In diesem Modul kannst du die Eingangslieferschein-Belege verwalten. Ein Eingangslieferschein hält fest, welche Ware du von einem Lieferanten erhalten hast. Diese Anleitung zeigt die Bearbeitungsseite eines einzelnen Belegs: wie du einen neuen Beleg anlegst, wie du Positionen hinzufügst, wie du ihn endgültig abschließt und wie du daraus eine Eingangsrechnung oder einen Wareneingang erstellst.
Die möglichen Status der Eingangslieferschein-Belege sind: Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert, Verwendet — ein neuer Beleg startet immer im Status Entwurf; den Status Verwendet kannst du auf der Listenseite setzen, die Bedeutung und die Einschränkungen der einzelnen Status werden im Abschnitt Häufige Fragen erläutert.
Klicke auf Hauptmenü / Transport / Eingangslieferschein / Neu, dann öffnet sich ein leerer Beleg. Einen bereits vorhandenen Beleg kannst du über Hauptmenü / Transport / Eingangslieferschein / Liste öffnen. Im oberen Teil der Seite findest du die Reiter Aktionen, Zusatzfunktionen und Ansicht und Layout, darunter die Kopfdaten des Belegs, dann die Positionen und die weiteren Reiter.
In den Kopfdaten findest du die folgenden Felder — die ausführliche Beschreibung der Pflicht- und optionalen Felder siehst du im Abschnitt Felderklärung:
Den Inhalt des Belegs erfasst du im Reiter Positionen mit den Schaltflächen über der Positionstabelle. Du kannst zwischen mehreren Methoden wählen — nimm die, die in der jeweiligen Situation am schnellsten ist:
Im Reiter Eigenschaften des Positionsfensters (Schaltfläche Neu) kannst du zwischen den folgenden Schaltflächen wählen:
Auf der rechten Seite des Fensters siehst du im Panel Grunddaten die Preise und Bestandsdaten des ausgewählten Produkts (Physisch, Reserviert, Verfügbar, Eingehend) zur Information. Im Reiter Lagerstammdaten ist die Auswahl des Standorts verpflichtend — er bestimmt, zu welchem Standort das eingetroffene Produkt gehört —, hier kannst du auch die Daten der Lagerplätze und Regale (Lagerplatzcode) angeben.
Die weiteren Schaltflächen über der Tabelle: Öffnen bearbeitet die markierte Position, Löschen entfernt sie, Kopieren dupliziert sie, Produktetikett druckt ein Etikett, Produktkarte öffnet das Datenblatt des markierten Produkts, und Ergänzungen und Alternativen zeigt die zum Produkt gehörenden Ergänzungs- und Ersatzprodukte. Diese Schaltflächen sind nur bei einer markierten Position (bzw. bei einem Beleg im Status Entwurf) verwendbar.
Neben dem Reiter Positionen gibt es weitere Reiter:
Im Reiter Aktionen findest du die Schaltflächen, die den Lebenszyklus des Belegs steuern:
Im Reiter Zusatzfunktionen findest du zusätzliche Möglichkeiten für die tägliche Arbeit: die Gesendete E-Mails ansehen, eine Neue E-Mail senden (mit dem Externer E-Mail-Client oder dem ins System integrierten Interner E-Mail-Client), ein Neues Produkt oder einen Neuer Partner anlegen, eine Neue Aufgabe zum Beleg erstellen sowie die Partnerkarte des Partners öffnen.
Im Reiter Ansicht und Layout kannst du mit der Schaltfläche Oberfläche und Funktionsweise die Darstellung des Datenblatts und mit der Schaltfläche Spalten die angezeigten Spalten der Positionstabelle anpassen. Diese Einstellungen werden an deinen Benutzer gebunden gespeichert und bleiben daher auch bei der nächsten Anmeldung erhalten.
Wenn du viele Positionen vom Lieferschein aufnehmen musst, nutze die Schaltfläche Schnellerfassung: das Positionsfenster springt in das Feld Artikelnummer und öffnet sich nach jedem Speichern erneut, sodass du das nächste Produkt gleich eintippen oder einlesen kannst. Und wenn auch die Lieferantenrechnung erfasst werden muss, kannst du aus dem abgeschlossenen Beleg mit Belegverwaltung / Eingangsrechnungen eine vorausgefüllte Rechnung starten, sodass du die Daten nicht neu eintippen musst.
