In diesem Datenblatt legst du Abteilungsnummer-Datensätze an und bearbeitest sie. Eine Abteilungsnummer ist eine Kennung, die du selbst festlegst (zum Beispiel das Kürzel einer Abteilung, einer Werkstatt oder eines Standorts). Wenn du sie auf Belegen auswählst, kannst du alle Belege einer Abteilung unter einer Kennung verwalten. Optional kannst du der Abteilungsnummer einen Partner und einen Rechnungsblock zuordnen.
Um eine neue Abteilungsnummer anzulegen, klicke auf Hauptmenü / Stammdaten / Produktionsverfolgung / Abteilungsnummer / Neu. Du kannst auch die Schaltfläche Neu auf der Seite Hauptmenü / Stammdaten / Produktionsverfolgung / Abteilungsnummer / Liste verwenden. Um eine vorhandene Abteilungsnummer zu bearbeiten, markiere sie in der Liste und klicke auf Öffnen.
Gehört die Abteilung zu einem Partner, beginne im Feld Partner-Firmenname den Partnernamen einzutippen und wähle den passenden aus den Vorschlägen. Das Feld ist kein Pflichtfeld, du kannst das Datenblatt also auch ohne Partner speichern. Neben dem Feld findest du zwei Symbole: Das Partner-Symbol öffnet das Datenblatt des gewählten Partners in einem neuen Browser-Tab (hast du noch keinen Partner gewählt, weist dich das System darauf hin), mit dem Symbol + legst du schnell einen neuen Partner an, ohne das Datenblatt zu verlassen.
Nach der Auswahl eines Partners wird die Liste Partner-Ansprechpartner mit den Ansprechpartnern dieses Partners gefüllt, und du kannst einen davon wählen (Standardwert ist Bitte auswählen). Unten im Datenblatt kannst du auf dem Reiter Beschreibung im Feld Bemerkung freien Text zur Abteilung eintragen.
Auf dem Reiter Einstellungen kannst du in der Liste Rechnungsblock wählen, welcher Rechnungsblock zur Abteilung gehört. Die Einträge erscheinen in der Form Name (Präfix) und enthalten deine eigenen Rechnungsblöcke. Wird das Datenblatt eines Belegs geöffnet, zu dem eine Abteilungsnummer gehört, übernimmt das System den Rechnungsblock des Belegs aus dem bei der Abteilung eingestellten Block. Möchtest du keinen Rechnungsblock festlegen, lass den Wert auf Bitte auswählen.
Klicke auf dem Reiter Aktionen auf Speichern, um die Abteilungsnummer zu erfassen. Kein Feld des Datenblatts ist als Pflichtfeld markiert, es lohnt sich aber, immer die Abteilungsnummer auszufüllen, denn sie siehst du in der Liste und auf Belegen. Auf dem Reiter Zusatzfunktionen öffnet die Schaltfläche Neuer Partner das Formular für einen neuen Partner in einem neuen Browser-Tab, sodass du die Abteilungsnummer ohne Unterbrechung weiter bearbeiten kannst.
Hat jede deiner Abteilungen einen eigenen Rechnungsblock, lege ihn auf dem Reiter Einstellungen des Abteilungsnummer-Datenblatts fest: Wählst du die Abteilung auf einem Beleg aus, ist der passende Rechnungsblock bereits eingestellt, und du musst ihn nicht von Hand ändern.
Die Felder des Datenblatts und ihre Bedeutung:
| Feld / Element | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Abteilungsnummer | Name oder Kennung der Abteilung; du siehst sie in der Liste und auf Belegen, daher lohnt es sich, sie immer auszufüllen. | |
| Datum | Das Erfassungsdatum; es wird nur angezeigt und kann nicht bearbeitet werden. | |
| Partner-Firmenname | Der mit der Abteilung verknüpfte Partner; beim Tippen aus den Vorschlägen wählbar, sein Datenblatt öffnest du mit dem Partner-Symbol, mit + legst du einen neuen an. | |
| Partner-Ansprechpartner | Der Ansprechpartner des Partners; Standardwert der Liste ist Bitte auswählen. | |
| Bemerkung (Reiter Beschreibung) | Freitext-Bemerkung zur Abteilung. | |
| Rechnungsblock (Reiter Einstellungen) | Der der Abteilung zugeordnete Rechnungsblock, wählbar in der Form Name (Präfix). | |
| Speichern (Schaltfläche) | Erfasst die Abteilungsnummer. | |
| Neuer Partner (Schaltfläche) | Öffnet das Formular für einen neuen Partner in einem neuen Browser-Tab (Reiter Zusatzfunktionen). |
Nein. Der Partner-Firmenname ist im Abteilungsnummer-Datenblatt kein Pflichtfeld, du kannst es also leer speichern. Gehört die Abteilung zu einem Partner, kannst du ihn eintragen, und dann kannst du in der Liste auch nach dem Partnernamen suchen. Im Arbeitsnummer-Datenblatt ist der Partner dagegen Pflicht.
Mit dem Rechnungsblock ordnest du der Abteilung den Rechnungsblock zu, den du für die Belege dieser Abteilung verwenden möchtest. Wird das Datenblatt eines Belegs geöffnet und gehört zum Beleg eine Abteilungsnummer, übernimmt das System den Rechnungsblock des Belegs aus dem bei der Abteilung eingestellten Wert. Wie sich das auf der Rechnung zeigt, siehst du im Rechnungsdatenblatt.
Das Datum zeigt den Tag, an dem die Abteilungsnummer erfasst wurde. Es wird vom System ausgefüllt und kann nicht bearbeitet werden. In der Liste erscheint dieser Wert in der Spalte Belegdatum, und du kannst bei der Suche auch danach filtern.
Das Partner-Symbol öffnet das Datenblatt des gewählten Partners in einem neuen Browser-Tab. Hast du noch keinen Partner gewählt, weist dich das System darauf hin, zuerst einen auszuwählen. Das Symbol + dient dem schnellen Anlegen eines neuen Partners.
In den Beleg-Datenblättern tippst du in das Feld Abteilungsnummer und wählst den Datensatz aus den Vorschlägen. Beispiele sind das Rechnungsdatenblatt, die Eingangsrechnung – Datenblatt und der Warenausgang-Beleg. Die angelegten Datensätze zeigt die Abteilungsnummer-Liste.
Das Modul Abteilungsnummer erscheint unter Hauptmenü / Stammdaten / Produktionsverfolgung nur, wenn es deinem Benutzer zugewiesen ist. Siehst du es nicht, bitte deinen Systemadministrator, die Modulzuweisung in deinen Benutzereinstellungen zu prüfen.
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