In diesem Modul kannst du Rechnungsbelege einsehen und verwalten. Die Rechnung ist der Grundbeleg des Verkaufs: Sie hält fest, was du wem zu welchem Preis und zu welchen Zahlungsbedingungen verkauft hast. In der Listenansicht erreichst du alle bisher ausgestellten Rechnungen an einem Ort, kannst unter ihnen suchen und die wichtigsten Aktionen direkt von hier aus starten (neue Rechnung anlegen, Abschluss, Storno, Berichtigung, Gutschrift, Ausgleich, E-Mail-Versand, Druck, Download, Transportorganisation).
Die möglichen Zustände von Rechnungsbelegen sind: Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert, Berichtigend, Berichtigt — die Bedeutung und die Einschränkungen der einzelnen Zustände werden im Abschnitt Häufig gestellte Fragen erläutert. Die Liste zeigt nicht nur die üblichen Rechnungen, sondern auch die Belege Zahlungsanforderung, Anzahlungsrechnung und Manuelle Rechnung; mit dem Filter Belegtyp wählst du aus, welchen du sehen möchtest.
Mit einem Klick auf Hauptmenü / Verkauf / Rechnungsstellung / Liste werden alle bisher ausgestellten Rechnungen angezeigt. Oberhalb der Tabelle kannst du auf dem Reiter Aktionen mit den folgenden Schaltflächen mit der ausgewählten Rechnung arbeiten:
Das Symbol oben rechts in der Liste kopiert den Inhalt der Tabelle in die Zwischenablage, sodass du ihn z. B. in eine Tabellenkalkulation einfügen kannst.
Hat das Unternehmen die NAV-Online-Datenverbindung noch nicht eingerichtet, erscheint oben in der Liste eine rote Warnung mit den Schaltflächen Wie registrieren wir uns im System der NAV? und Einrichtung der Datenverbindung. Für die Datenmeldung der ausgestellten Rechnungen solltest du dies einrichten.
Das Dropdown-Menü der Schaltfläche Belegverwaltung erzeugt aus der ausgewählten Rechnung einen neuen, verknüpften Beleg — die verfügbaren Befehle hängen vom Typ und Status der Rechnung ab:
Mit einem Klick auf den Reiter Suche oberhalb der Tabelle werden die Filtermöglichkeiten angezeigt. Die am häufigsten verwendeten Felder sind sofort sichtbar: Partner-Firmenname, Belegnummer, Kundenbestellnummer, Währung, Status, Ausgeglichen, Verwendet und Überzahlung — diese können je nach Belegtyp abweichen. Mit einem Klick auf „Erweiterung“ öffnen sich weitere, detailliertere Filter (z. B. Suche nach Datum in den Feldern Belegdatum, Leistungsdatum, Fälligkeit und Abrechnungszeitraum sowie Filter nach Zahlungsart, Standort, Belegtyp, Mitarbeiter, Artikelnummer, Projekt, Auftragsnummer, Abteilungsnummer, Bemerkungen, Individualnummer, Kasse und Vertriebsmitarbeiter). Mit der Schaltfläche Suche wendest du die eingestellten Bedingungen an.
Auf dem Reiter Ansicht und Layout stellst du ein, wie die Liste für dich angezeigt wird:
Diese Einstellungen werden personenbezogen, an deinen Benutzer gebunden gespeichert, bleiben also auch bei der nächsten Anmeldung erhalten.
Im Panel unterhalb der Liste kannst du die Details einer ausgewählten Rechnung schnell einsehen, ohne die Rechnung selbst öffnen zu müssen. Das Panel enthält mehrere Reiter:
Das Panel kann über das Symbol oben rechts fixiert werden (auf eine feste Größe eingestellt), die Größe lässt sich durch Ziehen der Trennlinie am oberen Rand des Panels anpassen.
Auf dem Reiter Zusatzfunktionen findest du zusätzliche, für die tägliche Arbeit hilfreiche Möglichkeiten für die ausgewählte Rechnung:
Ein Rechtsklick auf eine Rechnungszeile bietet dieselben Schnellaktionen (Öffnen, Abschluss, Storno, Kopieren usw.) über ein Kontextmenü wie der Reiter Aktionen.
Wenn du wissen möchtest, welche Rechnungen noch nicht ausgeglichen sind, nutze auf dem Reiter Suche den Filter Ausgeglichen und wähle im Feld Status den Zustand Abgeschlossen. So siehst du in der Liste nur abgeschlossene, aber noch nicht beglichene Rechnungen und kannst den Ausgleich der ausgewählten Rechnung direkt von hier aus mit der Schaltfläche Ausgleich erfassen.
