Warenausgang-Beleg

In diesem Modul verwaltest du Warenausgang-Belege. Ein Warenausgang-Beleg hält fest, wenn Produkte das Lager verlassen — zum Beispiel bei einer Lieferung an einen Kunden, bei interner Verwendung oder bei einer Ausbuchung. Diese Anleitung beschreibt die Bearbeitungsseite eines einzelnen Belegs: wie du einen neuen Beleg anlegst, wie du Positionen (bei Produkten mit Seriennummer auch die Seriennummern) hinzufügst und wie du ihn endgültig abschließt.

• Kopfdaten und Partner: Belegdatum, Leistungsdatum, Währung sowie Partner (Kunde), Ansprechpartner und Partneradresse lassen sich an einer Stelle einstellen.
• Mehrere Wege zur Positionserfassung: Positionen kannst du manuell (Neu), mit einem vereinfachten Fenster (Schnellerfassung), per Suche (Produktsuche), aus einer Barcode-Liste (Barcode-Scanner) oder aus einer XLSX-Datei (Importieren) erfassen.
• Seriennummern auswählen: Bei einem Produkt mit Seriennummer wählst du im Positionsfenster aus den auf Lager befindlichen Seriennummern aus, welche das Lager verlassen.
• Speichern und Abschließen getrennt: Beim Speichern werden die Daten nur erfasst; der Beleg wird erst beim Abschließen endgültig — bis dahin kannst du ihn frei ändern.
• Zugehörige Aktionen: Du kannst den Beleg herunterladen, drucken, kopieren und daraus einen Lieferschein erstellen.

Die möglichen Status eines Warenausgang-Belegs sind: Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert — ein neuer Beleg beginnt immer als Entwurf; die Bedeutung und die Einschränkungen der einzelnen Status erläutert der Abschnitt Häufige Fragen.

Die Screenshots in dieser Anleitung wurden in der ungarischen Oberfläche aufgenommen; wo in einem Bild eine Schaltfläche sichtbar ist, steht die ungarische Beschriftung in Klammern.

1. Neuen Warenausgang-Beleg öffnen

Klicke auf Hauptmenü / Bestandsverwaltung / Warenausgang / Neu, dann öffnet sich ein leerer Beleg. Einen bestehenden Beleg kannst du über Hauptmenü / Bestandsverwaltung / Warenausgang / Liste öffnen. Im oberen Teil der Seite findest du die Reiter Aktionen, Zusatzfunktionen und Ansicht und Layout, darunter die Kopfdaten des Belegs, dann den Reiter Positionen und die weiteren Reiter.

2. Kopfdaten ausfüllen

In den Kopfdaten findest du die folgenden Felder — die ausführliche Beschreibung der Pflicht- und optionalen Felder steht im Abschnitt Feldbeschreibung:

• Belegnummer: vor dem Speichern leer; beim ersten Speichern vergibt das System sie automatisch (z. B. KIV000718/2026), sie lässt sich nicht manuell ändern.
• Belegdatum und Leistungsdatum: das Erstellungsdatum des Belegs wird automatisch ausgefüllt; ändere das Leistungsdatum (den Tag, an dem die Produkte tatsächlich ausgegeben werden), wenn der Warenausgang nicht heute stattfindet.
• Währung (und Wechselkurs): standardmäßig ist die Basiswährung des Unternehmens eingestellt. Wenn du den Beleg in einer anderen Währung erstellen möchtest, wähle sie aus — dann erscheint auch das Feld Wechselkurs.
• Partner-Firmenname, Partner-Ansprechpartner, Partneradresse: wähle den Partner (den Kunden) aus, dann den zugehörigen Ansprechpartner und die Adresse. Ist der Partner noch nicht im System, kannst du ihn mit dem Symbol neben dem Feld direkt anlegen, und die Partnerdaten des Belegs werden automatisch ausgefüllt. Die Partnerkarte öffnest du mit dem Partnerkarten-Symbol daneben.

Bei internen Bewegungen (zum Beispiel interne Verwendung oder Ausbuchung) ist die Angabe eines Partners nicht erforderlich.

