In diesem Modul kannst du Vereinbarungs-Belege (Verträge) einsehen und verwalten. Eine Vereinbarung ist ein an einen Partner gebundenes Dokument mit eigener Belegnummer (zum Beispiel SZERZ000003/2026), zu dem du auch Positionen, Bemerkungen, Dateien und zugehörige Aufgaben erfassen kannst. In der Listenansicht erreichst du alle Vereinbarungen an einem Ort, kannst darin suchen und die wichtigsten Aktionen direkt von hier aus starten.
Die möglichen Zustände einer Vereinbarung sind: Entwurf, Abgeschlossen, Storno und Storniert — die Bedeutung und die Einschränkungen der einzelnen Zustände werden im Abschnitt Häufige Fragen erläutert.
Klicke auf Hauptmenü / Stammdaten / Vereinbarung / Liste, dann erscheint die Liste der Vereinbarungen. Mit den Schaltflächen auf dem Reiter Aktionen über der Tabelle arbeitest du mit der ausgewählten Zeile (klicke zur Auswahl auf eine Zeile):
Wenn du mit der rechten Maustaste auf eine Zeile klickst, sind die schnellen Aktionen (Neu, Öffnen, Abschluss, Löschen, Kopieren) auch über ein Kontextmenü erreichbar.
Klicke über der Tabelle auf den Reiter Suche, dann erscheinen die Filtermöglichkeiten. Sofort sichtbar sind die Felder Partner-Firmenname, Belegnummer, Währung und Status. Ein Klick auf die Schaltfläche „Erweiterung“ öffnet weitere Filter: die Suche nach Zeitraum für Belegdatum und Leistungsdatum (mit Von- und Bis-Datum), Mitarbeiter, Projekt, Auftragsnummer und Abteilungsnummer. Mit der Schaltfläche Suche filterst du nach den eingestellten Bedingungen.
Auf dem Reiter Ansicht und Layout stellst du ein, wie die Liste für dich angezeigt wird:
Diese Einstellungen werden personalisiert und an deinen Benutzer gebunden gespeichert, bleiben also auch bei der nächsten Anmeldung erhalten.
Auf dem Reiter Zusatzfunktionen findest du Schnellbefehle zur ausgewählten Vereinbarung: Gesendete E-Mails zeigt die zur Vereinbarung versendeten E-Mails, im Dropdown Neue E-Mail kannst du mit dem Externen E-Mail-Client oder dem Internen E-Mail-Client eine neue Nachricht starten, Neue Aufgabe legt eine Aufgabe zur Vereinbarung an, Partnerkarte öffnet das Gesamtdatenblatt des Partners und CRM zeigt das zur Vereinbarung gehörende CRM-Panel an.
Wenn du etwas Ähnliches wie eine bereits erfasste Vereinbarung anlegen musst, fange nicht von vorn an: Wähle die Zeile aus und klicke auf Kopieren. Die Kopie öffnet sich als Entwurf, sodass du Partner, Positionen oder Gültigkeit noch vor dem Abschluss ändern kannst.
Die wählbaren Spalten der Tabelle und ihre Bedeutung. Die Spalten kannst du in der Einstellung Spalten ein- oder ausschalten:
| Feld / Element | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Kennung | Die systeminterne laufende Nummer der Vereinbarung. | |
| Belegnummer | Die Kennung der Vereinbarung (zum Beispiel SZERZ000003/2026); wird vom System vergeben. | |
| Belegdatum | Das Erstellungsdatum der Vereinbarung. | |
| Leistungsdatum | Das auf dem Datenblatt als Gültigkeit angegebene Datum. | |
| Änderung | Das Datum der letzten Änderung der Vereinbarung. | |
| Währungszeichen, Währung, Wechselkurs | Das Zeichen und der Name der Währung der Vereinbarung sowie der auf dem Datenblatt angegebene Wechselkurs. | |
| Status | Der aktuelle Status der Vereinbarung (Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert). | |
| Partner-Firmenname, Steuernummer | Name und Steuernummer des mit der Vereinbarung verknüpften Partners. | |
| Partner-Ansprechpartner, Telefonnummer | Name und Telefonnummer des ausgewählten Ansprechpartners des Partners. | |
| Partneradresse | Die auf dem Datenblatt ausgewählte Partneradresse. | |
| Mitarbeiter | Der Name des Mitarbeiters, der die Vereinbarung erfasst hat. | |
| Kundenbemerkung, Interne Bemerkung | Der Text der auf dem Datenblatt angegebenen Kundenbemerkung bzw. internen Bemerkung. | |
| Gelöscht | Zeigt an, ob die Vereinbarung gelöscht wurde. |
Die Felder des Reiters Suche und ihre Bedeutung:
| Feld / Element | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Partner-Firmenname | Filtert nach dem Namen des mit der Vereinbarung verknüpften Partners. | |
| Belegnummer | Filtert nach der Belegnummer der Vereinbarung. | |
| Währung | Filtert nach der Währung der Vereinbarung. | |
| Status | Filtert nach dem Status der Vereinbarung. | |
| Belegdatum | Befindet sich unter Erweiterung; Suche nach Erstellungsdatum mit Von- und Bis-Datum. | |
| Leistungsdatum | Befindet sich unter Erweiterung; Suche nach Gültigkeitsdatum mit Von- und Bis-Datum. | |
| Mitarbeiter | Befindet sich unter Erweiterung; filtert nach dem Mitarbeiter, der die Vereinbarung erfasst hat. | |
| Projekt, Auftragsnummer, Abteilungsnummer | Befinden sich unter Erweiterung; filtern nach dem der Vereinbarung zugeordneten Projekt, der Auftragsnummer bzw. der Abteilungsnummer. |
Der PDF-Download und E-Mail senden sind nur bei einer abgeschlossenen (nicht als Entwurf vorliegenden) Vereinbarung verwendbar. Wenn die Vereinbarung noch den Status Entwurf hat, schließe sie zuerst mit der Schaltfläche Abschluss ab oder wähle Abschließen und herunterladen, wodurch das PDF direkt nach dem Abschluss heruntergeladen wird. Der Download XLSX-Positionen funktioniert auch bei einem Entwurf.
Der Abschluss schließt die Vereinbarung endgültig ab: Ihr Status wird Abgeschlossen, und die Daten auf ihrem Datenblatt kannst du nicht mehr ändern. Löschen versetzt die Vereinbarung in den Status gelöscht oder storniert (eine stornierte Vereinbarung erscheint in der Liste mit dem Status Storniert) und lässt sich nicht rückgängig machen. Prüfe daher vor dem Löschen, ob du die richtige Zeile ausgewählt hast.
Sieh dir zuerst die auf dem Reiter Suche eingestellten Filter an (Partner-Firmenname, Belegnummer, Währung, Status sowie die Datums- und sonstigen Filter unter Erweiterung), lösche sie und suche dann erneut. Wenn die Liste mehrere Seiten hat, gehe mit dem Blätter-Element zur ersten Seite.
Diese kannst du auf dem Datenblatt angeben. Nach der Schaltfläche Neu oder Öffnen hilft dir die Anleitung Vereinbarungs-Datenblatt beim Ausfüllen der Felder.
Das Modul Vereinbarung erscheint unter Hauptmenü / Stammdaten nur, wenn es deinem Benutzer zugewiesen ist. Wenn du es nicht siehst, bitte den Systemadministrator, die Modulzuweisung in deinen Benutzereinstellungen zu prüfen.
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