Auf der Seite Hauptmenü / Beschaffung / Eingangsrechnungen / Online-Rechnungen siehst du die Eingangsrechnungen, die Logzi für dein Unternehmen aus dem NAV-Online-Rechnungssystem heruntergeladen hat. Hier entscheidest du, aus welcher heruntergeladenen Rechnung eine Eingangsrechnung in deiner Buchhaltung wird: Du markierst eine Zeile und öffnest mit der Schaltfläche Erfassung daraus ein vorausgefülltes Eingangsrechnungs-Datenblatt. Die Seite erstellt also keine Rechnung aus dem Nichts, sondern hilft dir, bereits von der NAV erhaltene Daten zu übernehmen. Hinweis: Die Screenshots stammen aus der ungarischen Oberfläche; die ungarischen Bezeichnungen stehen in den Bildbeschreibungen in Klammern, wo es hilfreich ist.
Welche Seite wann verwenden?
Klicke auf Hauptmenü / Beschaffung / Eingangsrechnungen / Online-Rechnungen. Die Liste öffnet sich mit der Ansicht Zur Erfassung ausstehende Rechnungen: Ein gelbes Dreieck am Zeilenanfang zeigt, dass die Rechnung noch nicht erfasst ist. Oben findest du drei Registerkarten: Vorgänge, Suche und Zusatzfunktionen. Die Seite hat keine Registerkarte Ansicht und Layout und kein Vorschaufenster.
Auf der Registerkarte Suche kannst du nach Belegdatum (von und bis), Firmenname des Partners, Währung, Belegnummer und Status filtern. Die Statuswerte sind Erfasste Rechnungen, Zur Erfassung ausstehende Rechnungen und Alle Rechnungen. Suchst du beispielsweise die Rechnung eines Lieferanten, gib seinen Namen in den Firmennamen des Partners ein, wähle beim Status Alle Rechnungen und klicke auf Suche: So siehst du sofort, ob die Rechnung bereits erfasst ist. In der Ansicht Erfasste Rechnungen markiert ein grünes Häkchen die Rechnungen, zu denen schon eine Eingangsrechnung existiert.
Klicke auf die Zeile der zu erfassenden Rechnung und dann auf der Registerkarte Vorgänge auf Erfassung. Ist keine Zeile markiert, zeigt das System ein Warnung-Fenster, in dem du aufgefordert wirst, eine Position aus der Liste zu wählen; du schließt es mit In Ordnung. Neben Erfassung und Einfache Erfassung enthält die Registerkarte Vorgänge auch die Schaltfläche E-Mail senden.
Die Schaltfläche Erfassung kann zwei Dinge tun:
Im Kopf des Datenblatts steht Neue Eingangsrechnung, der Status ist Entwurf. Oben im Datenblatt können Warnungen erscheinen: Ist der Lieferant nicht im Partnerstamm oder sind die Artikelnummern der Positionen nicht im Produktstamm enthalten, solltest du das vor dem Speichern klären (Partner anlegen, Artikel zuordnen). Beispiel: Aus der Rechnung 2026/10440 der EU-FRISS Kft. entstand ein Datenblatt mit 10 Positionen und Warnungen zu Partner- und Produktstamm. Prüfe die Kopfdaten und die Positionen, korrigiere Abweichungen und klicke dann auf Speichern. Solange du nicht speicherst, wird nichts im System abgelegt.
Die Einfache Erfassung übernimmt dieselbe Rechnung nicht Position für Position, sondern mit einer zusammengefassten Zeile pro MwSt.-Satz: Jede Zeile wird zur Position Universelle Dienstleistung (Artikelnummer USERVICE01). Beispiel: Weist die Rechnung 5 % und 27 % MwSt. aus, erhältst du zwei Zeilen. Das ist nützlich, wenn du keine detaillierte Positionsführung brauchst und der zusammengefasste Wert genügt.
Die gespeicherte Rechnung ist eine Eingangsrechnung im Entwurf. Ab dann zeigt die Listenzeile ein grünes Häkchen, und die Schaltfläche Erfassung führt zur bestehenden Rechnung. Abschließen, Stornieren und Ausgleichen der Rechnung beschreibt die Anleitung Rechnungsdatenblatt. Auf der Registerkarte Zusatzfunktionen findest du Gesendete E-Mails, Neue E-Mail (externer oder interner Mailer), Neue Aufgabe, Partnerkarte und CRM.
Lass den Status vor der Erfassung auf dem Standardwert Zur Erfassung ausstehende Rechnungen und arbeite die Liste von oben nach unten ab. Bist du unsicher, ob du eine Rechnung schon erfasst hast, suche in der Ansicht Alle Rechnungen nach der Belegnummer: Das grüne Häkchen zeigt es sofort.