3. Positionen erfassen

Den Inhalt des Belegs erfasst du auf dem Reiter Positionen mit den Schaltflächen über der Positionstabelle. Du kannst zwischen mehreren Methoden wählen — nimm die, die in der jeweiligen Situation am schnellsten ist:

• Neu: Es öffnet sich das Positionsfenster, in dem du das Produkt anhand von Artikelnummer oder Bezeichnung auswählst und Menge und Preis angibst. Wähle es, wenn du eine einzelne Position ausführlich mit allen Daten erfassen möchtest.
• Schnellerfassung: ein vereinfachtes Positionsfenster, das in das Feld Artikelnummer springt und sich nach dem Speichern der Position sofort wieder öffnet. Sinnvoll, wenn du viele Positionen hintereinander erfassen musst und nicht nach jeder Position erneut auf die Schaltfläche klicken willst.
• Produktsuche: Du kannst unter den Produkten suchen und aus den Treffern auswählen. Wähle sie, wenn du die genaue Artikelnummer nicht kennst und dich nur an den Namen oder eine Eigenschaft des Produkts erinnerst.
• Barcode-Scanner: In ein Textfeld kannst du zeilenweise Barcodes und Mengen eintippen oder einlesen, und das System erfasst daraus alle Positionen auf einmal. Das Format der Zeilen lautet [Barcode];[Menge] — lässt du die Menge weg, wird 1 Stück erfasst. Bei einem Warenausgang nach Kommissionierliste ist das die schnellste Methode.
• Importieren: Positionen in großer Zahl aus einer XLSX-Datei erfassen. Im Fenster kannst du über den Link XLSX-Datei-Schema die erwartete Struktur der Datei herunterladen und sie ausgefüllt hochladen. Wähle es, wenn die Liste der auszugebenden Produkte bereits in einer Tabelle vorliegt.

Auf dem Reiter Eigenschaften des Positionsfensters (Schaltfläche Neu) stehen dir folgende Schaltflächen zur Verfügung:

• Hinzufügen: fügt die Position dem Beleg hinzu und schließt das Fenster.
• Hinzufügen und neues Produkt: fügt die Position hinzu und öffnet sofort ein neues, leeres Positionsfenster für das nächste Produkt.
• Neues Produkt: Ist das Produkt noch nicht in den Stammdaten, kannst du es hier neu anlegen, ohne den Beleg zu verlassen.
• Produktkarte und Produktsuche: öffnen die Detailkarte des ausgewählten Produkts bzw. suchen unter den Produkten.
• Kennungen: zeigt die Kennungen des Produkts (z. B. Barcode).

Auf dem Reiter Lagerstammdaten ist die Auswahl des Standorts Pflicht — sie legt fest, aus dem Bestand welches Standorts das Produkt entnommen wird —, hier kannst du auch Lagerplätze und Regale (Platzcode) sowie Paletten und Container angeben. Für die buchhalterischen Daten steht der Reiter Buchhaltung zur Verfügung.

Bei Produkten mit Seriennummer zeigt das Positionsfenster auch den Reiter Seriennummern. Hier wählst du aus der Liste der verfügbaren Seriennummern (Elérhető egyedszámok) aus, welche genau das Lager verlassen: Markiere eine Seriennummer und verschiebe sie mit der Schaltfläche Hinzufügen (Hozzáadás) zu den ausgewählten Seriennummern (Kiválasztott egyedszámok), nimm sie mit Zurücknehmen (Visszavonás) wieder heraus, und mit Alle hinzufügen (Mind hozzáadása) und Alle zurücknehmen (Mind visszavonása) verschiebst du alle auf einmal. Die Anzahl der ausgewählten Seriennummern wird oben auf dem Reiter angezeigt, und die Menge der Position füllt das System daraus automatisch aus. Bei chargenverwalteten (LOT) Produkten teilt die Schaltfläche oben auf dem Reiter (Egyedszám bontása) die Menge der markierten Seriennummer auf, sodass nur der benötigte Teil aus dem Bestand ausgegeben wird.

Weitere Schaltflächen über der Tabelle: Öffnen bearbeitet die markierte Position, Löschen entfernt sie, Kopieren verdoppelt sie, Produktetikett druckt ein Etikett, Vorlage lädt eine gespeicherte Positionsvorlage, Produktkarte öffnet die Karte des markierten Produkts, und Ergänzungen und Alternativen zeigt die zum Produkt gehörenden Ergänzungs- und Ersatzprodukte. Diese Schaltflächen sind nur bei markierter Position (bzw. bei einem Beleg im Status Entwurf) nutzbar.

