Im Datenblatt der Belegproduktvorlage stellst du ein wiederverwendbares Positionspaket zusammen: Du gibst den Betreff und die Währung der Vorlage an und fügst die Produkte oder Dienstleistungen hinzu, die du später mit einem Klick in einen anderen Beleg einfügen willst (zum Beispiel in eine Rechnung, eine Bestellung oder ein Angebot). Das Datenblatt folgt dem Aufbau anderer Belege, ist aber einfacher: Es gibt keinen Partner, keine Belegnummer und keinen Status.
Eine Vorlage hat keinen Status: Es gibt keinen Entwurf, keinen geschlossenen und keinen stornierten Zustand, daher bleibt nach dem Speichern jedes Feld und jede Position bearbeitbar. Es gibt zwei Ausnahmen: Die Währung kann nach dem ersten Speichern nicht mehr geändert werden, und das Belegdatum ist immer der Tag der Erstellung und nicht bearbeitbar.
Um eine neue Vorlage anzulegen, klicke auf Hauptmenü / Stammdaten / Belegproduktvorlage / Neu. Eine vorhandene Vorlage öffnest du unter Hauptmenü / Stammdaten / Belegproduktvorlage / Liste, indem du die Zeile auswählst und auf Öffnen klickst, oder du startest mit der Schaltfläche Kopieren aus einer vorhandenen Vorlage eine neue. Über dem Datenblatt findest du drei Registerkarten: Aktionen, Zusatzfunktionen und Ansicht und Layout. Die Registerkarte Aktionen hat zwei Schaltflächen:
Gib den Betreff der Vorlage ein: Unter diesem Namen findest du die Vorlage, wenn du sie in einem Beleg mit der Schaltfläche Vorlage lädst, wähle ihn daher aussagekräftig (zum Beispiel „Monatliche Wartung“). Wähle im Feld Währung die Währung der Vorlage; nach der Auswahl wird das Feld Wechselkurs automatisch ausgefüllt, und du kannst es bei Bedarf überschreiben. Das Feld Belegdatum zeigt den aktuellen Tag und kann nicht geändert werden.
Auf der Registerkarte Positionen verwaltest du die Zeilen der Vorlage mit den Schaltflächen Neu, Öffnen und Löschen:
Im Positionsfenster sind die Bezeichnung und der MwSt.-Satz Pflichtangaben. Gib die Menge und den Preis ein: Es genügt, entweder das Feld Nettowert oder das Feld Bruttowert auszufüllen, das System berechnet den anderen Wert aus dem MwSt.-Satz, und am unteren Rand des Fensters siehst du den Netto-, MwSt.- und Bruttobetrag der Position. Im Feld Bemerkung kannst du der Position einen Text hinzufügen. Die Schaltfläche Hinzufügen legt die Position in die Tabelle. Wichtig: Zu diesem Zeitpunkt befindet sich die Position nur im Datenblatt, in die Vorlage gelangt sie mit der Schaltfläche Speichern.
Klicke auf die Schaltfläche Speichern. Nach dem Speichern wird die Seite mit der bereits angelegten Vorlage neu geladen, die auch in der Seite Liste erscheint. Wenn du sie später änderst, ändern sich der Betreff und die Positionen; die Währung nicht.
Öffne den Beleg, dem du die Positionen hinzufügen willst, zum Beispiel eine Rechnung. Klicke bei den Positionsschaltflächen auf Vorlage, wähle im Feld Vorlage auswählen die Vorlage und klicke dann auf Produktvorlage laden. Die Positionen der Vorlage werden zu den vorhandenen Positionen des Belegs hinzugefügt. Die geladenen Positionen sind im Beleg eigenständig: Spätere Änderungen an der Vorlage ändern bereits erstellte Belege nicht.
Auf der Registerkarte Zusatzfunktionen kannst du mit der Schaltfläche Neues Produkt in einem neuen Tab ein Produkt anlegen, wenn die Vorlage eine Position braucht, die noch nicht unter deinen Produkten ist. Auf der Registerkarte Ansicht und Layout gibt dir die Schaltfläche Oberfläche und Funktionsweise Zugang zu den Einstellungen für das Aussehen des Datenblatts. Auf der Registerkarte Benutzerdefinierte Felder kannst du die auf dein Unternehmen zugeschnittenen Felder ausfüllen, falls es welche gibt.
Es lohnt sich, auch die Preise in der Vorlage anzugeben: Wenn in der Vorlage „Monatliche Wartung“ zum Beispiel die Arbeitszeit 150 und die Anfahrtspauschale 50 beträgt, musst du in der Rechnung nur noch die Mengen prüfen. Wenn sich der Preis einer Position oft ändert, lass in der Vorlage den zuletzt verwendeten Preis stehen und überschreibe ihn nach dem Laden im Beleg. Sobald der Beleg fertig ist, musst du die Vorlage nicht anfassen.