Die Felder in den Kopfdaten und den Reitern des Belegs und ihre Bedeutung:
| Feld / Element | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegnummer | Die Kennung des Eingangslieferscheins, die du manuell angeben musst (in der Regel die Nummer auf dem Lieferschein des Lieferanten). Nach dem ersten Speichern nicht mehr änderbar. | |
| Belegdatum | Das Erstellungsdatum des Belegs; es wird automatisch ausgefüllt und ist nicht bearbeitbar. | |
| Leistungsdatum | Das Datum der tatsächlichen Leistung der Lieferung, also der Tag, an dem die Ware eingetroffen ist; aus dem Kalender wählbar, standardmäßig heute. | |
| Status | Der Zustand des Belegs (Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert, Verwendet). Bei einem neuen Beleg Entwurf, das System ändert den Wert als Folge deiner Aktionen. | |
| Währung | Die Währung des Belegs (zum Beispiel HUF, EUR). Bei einem gespeicherten Beleg nicht änderbar. | |
| Wechselkurs | Erscheint nur, wenn die Währung von der Basiswährung des Unternehmens abweicht. Beim Währungswechsel füllt das System ihn aus, bei Bedarf kannst du ihn ändern. | |
| Partner-Firmenname | Der Name des Partners (Lieferanten). Mit dem Symbol kannst du einen neuen Partner anlegen, und die Partnerdaten des Belegs werden automatisch ausgefüllt. | |
| Partner-Ansprechpartner | Der Ansprechpartner auf Seiten des Partners; mit dem Symbol kannst du dem ausgewählten Partner einen neuen Ansprechpartner hinzufügen. | |
| Rechnungsadresse und Lieferadresse (Kopfdaten) | Die Rechnungs- und Lieferadresse des ausgewählten Partners; mit dem Symbol kannst du dem Partner eine neue Adresse hinzufügen. | |
| Kundenbemerkung | Ein Text, der auch auf dem gedruckten oder heruntergeladenen Beleg erscheint; er kann auch aus einer gespeicherten Textvorlage geladen werden. | |
| Interne Bemerkung | Eine nur innerhalb des Unternehmens sichtbare Notiz. | |
| Rechnungsadresse und Lieferadresse (Reiter Einstellungen) | Aus den Adressen deines eigenen Unternehmens wählbar: welche Rechnungs- und welche Lieferadresse auf dem Beleg erscheinen soll. | |
| Projekt, Auftragsnummer, Abteilungsnummer | Optionale Einstufungsdaten im Reiter Einstellungen, für Auswertungen und die Filterung nach Kostenstellen. Wenn der Wert noch nicht existiert, kannst du ihn mit dem Symbol direkt anlegen. |
Die Standardspalten der Positionstabelle im Reiter Positionen und ihre Bedeutung:
| Feld / Spalte | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Bezeichnung | Der Name des Produkts auf der Position; wird bei der Produktauswahl automatisch ausgefüllt. | |
| Artikelnummer | Die eindeutige Artikelnummer des Produkts, mit der es in den Stammdaten identifiziert werden kann. Beim Eintippen bietet dir das System das passende Produkt an. | |
| Menge | Die eingetroffene Menge in der Maßeinheit des Produkts (zum Beispiel Stk.). Du kannst auch Dezimalbrüche angeben. | |
| Netto-Einzelpreis | Der Nettopreis pro Mengeneinheit; er wird aus dem Netto-Grundpreis und dem Rabatt / Aufschlag berechnet, kann aber im Positionsfenster auch manuell geändert werden. | |
| MwSt.-Satz | Der für die Position geltende MwSt.-Satz (zum Beispiel 27%). | |
| Nettowert | Der gesamte Nettowert der Position (Menge × Netto-Einzelpreis), vom System berechnet. | |
| Umsatzsteuerwert | Der MwSt.-Betrag der Position, vom System berechnet. | |
| Bruttowert | Der gesamte Bruttowert der Position, vom System berechnet. Am Ende der Positionstabelle siehst du die Netto-, MwSt.- und Brutto-Gesamtsumme des ganzen Belegs. | |
| Standort | Im Reiter Lagerstammdaten des Positionsfensters wählbar: zu welchem Standort das eingetroffene Produkt gehört. |
Die Auswahl der angezeigten Spalten lässt sich in der Einstellung Ansicht und Layout / Spalten anpassen — die obige Liste zeigt die Standardansicht.
Die Belegnummer eines Eingangslieferscheins musst du vor dem ersten Speichern selbst angeben, das System generiert sie nicht. Nach dem ersten Speichern ist das Feld gesperrt, damit sich die Kennung des Belegs nicht ändern kann. Wenn du dich vertippt hast und der Beleg noch im Status Entwurf ist, kannst du mit der Option Löschen und kopieren in einem Schritt mit der richtigen Nummer neu beginnen.
Das Abschließen finalisiert den Beleg, daher sind Positionen und Kopfdaten danach nicht mehr bearbeitbar, und auch die Schaltflächen zur Positionsbearbeitung sind inaktiv. Die Schaltfläche Abschließen ist nur im Status Entwurf verwendbar. Wenn etwas korrigiert werden muss, erstelle mit Belegverwaltung / Kopieren eine Kopie des Belegs und korrigiere diese.
Speichern erfasst nur die Daten: der Beleg bleibt im Status Entwurf, du kannst jederzeit zu ihm zurückkehren und ihn ändern. Abschließen finalisiert den Beleg, eine weitere Änderung ist nicht mehr möglich. Wenn du dir bei den Daten sicher bist, kannst du mit der Option Speichern und abschließen beides in einem Schritt erledigen.
Auf der Belegseite kannst du nur Belege im Status Entwurf und Abgeschlossen löschen, und das Löschen lässt sich nicht wiederherstellen. Wenn du nur korrigieren möchtest, nutze die Option Löschen und kopieren: sie löscht den Beleg und erstellt eine Kopie, die du korrigieren kannst.
Vor dem Speichern musst du die Pflichtfelder ausfüllen: Belegnummer, Leistungsdatum, Währung, Partner-Firmenname, die Felder Rechnungsadresse und Lieferadresse des Partners sowie im Reiter Einstellungen die Felder Rechnungsadresse und Lieferadresse deines eigenen Unternehmens. Wenn eines fehlt, zeigt dir das System, welches du ergänzen musst.
Diese Schaltflächen beziehen sich auf eine konkrete Position und sind daher nur aktiv, wenn du eine Zeile in der Tabelle markiert hast. Bei einem abgeschlossenen Beleg ist die Positionsbearbeitung nicht erlaubt, deshalb sind dort auch die Schaltflächen zum Hinzufügen von Positionen nicht verwendbar.
Unter Hauptmenü / Transport / Eingangslieferschein / Liste siehst du alle Belege, dort kannst du auch suchen und filtern. Über die ausführliche Nutzung der Liste kannst du in der Anleitung Eingangslieferschein-Liste nachlesen.
Das Modul erscheint nur dann im Menü, wenn es deinem Benutzer zugewiesen ist. Wenn es fehlt, bitte den Administrator des Unternehmens, die Modulzuweisung deines Benutzers zu prüfen.
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