Kostenblatt Eingangsrechnung

Auf diesem Datenblatt, erreichbar über Hauptmenü / Beschaffung / Eingangsrechnungen / Neue Kosten, kannst du Kosten bei den Eingangsrechnungen erfassen, zum Beispiel eine Ausgabe, zu der keine Lieferantenrechnung eingegangen ist oder bei der du keine Lieferantenrechnungsnummer eintragen möchtest (kleinere Einkäufe, Reisekosten, Servicegebühren). Die Oberfläche ähnelt dem Datenblatt der Eingangsrechnung, ist aber einfacher: Es gibt keine Lieferantenrechnungsnummer, keine PDF-Vorschau und keine KI-Verarbeitung, nur die wesentlichen Daten und Positionen der Kosten. Hinweis: Die Screenshots stammen aus der ungarischen Oberfläche; die ungarischen Bezeichnungen stehen in den Bildbeschreibungen in Klammern.

• Automatische Kennung: Das System bildet die Belegnummer selbst in der Form KLTS-JJJJMMTT-Zufallszahl (zum Beispiel KLTS-20261006-4821). Das Feld ist im Datenblatt nicht sichtbar; du musst also nichts erfinden und kannst es nicht ändern.
• Wenige Pflichtangaben: Währung, Zahlungsart, Leistungsdatum, Fälligkeit, Abrechnungszeitraum, Partner und Rechnungsadresse.
• Positionsweise Erfassung: Du kannst die Kosten in Positionen aufteilen; die Summen für Netto, MwSt. und Brutto unten im Datenblatt werden laufend aktualisiert.
• Status: Neue Kosten beginnen als Entwurf und sind bearbeitbar. Abgeschlossen schließt sie endgültig ab, Storno ist der stornierende Beleg und Storniert der ursprüngliche Beleg, der storniert wurde.

Welche Seite verwendest du wann?

• Neue Kosten (dieses Datenblatt): manuell erfasste Ausgabe ohne Lieferantenrechnungsnummer.
• Neu (Datenblatt der Eingangsrechnung): manuelle Erfassung einer Lieferantenrechnung mit deren eigener Rechnungsnummer.
• Online-Rechnungen: Erfassung von Rechnungen, die aus NAV Online heruntergeladen wurden; die Daten musst du nicht eintippen.
• E-Mail-Rechnungen: Erfassung von PDF-Rechnungen, die per E-Mail an das Rechnungspostfach des Unternehmens weitergeleitet wurden.
• Ablaufende Rechnungen: keine neue Erfassung: Überwachung bereits erfasster, noch nicht ausgeglichener Eingangsrechnungen und Kosten.

1. Das Datenblatt öffnen

Klicke auf Hauptmenü / Beschaffung / Eingangsrechnungen / Neue Kosten. Das Datenblatt Neue Kosten (Új költség) öffnet sich mit einem leeren Entwurf. Auf dem Reiter Vorgänge findest du die Schaltflächen Speichern, Abschließen, Storno, Verlauf, Herunterladen, Drucken, Belegverwaltung und Ausgleich, darunter die Kopfdaten und weiter unten die Positionstabelle.

Datenblatt Neue Kosten – Reiter Vorgänge und Kopfdaten (Műveletek)

2. Die Kopfdaten ausfüllen

Fülle die Kopfdaten aus. Beispiel: eine Taxifahrt für 12.700 HUF, die du am selben Tag bezahlt hast:

• Währung: HUF (die Standardwährung ist vorausgewählt; bei einer anderen Währung erscheint auch das Feld Wechselkurs).
• Zahlungsart: zum Beispiel Barzahlung.
• Leistungsdatum: der Tag der Ausgabe, standardmäßig heute, aber du kannst ihn ändern.
• Fälligkeit und Abrechnungszeitraum: Sie sind bei neuen Kosten leer, müssen aber zum Speichern ausgefüllt werden. Bei einer bereits bezahlten Ausgabe trage auch hier das Leistungsdatum ein.
• Firmenname des Partners: die Taxifirma. Mit dem Symbol im Feld wählst du aus den Partnerstammdaten, mit der Schaltfläche + legst du sofort einen neuen Partner an.
• Partner-Ansprechpartner und Rechnungsadresse: Daten des gewählten Partners; die Rechnungsadresse ist Pflicht.

3. Positionen hinzufügen

Auf dem Reiter Positionen fügst du mit der Schaltfläche Neu eine Position hinzu (im Beispiel: „Taxifahrt“, Menge 1, Netto-Einzelpreis und MwSt.-Satz laut Taxibeleg). Die markierte Position bearbeitest du mit Öffnen und entfernst sie mit Löschen. Hilfsfunktionen: Importieren, Barcode-Sammler, Gruppenrabatt, Gruppen-Preisliste, Kopieren, Produktetikett, Vorlage und Produktkarte. Unter der Tabelle siehst du die Summen Nettowert, MwSt.-Wert und Bruttowert in der Währung der Kosten.

4. Weitere Angaben

Unter den Reitern unterhalb der Positionen kannst du auf dem Reiter Einstellungen die Rechnungs- und Lieferadresse, das Projekt, die Arbeitsnummer und die Abteilungsnummer festlegen, um die Kosten einem Projekt oder einer Abteilung zuzuordnen. Auf dem Reiter Interne Anmerkung kannst du einen Freitext (oder eine vorbereitete Anmerkung) nur für den internen Gebrauch hinterlegen. Auf den Reitern Verknüpfte Belege, Aufgaben und Dateien verwaltest du weitere Belege, Aufgaben und angehängte Dateien (zum Beispiel ein Foto des Kassenbons) zu den Kosten.

Reiter Einstellungen – Adressen, Projekt, Arbeitsnummer, Abteilungsnummer (Beállítások)

Reiter Interne Anmerkung (Belső megjegyzés)

5. Zusatzfunktionen

Auf dem Reiter Zusatzfunktionen kannst du, ohne das Datenblatt zu verlassen, die Liste Gesendete E-Mails öffnen, eine Neue E-Mail schreiben, ein Neues Produkt oder einen Neuen Partner anlegen, eine Neue Aufgabe erstellen, die Partnerkarte öffnen und mit Verwendung des Lieferscheins einen Lieferschein in die Kosten übernehmen. Der Link CRM oben rechts führt zu den Notizen des Partners.

Reiter Zusatzfunktionen (Kiegészítő funkciók)

6. Speichern, Abschließen, Ausgleichen

Mit Speichern erfasst du die Kosten als Entwurf; bis du speicherst, wird nichts im System abgelegt. Wenn alles stimmt, schließt du sie mit Abschließen endgültig ab. Falsch erfasste, bereits abgeschlossene Kosten kannst du mit Storno rückgängig machen. Mit Ausgleich gleichst du die Kosten mit einem Kassen- oder Bankbeleg aus, und Verlauf zeigt die Änderungen des Belegs.

Die Felder der Kopfdaten und ihre Bedeutung:

Die Spalten der Positionstabelle:

Die unteren Reiter: Positionen, Interne Anmerkung, Einstellungen (Rechnungsadresse, Lieferadresse, Projekt, Arbeitsnummer, Abteilungsnummer), Verknüpfte Belege, Aufgaben und Dateien. Die Reiter Wareneingang, Kundenanmerkung, Datenmeldung und Individuelle Felder des Datenblatts der Eingangsrechnung gibt es im Kostenblatt nicht.