Die Kopffelder des Datenblatts und ihre Bedeutung:
| Feld / Element | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Betreff | Der Name der Vorlage; unter diesem Namen findest du sie in der Vorlagenauswahl der Belege. Es lohnt sich, ihn immer auszufüllen. | |
| Währung | Die Währung der Vorlage. Nach dem ersten Speichern kann sie nicht mehr geändert werden. | |
| Wechselkurs | Der Kurs der gewählten Währung; er wird bei der Währungsauswahl automatisch ausgefüllt. | |
| Belegdatum | Der Tag, an dem die Vorlage angelegt wurde, nicht bearbeitbar. |
Die Spalten der Tabelle Positionen und ihre Bedeutung:
| Positionsfeld | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Bezeichnung | Der Name des Produkts oder der Dienstleistung im Positionsfenster. Er wird bei der Produktauswahl automatisch ausgefüllt. | |
| Artikelnummer | Die Artikelnummer des Produkts; beim Tippen schlägt das System Produkte vor und lädt die Daten des gewählten. | |
| Netto-Einzelpreis | Der Nettopreis pro Einheit. Im Positionsfenster gibst du ihn im Feld Nettowert ein. | |
| MwSt.-Satz | Der auf die Position angewendete MwSt.-Satz. | |
| Menge | Die Menge der Position. | |
| Nettowert | Der Nettobetrag der Position (Einzelpreis multipliziert mit der Menge). | |
| MwSt.-Wert | Der MwSt.-Betrag der Position. | |
| Bruttowert | Der Bruttobetrag der Position. Im Positionsfenster kannst du mit dem Feld Bruttowert auch vom Bruttopreis ausgehen. | |
| Bemerkung | Ein Text, den du im Positionsfenster zur Position eingeben kannst. |
Eine Vorlage hat keinen Status, daher kann sie nicht geschlossen werden und bleibt nach dem Speichern bearbeitbar. Die Schaltfläche Löschen entfernt die Vorlage mit ihren Positionen endgültig, sie kann nicht wiederhergestellt werden. Positionen, die früher in Belege geladen wurden, bleiben erhalten, denn sie sind eigene Positionen des Belegs.
Das Feld Währung kann nur beim Anlegen einer neuen Vorlage gewählt werden; nach dem ersten Speichern ist es ausgegraut und nicht änderbar, weil die Preise der Positionen zu dieser Währung gehören. Wenn du eine Vorlage in einer anderen Währung brauchst, kopiere die Vorlage auf der Seite Liste oder lege eine neue mit der gewünschten Währung an.
Die Schaltfläche Hinzufügen des Positionsfensters legt die Position nur in die Tabelle, sie speichert sie nicht in der Datenbank. Wenn du das Datenblatt verlässt, ohne auf Speichern zu klicken, gehen die hinzugefügten Positionen verloren. Bestätige deine Änderungen immer mit der Schaltfläche Speichern auf der Registerkarte Aktionen.
Nein. Beim Laden einer Vorlage werden die Positionen als Kopien in den Beleg gelegt, daher wirkt sich ein späteres Ändern oder Löschen der Vorlage nicht auf früher erstellte Belege aus. Es betrifft nur danach geladene Positionen. Die Schritte des Ladens findest du auch in der Anleitung Rechnungsdatenblatt.
Wähle auf der Seite Liste der Belegproduktvorlagen die Vorlage aus, von der du ausgehen willst, und klicke auf die Schaltfläche Kopieren. Das neue Datenblatt öffnet sich mit den Positionen; ändere den Betreff und die Positionen, die du brauchst, und klicke dann auf Speichern.
Das Modul Belegproduktvorlage erscheint unter Hauptmenü / Stammdaten nur, wenn es deinem Benutzer zugewiesen ist. Wenn du es nicht siehst, bitte den Systemadministrator, die Modulzuweisung in deinen Benutzereinstellungen zu prüfen.
Möchten Sie nicht stundenlang nach einer Lösung suchen? Wählen Sie den effizientesten Weg: Buchen Sie eine persönliche, 45-minütige Online-Schulung, bei der wir uns ausschließlich um Sie kümmern. Ob Überblick über die Grundlagen oder detaillierte Einrichtung eines bestimmten Moduls – unser Experte führt Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess.
Verschwenden Sie keine Zeit – fordern Sie Hilfe an!
Unser Ziel ist es, dass Sie unser System so schnell und effizient wie möglich nutzen. Egal ob Sie ganz neu bei uns sind oder bei einer bestimmten Einstellung nicht weiterkommen – zögern Sie nicht, um Hilfe zu bitten!
Interessierst du dich für unsere Software? Schreib uns einfach!
Jetzt registrieren,
später bezahlen!