Die Spalten der Liste:
| Feld / Element | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Statussymbol | Grünes Häkchen: Die Rechnung ist erfasst. Gelbes Dreieck: wartet auf Erfassung. | |
| Belegnummer | Die Nummer der Lieferantenrechnung laut NAV-Daten. | |
| Belegdatum | Der Ausstellungstag der Rechnung. | |
| Leistungsdatum | Das von der NAV erhaltene Zahlungs- / Leistungsdatum. Hat die NAV kein Datum geliefert, wird der Wert -0001.11.30 angezeigt: Das ist kein Fehler in deinen Daten. | |
| Firmenname des Partners | Der Name des Lieferanten. | |
| Währung | Die Währung der Rechnung. | |
| Transaction ID | Die NAV-Transaktionskennung; das System nutzt sie, um beim Download Duplikate zu vermeiden. |
Die Suchfelder (keines ist ein Pflichtfeld):
| Feld / Element | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegdatum | Zeitraum von und bis. | |
| Firmenname des Partners | Filter nach dem Namen des Lieferanten. | |
| Währung | Filter nach Währung. | |
| Belegnummer | Filter nach Rechnungsnummer. | |
| Status | Erfasste Rechnungen, Zur Erfassung ausstehende Rechnungen (Standard) oder Alle Rechnungen. |
Wichtigste Daten des nach der Erfassung vorausgefüllten Datenblatts:
| Feld / Element | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegnummer, Belegdatum, Leistungsdatum, Währung | Aus den NAV-Daten ausgefüllt; vor dem Speichern prüfen. | |
| Partner | Ist der Lieferant nicht im Partnerstamm, erhältst du eine Warnung und musst ihn anlegen. | |
| Positionen | Bei der Erfassung die Positionen der Rechnung; bei der Einfachen Erfassung eine Zeile Universelle Dienstleistung pro MwSt.-Satz. Ist eine Artikelnummer nicht im Produktstamm, erscheint eine Warnung. | |
| Status | Nach dem Speichern Entwurf. |
Die Liste wird aus dem Download des NAV-Online-Datendienstes gefüllt. Hast du die Eingangsrechnungen noch nicht heruntergeladen oder sind beim Standardstatus (Zur Erfassung ausstehende Rechnungen) bereits alle Rechnungen erfasst, bleibt die Liste leer. Im Leerzustand erscheint ein Link zur Seite des NAV-Online-Datendienstes. Setze den Status auf Alle Rechnungen und erweitere den Zeitraum des Belegdatums.
Die Erfassung übernimmt die Positionen der Rechnung einzeln, sodass du eine Führung auf Artikelnummern-Ebene erhältst. Die Einfache Erfassung erzeugt pro MwSt.-Satz nur eine Zeile Universelle Dienstleistung. Wähle die Erfassung, wenn du Produkte und Mengen brauchst (für eine detaillierte Positionsführung), und die Einfache Erfassung, wenn die zusammengefassten Kosten genügen.
Nein. Die Erfassung öffnet nur ein vorausgefülltes, neues Eingangsrechnungs-Datenblatt. Die Rechnung entsteht erst, wenn du im Datenblatt auf Speichern klickst. Schließt du das Datenblatt ohne Speichern, bleibt die Listenzeile zur Erfassung ausstehend.
Die Spalte zeigt das von der NAV erhaltene Zahlungsdatum. Enthalten die NAV-Daten kein solches Datum, wird der leere Wert als -0001.11.30 angezeigt. Es ist kein echtes Datum: Es verhindert die Erfassung nicht, prüfe aber das tatsächliche Leistungsdatum im Datenblatt.
Der Lieferant oder die Artikelnummer aus den NAV-Daten ist in deinem eigenen Partner- bzw. Produktstamm nicht zu finden. Die Warnung verhindert die Erfassung nicht, es lohnt sich aber, den Partner anzulegen und den Positionen das richtige Produkt zuzuordnen, damit spätere Auswertungen und der Bestand stimmen.
Online-Rechnungen enthalten strukturierte, von der NAV heruntergeladene Daten, daher werden auch die Positionen automatisch übernommen. E-Mail-Rechnungen sind in der Rechnungs-Mailbox eingegangene PDFs: Der Kopf kann vorausgefüllt werden, die Positionen musst du aber manuell oder per KI-Verarbeitung erfassen.
Das System legt keine weitere Rechnung an, sondern öffnet die bestehende Eingangsrechnung. Auf dieser Seite kannst du dieselbe Rechnung also nicht zweimal erfassen.
Der Menüpunkt erscheint nur, wenn das Modul deinem Benutzer zugewiesen ist. Fehlt er, bitte den Administrator deines Unternehmens, die Modulzuweisung deines Benutzers zu prüfen.
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