Die Standardspalten der Tabelle und ihre Bedeutung:
| Feld / Element | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegnummer | Die eindeutige Kennung der Rechnung (z. B. SZL000581/2026). | |
| Belegdatum | Das Datum, an dem die Rechnung angelegt wurde. | |
| Leistungsdatum | Das tatsächliche Datum der Leistungserbringung des Verkaufs. | |
| Partner-Firmenname | Der Name des mit der Rechnung verknüpften Partners (Kunden). | |
| Partner-Ansprechpartner | Der Name des Ansprechpartners auf Seiten des Partners. | |
| Nettowert | Der Netto-Gesamtwert der auf der Rechnung aufgeführten Positionen. | |
| MwSt.-Satz | Der MwSt.-Gesamtbetrag der auf der Rechnung aufgeführten Positionen. | |
| Bruttowert | Der Brutto-Gesamtwert der auf der Rechnung aufgeführten Positionen. | |
| Ausgeglichen | Der bisher ausgeglichene Betrag der Rechnung. Wurde noch keine Zahlung erfasst, ist der Wert 0. | |
| Währung | Die auf der Rechnung verwendete Währung (z. B. Ft, €). | |
| Wechselkurs | Der auf der Rechnung angewendete Wechselkurs, falls sie nicht in der Basiswährung des Unternehmens erstellt wurde. | |
| Mitarbeiter | Der Name des Kollegen, der die Rechnung erfasst hat. | |
| Status | Der aktuelle Zustand der Rechnung (Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert, Berichtigend, Berichtigt). |
Welche Spalten angezeigt werden, lässt sich unter Ansicht und Layout > Spalten anpassen — die obige Liste zeigt die Standardansicht.
Die Spalten des Reiters Positionen im Vorschaufenster und ihre Bedeutung:
| Feld / Spalte | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Bezeichnung | Der Name des Produkts oder der Dienstleistung auf der Position. | |
| Artikelnummer | Die eindeutige Artikelnummer des Produkts, über die es auch in den Stammdaten identifiziert werden kann. | |
| Bruttogewicht | Das gesamte (mit der Menge multiplizierte) Bruttogewicht der Position, berechnet aus dem in den Produktstammdaten erfassten Stückgewicht. | |
| Menge | Die verkaufte Menge des Produkts in der Maßeinheit des Produkts — je nach Stammdateneinstellung auch als Bruchzahl möglich. | |
| Netto-Einzelpreis | Der Netto-Verkaufspreis je Einheit des Produkts. | |
| Aktion | Schnellaktionen zur Zeile (z. B. Position öffnen, bearbeiten) — nur nach dem Öffnen der Rechnung bearbeitbar, im Vorschaufenster nur ansehbar. |
Der Abschluss finalisiert die Rechnung, daher lassen sich ihre Positionen und Kopfdaten danach nicht mehr bearbeiten, und die Rechnung kann nicht gelöscht werden. Wenn du einen Fehler findest, kannst du die abgeschlossene Rechnung stornieren, berichtigen oder gutschreiben bzw. mit der Funktion Kopieren daraus eine neue Rechnung im Status Entwurf anlegen.
Die Schaltflächen sind je nach Status und Typ der ausgewählten Rechnung aktiv. Abschluss ist nur bei einer Rechnung im Status Entwurf verfügbar, Storno nur bei einer abgeschlossenen Rechnung. Korrektur und Gutschrift sind nur bei einer abgeschlossenen Rechnung oder Anzahlungsrechnung nutzbar, E-Mail senden und Ausgleich nur bei einer abgeschlossenen Rechnung. Wenn keine der Schaltflächen aktiv ist, prüfe, ob du eine Zeile in der Tabelle ausgewählt hast.
Erstelle eine Stornorechnung, wenn der Kauf gescheitert ist, also kein wirtschaftlicher Vorgang stattgefunden hat. Erstelle eine Berichtigungsrechnung, wenn der wirtschaftliche Vorgang stattgefunden hat, aber nicht entsprechend der ursprünglichen Rechnung. Erstelle eine Gutschrift, wenn der Vorgang stattgefunden hat, du die ursprüngliche Gegenleistung aber nachträglich verringerst (z. B. Rabatt, teilweise Rücksendung). Das Storno-Fenster auf der Bearbeitungsseite der Rechnung zeigt eine ausführlichere Beschreibung — siehe die Anleitung Rechnungsblatt.
Die Spalte Ausgeglichen zeigt den Wert 0, wenn du zur Rechnung noch keinen Ausgleich erfasst hast. Die Spalte Wechselkurs bleibt bei Rechnungen leer, die in der Basiswährung des Unternehmens erstellt wurden, da in diesem Fall kein Wechselkurs erforderlich ist.
Die Belegverwaltung erzeugt auf Grundlage der Positionen der ausgewählten Rechnung einen anderen Beleg (z. B. Lieferschein, Leistungsbestätigung oder Schlussrechnung), erweitert also die Dokumentation. Die Transportorganisation erstellt dagegen keinen Beleg, sondern ein Paketetikett bzw. öffnet die Liste der bereits erfassten Paketetiketten — sie unterstützt also die Vorbereitung des tatsächlichen Warentransports.
Filtere die Liste auf dem Reiter Suche auf die gewünschten Rechnungen und exportiere dann mit der Option Herunterladen > XLSX-Liste die gesamte aktuell sichtbare Liste in eine Tabelle — auch ohne Auswahl.
Wähle die abgeschlossene Rechnung in der Liste aus und gib dann mit dem Befehl Belegverwaltung > Wiederholung den Beginn, das Ende und die Häufigkeit der Wiederholung an. Die eingerichteten Wiederholungen stellt die Anleitung Wiederkehrende Rechnungen vor.
Das Modul erscheint nur dann im Menü, wenn es deinem Benutzer zugewiesen ist. Fehlt es, bitte den Administrator deines Unternehmens, die Modulzuweisung deines Benutzers zu prüfen.
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