-Vorschau und die XLSX-Exporte nutzen — wenn du das endgültige Exemplar brauchst, schließe den Beleg zuerst ab (auch mit der Option Abschließen und herunterladen). Achte auch darauf, dass die Zeile in der Tabelle ausgewählt ist, denn ohne Auswahl sind die Schaltflächen nicht aktiv.
Die Belegverwaltung startet aus den Daten des ausgewählten Lieferscheins einen weiteren Beleg, sodass du dieselben Daten nicht erneut eintippen musst. Du kannst zwischen Eingangsrechnungen, Wareneingang und Arbeitsblätter wählen, und mit den Optionen Änderung und Kopieren kannst du aus dem Lieferschein ein neues, bearbeitbares Exemplar erstellen.
Filtere die Liste im Reiter Suche auf die gewünschten Belege, dann kannst du mit Herunterladen / XLSX-Liste die gesamte aktuell sichtbare Liste in eine Tabelle exportieren, auch ohne Auswahl. Wenn du auch die Positionen brauchst, nutze die Option XLSX-Positionsliste.
Das Modul Eingangslieferschein erscheint unter Hauptmenü / Transport nur, wenn es deinem Benutzer zugewiesen ist. Wenn du es nicht siehst, bitte den Systemadministrator, die Modulzuweisung in deinen Benutzereinstellungen zu prüfen.
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