In diesem Modul kannst du die Belege der Bestandsreservierung einsehen und verwalten. Ein Bestandsreservierungsbeleg hält fest, dass du eine bestimmte Produktmenge für einen Partner oder einen laufenden Vorgang zurücklegst — eine Reservierung bedeutet also keine Auslieferung, sondern dass die betreffende Menge nicht anderweitig angeboten werden soll. In der Listenansicht findest du alle bisher angelegten Reservierungsbelege an einem Ort, kannst darin suchen und die wichtigsten Aktionen direkt von hier aus starten (neue Reservierung anlegen, abschließen, löschen, herunterladen, drucken, Rechnung oder Warenausgang erstellen, Transport organisieren).
Die möglichen Status eines Bestandsreservierung-Belegs sind:
Die Einschränkungen der einzelnen Status werden im Abschnitt Häufig gestellte Fragen erläutert.
Ein Klick auf den Menüpunkt Hauptmenü / Bestandsverwaltung / Bestandsreservierung / Liste zeigt alle bisher angelegten Reservierungsbelege an. Über der Tabelle findest du auf dem Reiter Aktionen die folgenden Schaltflächen für den ausgewählten Beleg:
Am rechten Rand der Reiterleiste führt der Link Analytik zur Statistikseite der Bestandsreservierung, mit dem Zwischenablage-Symbol kannst du den Tabelleninhalt in die Zwischenablage kopieren, zum Beispiel zum Einfügen in eine Tabellenkalkulation. In dieser Liste gibt es keine eigene Schaltfläche zum Versenden von E-Mails: Wenn du zu einem Beleg eine E-Mail schreiben möchtest, nutze die Schaltfläche Neue E-Mail auf dem Reiter Zusatzfunktionen (siehe unten). Bitte beachte, dass die Screenshots die ungarische Oberfläche zeigen; in deiner Sprache gelten die im Text genannten Bezeichnungen.
Ein Klick auf den Reiter Suche über der Tabelle zeigt die Filtermöglichkeiten an. Die am häufigsten verwendeten Felder (Partner-Firmenname, Belegnummer, Währung, Status) sind sofort sichtbar. Über die Schaltfläche „Erweiterung“ öffnen sich weitere, detailliertere Filter: Suche nach Datum (Belegdatum, Leistungsdatum) sowie nach Mitarbeiter, Artikelnummer, Projekt, Auftragsnummer, Abteilungsnummer, Kundenbemerkung und Interne Bemerkung. Mit der Schaltfläche Suche wendest du die eingestellten Bedingungen an. Im Feld Status kannst du gleichzeitig mehrere Status auswählen.
Auf dem Reiter Ansicht und Layout stellst du ein, wie die Liste für dich angezeigt wird:
Diese Einstellungen werden personenbezogen, an deinen Benutzer gebunden gespeichert, bleiben also auch bei der nächsten Anmeldung erhalten.
Im Panel unterhalb der Liste kannst du die Details eines ausgewählten Belegs schnell einsehen, ohne den Beleg selbst öffnen zu müssen. Das Panel enthält mehrere Reiter:
Das Panel kann über das Symbol oben rechts fixiert werden (auf eine feste Größe eingestellt), die Größe lässt sich durch Ziehen der Trennlinie am oberen Rand des Panels anpassen.
Auf dem Reiter Zusatzfunktionen findest du zusätzliche, für die tägliche Arbeit hilfreiche Möglichkeiten für den ausgewählten Beleg:
Ein Rechtsklick auf eine Belegzeile bietet dieselben Schnellaktionen (Öffnen, Abschluss, Löschen, Kopieren usw.) über ein Kontextmenü wie der Reiter Aktionen.
Wenn die reservierte Ware später ausgegeben oder abgerechnet werden muss, erfasse die Positionen nicht erneut: Wähle die abgeschlossene Reservierung aus und erstelle über Belegverwaltung > Warenausgang oder Belegverwaltung > Rechnung den neuen Beleg — das System übernimmt die Positionen automatisch. Und wenn du nach dem Abschluss sofort einen Ausdruck der Reservierung brauchst, wähle im Pfeil neben der Schaltfläche Abschluss die Option Abschließen und drucken — so musst du nicht in einem separaten Schritt drucken.
