Im Menüpunkt Hauptmenü / Kasse / Saldenbestätigung / Neu erstellst du für einen Partner eine Saldenbestätigung: Du wählst den Partner aus, fügst seine Rechnungen hinzu, und das Datenblatt summiert Netto-, MwSt.- und Bruttowert, den bereits eingezahlten Betrag und den verbleibenden Saldo. Den fertigen Beleg kannst du abschließen, als PDF herunterladen oder per E-Mail an den Partner senden. Eine bestehende Saldenbestätigung öffnest du auf der Seite Saldenbestätigung / Liste mit der Schaltfläche Öffnen. Hinweis: Die Screenshots stammen aus der ungarischen Oberfläche; ungarische Bezeichnungen stehen bei Bedarf in Klammern in den Bildunterschriften.
Wann welche Seite?
Für einen neuen Beleg klicke auf Hauptmenü / Kasse / Saldenbestätigung / Neu. Für einen bestehenden öffne die Seite Liste, markiere die Zeile und klicke auf Öffnen. Oben im Datenblatt siehst du drei Registerkarten: Aktionen, Zusatzfunktionen und Ansicht und Layout, rechts den Link CRM. Das Bild zeigt eine abgeschlossene Saldenbestätigung, deshalb sind die Bearbeitungsschaltflächen abgeblendet; bei einem Entwurf sind sie aktiv.
Unter den Registerkarten findest du die Kopfdaten:
Auf der Registerkarte Positionen fügst du mit der Schaltfläche Neu eine Rechnung hinzu. Wähle zuerst einen Partner: Ist keiner ausgewählt, erscheint eine Warnung (in der ungarischen Oberfläche: „Partner választani kell!“, also „Es muss ein Partner ausgewählt werden“). Wähle im geöffneten Fenster in der Liste Belegnummer die Rechnung des Partners aus und klicke auf Hinzufügen (zum Verlassen: Schließen). Die Tabelle zeigt die Rechnungsdaten: Belegnummer, Fälligkeit, Nettowert, MwSt.-Wert, Bruttowert, Eingezahlt, Offen und Währung. Eine überflüssige Position entfernst du, indem du die Zeile markierst und auf Löschen klickst. Die Summen unten werden bei jeder Änderung aktualisiert.
Auf den Registerkarten Kundenbemerkung und Interne Bemerkung kannst du in einem Texteditor eine Bemerkung schreiben; über die Auswahlliste darüber kannst du auch eine zuvor gespeicherte Bemerkung wählen. Auf der Registerkarte Einstellungen legst du die Rechnungsadresse (Pflicht), die Auftragsnummer, die Abteilungsnummer und die Vorlage fest; die Schaltfläche + neben Auftrags- und Abteilungsnummer öffnet einen neuen Tab zum Anlegen eines neuen Stammdatensatzes.
Auf der Registerkarte Aktionen findest du diese Schaltflächen:
Auf der Registerkarte Zusatzfunktionen findest du Gesendete E-Mails (nur bei einem abgeschlossenen Beleg), Neue E-Mail (Externer E-Mail-Client oder Interner E-Mail-Client), Neuer Partner (öffnet sich in einem neuen Tab), Neue Aufgabe und Partnerkarte. Auf der Registerkarte Ansicht und Layout findest du die Einstellungen unter Oberfläche und Funktionsweise, und über den Link CRM rechts öffnest du die zum Beleg gehörenden Notizen.
Auf der Registerkarte Verknüpfte Belege siehst du die Belege, mit denen die Saldenbestätigung verbunden ist (Belegnummer, Belegdatum, Belegtyp, Ausstellender Mitarbeiter); gibt es keine, ist die Liste leer. Auf den Registerkarten Aufgaben, Dateien und Benutzerdefinierte Felder verwaltest du die zum Beleg gehörenden Aufgaben, angehängten Dateien und benutzerdefinierten Felder.
Beim Speichern werden die Daten erfasst, die Finalisierung erfolgt beim Abschließen. Speichere zuerst als Entwurf, prüfe die Positionen und Beträge mit der PDF-Vorschau und schließe den Beleg erst danach ab.
| Feld / Element | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegnummer | Die Kennung des Belegs; wird vom System vergeben, nicht bearbeitbar. | |
| Status | Entwurf, Abgeschlossen, Storno oder Storniert; nicht bearbeitbar. | |
| Belegdatum | Der Tag, an dem der Beleg erstellt wurde; nicht bearbeitbar. | |
| Währung | Die Währung des Belegs. | |
| Leistungsdatum | Der Tag der Leistung. | |
| Zeitraum | Beginn und Ende des Zeitraums (zwei Datumsangaben). | |
| Partner-Firmenname | Der Partner, für den die Saldenbestätigung erstellt wird. Er muss ausgewählt sein, bevor du eine Rechnung hinzufügen kannst. | |
| Partner-Ansprechpartner | Der beim Partner ausgewählte Ansprechpartner. | |
| Positionen (Belegnummer) | Zum Speichern ist mindestens eine hinzugefügte Rechnung nötig. | |
| Kundenbemerkung, Interne Bemerkung | Freitext-Bemerkungen, mit der Möglichkeit, einen zuvor gespeicherten Text auszuwählen. | |
| Rechnungsadresse | Die Rechnungsadresse deines Unternehmens auf der Registerkarte Einstellungen. | |
| Auftragsnummer, Abteilungsnummer | Stammdaten, die du durch Eintippen suchen kannst; mit der Schaltfläche + legst du einen neuen an. | |
| Vorlage | Die Druckvorlage des Belegs. |
Die Spalten der Tabelle Positionen (werden aus den Rechnungsdaten gefüllt, nicht bearbeitbar):
| Feld / Element | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegnummer, Fälligkeit | Die Kennung und die Zahlungsfrist der hinzugefügten Rechnung. | |
| Nettowert, MwSt.-Wert, Bruttowert | Die Werte der Rechnung. | |
| Eingezahlt | Der bereits als Ausgleich zur Rechnung erfasste Betrag. | |
| Offen | Die Differenz zwischen Bruttowert und eingezahltem Betrag. | |
| Währung | Die Währung der Position. |
Es gibt zwei mögliche Gründe. Ist kein Partner ausgewählt, erscheint eine Warnung: Wähle zuerst im Feld Partner-Firmenname einen Partner. Ist der Beleg bereits abgeschlossen, können die Positionen nicht geändert werden, und die Schaltflächen Neu und Löschen sind abgeblendet.
Zum Speichern des Belegs musst du mindestens eine Position (Rechnung) hinzufügen und die Pflichtfelder ausfüllen: Währung, Leistungsdatum und auf der Registerkarte Einstellungen die Rechnungsadresse. Fehlt eines davon, wird nicht gespeichert.
PDF, CSV und Gesendete E-Mails sind nur bei einem abgeschlossenen Beleg verfügbar. Schließe bei einem Entwurf den Beleg zuerst ab; bis dahin kannst du die PDF-Vorschau und XLSX nutzen.
Nach dem Abschließen wird der Beleg finalisiert, eine weitere Änderung ist nicht möglich. Ist er fehlerhaft, kannst du ihn mit der Schaltfläche Löschen löschen (er erhält den Status Storniert) und einen neuen erstellen.
Beim Hinzufügen der Rechnung füllt das System sie aus den Rechnungsdaten: Eingezahlt ist der bereits als Ausgleich zur Rechnung erfasste Betrag, Offen die Differenz zwischen Bruttowert und diesem Betrag. Beim Speichern werden die Summen der Saldenbestätigung anhand der aktuellen Rechnungsdaten neu berechnet.
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