4. Bemerkungen, Einstellungen und Anhänge

Neben dem Reiter Positionen gibt es weitere Reiter:

• Kundenbemerkung: ein an den Partner gerichteter Text, der auch auf der gedruckten oder heruntergeladenen Fassung des Belegs erscheint. Aus der Auswahlliste oben auf dem Reiter kannst du auch eine gespeicherte Textvorlage auswählen.
• Interne Bemerkung: eine nur innerhalb des Unternehmens sichtbare Notiz, die ebenfalls aus einer Vorlage geladen werden kann.
• Einstellungen: Hier gibst du die Rechnungsadresse an (welche Firmenadresse auf dem Beleg erscheint — Pflicht) sowie die Zuordnung zu Projekt, Auftragsnummer und Abteilungsnummer. Diese kannst du mit dem Symbol neben dem Feld direkt anlegen, falls sie noch nicht existieren.
• Verknüpfte Belege: die Belege, aus denen dieser entstanden ist oder die daraus erstellt wurden; mit dem Symbol am Zeilenende öffnest du sie direkt.
• Aufgaben: die Liste der zum Beleg erfassten Aufgaben mit Datum, Betreff, Bemerkung und dem Kollegen, der sie angelegt hat.
• Dateien: Verwaltung der dem Beleg angehängten Dokumente (z. B. unterschriebene Empfangsbestätigung): Neu – Datei hochladen, Öffnen, Löschen, Einstufung festlegen sowie Durchsuchen der bereits hochgeladenen Dateien.
• Benutzerdefinierte Felder: die vom Unternehmen selbst angelegten Zusatzfelder zum Beleg.

5. Speichern, Abschließen und Löschen

Auf dem Reiter Aktionen findest du die Schaltflächen, die den Lebenszyklus des Belegs steuern:

• Speichern: Die Daten werden erfasst, der Beleg bleibt aber im Status Entwurf und kann weiter bearbeitet werden. Im Aufklappmenü der Schaltfläche speichert und schließt Speichern und abschließen den Beleg in einem Schritt ab.
• Abschluss: Der Beleg wird finalisiert — danach ist keine Änderung mehr möglich. Nur bei einem Beleg im Status Entwurf verfügbar. Im Aufklappmenü erzeugt Abschließen und drucken oder Abschließen und herunterladen nach dem Abschluss sofort auch den Ausdruck.
• Löschen: Der Beleg erhält den Status gelöscht oder storniert, eine Wiederherstellung ist nicht möglich. Du kannst nur Belege im Status Entwurf und Abgeschlossen löschen. Die Option Löschen und kopieren im Aufklappmenü erstellt neben dem Löschen auch eine Kopie — wenn du den Beleg mit falschen Daten erfasst hast, kannst du so in einem Schritt neu beginnen.
• Verlauf: zeigt den zum markierten Beleg gehörenden Verlauf.

6. Herunterladen, Drucken und Belegverwaltung

• Herunterladen: Der Beleg lässt sich als CSV, XLSX und PDF herunterladen; du kannst ihn auch in der PDF-Vorschau ansehen, ohne ihn herunterzuladen.
• Drucken: Das Drucken des Belegs druckt den gesamten Beleg, das Produktetikett druckt die zu den Positionen gehörenden Etiketten.
• Belegverwaltung: Aus dem Beleg kannst du einen neuen, verknüpften Lieferschein erstellen, und mit Kopieren kannst du auf Grundlage der Belegdaten einen neuen Warenausgang starten. Der erstellte Beleg erscheint auch auf dem Reiter Verknüpfte Belege.

7. Zusatzfunktionen und Anpassen der Ansicht

Auf dem Reiter Zusatzfunktionen findest du zusätzliche Möglichkeiten für die tägliche Arbeit: Gesendete E-Mails ansehen, eine Neue E-Mail senden (über ein externes oder das ins System integrierte interne Mailprogramm), ein Neues Produkt oder einen Neuen Partner anlegen, eine Neue Aufgabe zum Beleg erstellen sowie die Partnerkarte des Partners öffnen.

Auf dem Reiter Ansicht und Layout passt du mit der Schaltfläche Oberfläche und Funktionsweise die Darstellung der Karte an, mit der Schaltfläche Spalten die angezeigten Spalten der Positionstabelle. Diese Einstellungen werden an deinen Benutzer gebunden gespeichert und bleiben daher auch bei der nächsten Anmeldung erhalten.

Die Felder in den Kopfdaten und auf den Reitern des Belegs sowie ihre Bedeutung:

Die Standardspalten der Positionstabelle auf dem Reiter Positionen und ihre Bedeutung:

Der Umfang der angezeigten Spalten lässt sich unter Ansicht und Layout / Spalten anpassen — die obige Liste zeigt die Standardansicht.