Die Standardspalten der Tabelle und ihre Bedeutung:
| Feld / Element | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegnummer | Die eindeutige Kennung des Bestandsreservierungsbelegs, die gemäß der eingestellten Nummerierung vergeben wird. | |
| Belegdatum | Das Datum, an dem der Beleg erstellt wurde. | |
| Leistungsdatum | Das Leistungsdatum der Reservierung. | |
| Partner-Firmenname | Der Name des mit dem Beleg verknüpften Partners, für den die Reservierung erfolgt ist. | |
| Partner-Ansprechpartner | Der Name des Ansprechpartners auf Partnerseite. | |
| Nettowert | Der gesamte Nettowert der auf dem Beleg aufgeführten Positionen. Bei einem Storno-Beleg negativ. | |
| MwSt.-Satz | Der gesamte MwSt.-Betrag der auf dem Beleg aufgeführten Positionen. | |
| Bruttowert | Der gesamte Bruttowert der auf dem Beleg aufgeführten Positionen. | |
| Währung | Die auf dem Beleg verwendete Währung (z. B. Ft, €). | |
| Wechselkurs | Der auf dem Beleg angewendete Wechselkurs, falls er nicht in der Basiswährung des Unternehmens erstellt wurde. | |
| Mitarbeiter | Der Name des Kollegen, der den Beleg erfasst hat. | |
| Status | Der aktuelle Status des Belegs (Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert). |
Welche Spalten angezeigt werden, lässt sich unter Ansicht und Layout > Spalten anpassen — die obige Liste zeigt die Standardansicht.
Die Spalten des Reiters Positionen im Vorschaufenster und ihre Bedeutung:
| Feld / Spalte | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Bezeichnung | Der Name des Produkts auf der Position. | |
| Artikelnummer | Die eindeutige Artikelnummer des Produkts, über die es auch in den Stammdaten identifiziert werden kann. | |
| Bruttogewicht | Das gesamte (mit der Menge multiplizierte) Bruttogewicht der Position, berechnet anhand des in den Produktstammdaten hinterlegten Einheitsgewichts. | |
| Menge | Die reservierte Menge des Produkts, in der Maßeinheit des Produkts — je nach Stammdateneinstellung auch als Bruchzahl möglich. | |
| Netto-Einzelpreis | Der Nettopreis pro Einheit des Produkts auf dem Beleg. | |
| Aktion | Schnellaktionen für die Zeile (z. B. Position öffnen oder bearbeiten) — nur nach dem Öffnen des Belegs bearbeitbar, im Vorschaufenster nur zur Ansicht. |
Abgeschlossen werden können nur Belege im Status Entwurf, gelöscht nur Belege im Status Entwurf oder Abgeschlossen — Belege im Status Storno und Storniert können weder abgeschlossen noch gelöscht werden. Wenn das Abschließen oder Löschen mit einer Fehlermeldung abbricht, lies die Meldung, prüfe die Positionen des Belegs und versuche es dann erneut. Muss eine abgeschlossene Reservierung korrigiert werden, kannst du mit der Option Kopieren oder Löschen und kopieren schnell die korrigierte Fassung erstellen.
Das endgültige PDF und die Optionen der Belegverwaltung (Rechnung, Eingangsrechnung, Lieferschein, Ladenverkauf, Warenausgang) sind nur bei Belegen im Status Abgeschlossen (oder weiter fortgeschritten) verfügbar, da die Reservierung bis dahin noch geändert werden kann. Bei einem Beleg im Status Entwurf kannst du Herunterladen > PDF Vorschau und die XLSX-Exporte verwenden — wenn du das endgültige Exemplar brauchst, schließe den Beleg zuerst ab (auch mit der Option Abschließen und herunterladen). Stelle außerdem sicher, dass die Zeile in der Tabelle ausgewählt ist, denn ohne Auswahl sind die Schaltflächen nicht aktiv.
Auf dem Reiter Aktionen der Bestandsreservierung-Liste gibt es keine eigene Schaltfläche zum Versenden von E-Mails. Wähle den Beleg aus und nutze auf dem Reiter Zusatzfunktionen die Schaltfläche Neue E-Mail mit dem Externen E-Mail-Client oder dem Internen E-Mail-Client — bereits gesendete E-Mails siehst du über die Schaltfläche Gesendete E-Mails.
Der Warenausgang hält fest, dass die Ware das Lager tatsächlich verlassen hat. Die Bestandsreservierung legt dagegen nur die angegebene Menge für einen Partner oder Vorgang zurück, ohne Auslieferung. Gibst du die reservierte Ware später auch aus, wähle die abgeschlossene Reservierung aus und erstelle über Belegverwaltung > Warenausgang einen Ausgabebeleg daraus — die Positionen musst du nicht erneut erfassen.
Filtere die Liste auf dem Reiter Suche auf die gewünschten Belege und exportiere anschließend mit Herunterladen > XLSX-Liste die gesamte, aktuell angezeigte Liste in eine Tabelle — auch ohne Auswahl. Wenn du auch die Positionen brauchst, verwende die Option XLSX-Positionsliste.
Das Modul Bestandsreservierung erscheint unter Hauptmenü / Bestandsverwaltung / Bestandsreservierung / Liste nur, wenn es deinem Benutzer zugewiesen ist. Wenn du es nicht siehst, bitte den Systemadministrator, die Modulzuweisung in den Einstellungen deines Benutzers zu prüfen.
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