In diesem Modul kannst du die Belege für den Wareneingang einsehen und verwalten. Ein Wareneingangsbeleg erfasst den Zugang von Ware ins Lager — zum Beispiel durch einen Einkauf, eine Kundenretoure oder die Erfassung des Anfangsbestands. In der Listenansicht findest du alle bisher angelegten Belege an einem Ort, kannst darin suchen und die wichtigsten Aktionen direkt von hier aus starten (neuen Beleg anlegen, abschließen, löschen, drucken, herunterladen, Transport organisieren).
Die möglichen Status eines Wareneingang-Belegs sind: Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert — die Bedeutung und die Einschränkungen der einzelnen Status werden im Abschnitt Häufig gestellte Fragen erläutert.
Ein Klick auf Hauptmenü / Bestandsverwaltung / Wareneingang / Liste zeigt alle bisher angelegten Wareneingangsbelege an. Über der Tabelle findest du auf dem Reiter Aktionen die folgenden Schaltflächen für den/die ausgewählten Beleg(e):
Ein Klick auf den Reiter Suche über der Tabelle zeigt die Filtermöglichkeiten an. Die am häufigsten verwendeten Felder (z. B. Partner-Firmenname, Belegnummer, Währung, Status) sind sofort sichtbar — diese können je nach Belegtyp unterschiedlich sein. Über die Schaltfläche „Erweiterung“ öffnen sich weitere, detailliertere Filter (z. B. Suche nach Datum, nach Mitarbeiter, nach Artikelnummer, nach Projekt, nach Auftragsnummer, nach Seriennummer). Mit der Schaltfläche Suche wendest du die eingestellten Bedingungen an.
Auf dem Reiter Ansicht und Layout stellst du ein, wie die Liste für dich angezeigt wird:
Diese Einstellungen werden personenbezogen, an deinen Benutzer gebunden gespeichert, bleiben also auch bei der nächsten Anmeldung erhalten.
Im Panel unterhalb der Liste kannst du die Details eines ausgewählten Belegs schnell einsehen, ohne den Beleg selbst öffnen zu müssen. Das Panel enthält mehrere Reiter:
Das Panel kann über das Symbol oben rechts fixiert werden (auf eine feste Größe eingestellt), die Größe lässt sich durch Ziehen der Trennlinie am oberen Rand des Panels anpassen.
Auf dem Reiter Zusatzfunktionen findest du zusätzliche, für die tägliche Arbeit hilfreiche Möglichkeiten für den ausgewählten Beleg:
Ein Rechtsklick auf eine Belegzeile bietet dieselben Schnellaktionen (Öffnen, Abschluss, Löschen, Kopieren usw.) über ein Kontextmenü wie der Reiter Aktionen.
Wenn du mehrere offene (Entwurf) Belege gleichzeitig abschließen möchtest, wähle sie über die Kontrollkästchen vor den Tabellenzeilen aus und klicke dann auf dem Reiter Aktionen auf Abschluss — so werden alle ausgewählten Belege in einem Schritt abgeschlossen, ohne dass du sie einzeln öffnen musst.
Die Standardspalten der Tabelle und ihre Bedeutung:
| Feld / Element | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegnummer | Die eindeutige Kennung des Wareneingangsbelegs (z. B. BEV000324/2026). | |
| Belegdatum | Das Datum, an dem der Beleg erstellt wurde. | |
| Leistungsdatum | Das tatsächliche Leistungsdatum des Wareneingangs. | |
| Partner-Firmenname | Der Name des mit dem Beleg verknüpften Partners (Lieferant, Kunde) — kann bei internen Bewegungen (z. B. Anfangsbestand) leer bleiben. | |
| Partner-Ansprechpartner | Der Name des Ansprechpartners auf Partnerseite. | |
| Nettowert | Der gesamte Nettowert der auf dem Beleg aufgeführten Positionen. | |
| MwSt.-Satz | Der gesamte MwSt.-Betrag der auf dem Beleg aufgeführten Positionen. | |
| Bruttowert | Der gesamte Bruttowert der auf dem Beleg aufgeführten Positionen. | |
| Währung | Die auf dem Beleg verwendete Währung (z. B. Ft, €). | |
| Wechselkurs | Der auf dem Beleg angewendete Wechselkurs, falls er nicht in der Basiswährung des Unternehmens erstellt wurde. | |
| Mitarbeiter | Der Name des Kollegen, der den Beleg erfasst hat. | |
| Status | Der aktuelle Status des Belegs (Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert). |
Welche Spalten angezeigt werden, lässt sich unter Ansicht und Layout > Spalten anpassen — die obige Liste zeigt die Standardansicht.
Die Spalten des Reiters Positionen im Vorschaufenster und ihre Bedeutung:
| Feld / Spalte | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Bezeichnung | Der Name des Produkts auf der Position. | |
| Artikelnummer | Die eindeutige Artikelnummer des Produkts, über die es auch in den Stammdaten identifiziert werden kann. | |
| Bruttogewicht | Das gesamte (mit der Menge multiplizierte) Bruttogewicht der Position, berechnet anhand des in den Produktstammdaten hinterlegten Einheitsgewichts. | |
| Menge | Die eingegangene Menge des Produkts, in der Maßeinheit des Produkts — je nach Stammdateneinstellung auch als Bruchzahl möglich. | |
| Netto-Einzelpreis | Der Netto-Einkaufspreis pro Einheit des Produkts. | |
| Aktion | Schnellaktionen für die Zeile (z. B. Position öffnen oder bearbeiten) — nur nach dem Öffnen des Belegs bearbeitbar, im Vorschaufenster nur zur Ansicht. |
Nach dem Abschließen können die Positionen des Belegs nicht mehr bearbeitet werden, da der Abschluss auch die Lagerbewegung endgültig macht — der Lagerbestand wird zu diesem Zeitpunkt mit den Positionen des Belegs aktualisiert. Falls eine Änderung nötig ist, verwende die Funktion Kopieren, um einen neuen Beleg im Status Entwurf zu erstellen, oder wende dich an den Verantwortlichen für das Lager.
Das passiert, wenn der Wareneingangsbeleg nicht mit einem externen Partner (z. B. einem Lieferanten) verknüpft ist, sondern eine interne Lagerbewegung erfasst — zum Beispiel die Erfassung des Anfangsbestands oder eine Inventurkorrektur. In diesen Fällen sind die Partnerfelder nicht erforderlich und bleiben daher leer.
Belegverwaltung erstellt anhand der Positionen des ausgewählten Wareneingangs einen weiteren Beleg (z. B. einen Lieferschein) und erweitert damit die Lager-/Buchhaltungsdokumentation. Transportorganisation erstellt dagegen keinen Beleg, sondern ein Paketetikett bzw. öffnet die Liste der bereits erfassten Paketetiketten — sie unterstützt also die Vorbereitung des tatsächlichen Transports der eingegangenen Ware.
Filtere die Liste auf dem Reiter Suche auf die gewünschten Belege und exportiere anschließend mit Herunterladen > XLSX-Liste die gesamte, aktuell angezeigte Liste in eine Tabelle — auch ohne Auswahl.
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