In diesem Modul kannst du die Belege für den Warenausgang einsehen und verwalten. Ein Warenausgangsbeleg erfasst den Abgang von Ware aus dem Lager — zum Beispiel durch eine Lieferung an einen Kunden, die interne Verwendung oder eine Aussonderung. In der Listenansicht findest du alle bisher angelegten Belege an einem Ort, kannst darin suchen und die wichtigsten Aktionen direkt von hier aus starten (neuen Beleg anlegen, abschließen, löschen, herunterladen, E-Mail senden, Lieferschein erstellen, Transport organisieren).
Die möglichen Status eines Warenausgang-Belegs sind: Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert — die Bedeutung und die Einschränkungen der einzelnen Status werden im Abschnitt Häufig gestellte Fragen erläutert.
Ein Klick auf den Menüpunkt Hauptmenü / Bestandsverwaltung / Warenausgang / Liste zeigt alle bisher angelegten Warenausgangsbelege an. Über der Tabelle findest du auf dem Reiter Aktionen die folgenden Schaltflächen für den ausgewählten Beleg:
Am rechten Rand der Reiterleiste führt der Link Analytik zur Statistikseite des Warenausgangs, mit dem Zwischenablage-Symbol kannst du den Tabelleninhalt in die Zwischenablage kopieren, zum Beispiel zum Einfügen in eine Tabellenkalkulation.
Ein Klick auf den Reiter Suche über der Tabelle zeigt die Filtermöglichkeiten an. Die am häufigsten verwendeten Felder (z. B. Partner-Firmenname, Belegnummer, Währung, Status) sind sofort sichtbar — diese können je nach Belegtyp unterschiedlich sein. Über die Schaltfläche „Erweiterung“ öffnen sich weitere, detailliertere Filter (z. B. Suche nach Datum, nach Mitarbeiter, nach Artikelnummer, nach Projekt, nach Auftragsnummer, nach Seriennummer). Mit der Schaltfläche Suche wendest du die eingestellten Bedingungen an.
Auf dem Reiter Ansicht und Layout stellst du ein, wie die Liste für dich angezeigt wird:
Diese Einstellungen werden personenbezogen, an deinen Benutzer gebunden gespeichert, bleiben also auch bei der nächsten Anmeldung erhalten.
Im Panel unterhalb der Liste kannst du die Details eines ausgewählten Belegs schnell einsehen, ohne den Beleg selbst öffnen zu müssen. Das Panel enthält mehrere Reiter:
Das Panel kann über das Symbol oben rechts fixiert werden (auf eine feste Größe eingestellt), die Größe lässt sich durch Ziehen der Trennlinie am oberen Rand des Panels anpassen.
Auf dem Reiter Zusatzfunktionen findest du zusätzliche, für die tägliche Arbeit hilfreiche Möglichkeiten für den ausgewählten Beleg:
Ein Rechtsklick auf eine Belegzeile bietet dieselben Schnellaktionen (Öffnen, Abschluss, Löschen, Kopieren usw.) über ein Kontextmenü wie der Reiter Aktionen.
Wenn die ausgegebene Ware auch von einem Lieferschein begleitet werden muss, erfasse die Positionen nicht erneut: Wähle den abgeschlossenen Warenausgangsbeleg aus und erstelle über Belegverwaltung > Lieferschein den Lieferschein — das System übernimmt die Positionen automatisch. Und wenn du nach dem Abschluss sofort die Datei des Belegs brauchst, wähle im Pfeil neben der Schaltfläche Abschluss die Option Abschließen und herunterladen — so musst du nicht in einem separaten Schritt herunterladen.
Die Standardspalten der Tabelle und ihre Bedeutung:
| Feld / Element | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegnummer | Die eindeutige Kennung des Warenausgangsbelegs (z. B. KIV000787/2026). | |
| Belegdatum | Das Datum, an dem der Beleg erstellt wurde. | |
| Leistungsdatum | Das tatsächliche Leistungsdatum des Warenausgangs. | |
| Partner-Firmenname | Der Name des mit dem Beleg verknüpften Partners (Kunde, Empfänger) — kann bei interner Verwendung oder Aussonderung leer bleiben. | |
| Partner-Ansprechpartner | Der Name des Ansprechpartners auf Partnerseite. | |
| Nettowert | Der gesamte Nettowert der auf dem Beleg aufgeführten Positionen. | |
| MwSt.-Satz | Der gesamte MwSt.-Betrag der auf dem Beleg aufgeführten Positionen. | |
| Bruttowert | Der gesamte Bruttowert der auf dem Beleg aufgeführten Positionen. | |
| Währung | Die auf dem Beleg verwendete Währung (z. B. Ft, €). | |
| Wechselkurs | Der auf dem Beleg angewendete Wechselkurs, falls er nicht in der Basiswährung des Unternehmens erstellt wurde. | |
| Mitarbeiter | Der Name des Kollegen, der den Beleg erfasst hat. | |
| Status | Der aktuelle Status des Belegs (Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert). |
Welche Spalten angezeigt werden, lässt sich unter Ansicht und Layout > Spalten anpassen — die obige Liste zeigt die Standardansicht.
Die Spalten des Reiters Positionen im Vorschaufenster und ihre Bedeutung:
| Feld / Spalte | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Bezeichnung | Der Name des Produkts auf der Position. | |
| Artikelnummer | Die eindeutige Artikelnummer des Produkts, über die es auch in den Stammdaten identifiziert werden kann. | |
| Bruttogewicht | Das gesamte (mit der Menge multiplizierte) Bruttogewicht der Position, berechnet anhand des in den Produktstammdaten hinterlegten Einheitsgewichts. | |
| Menge | Die aus dem Lager ausgegebene Menge des Produkts, in der Maßeinheit des Produkts — je nach Stammdateneinstellung auch als Bruchzahl möglich. | |
| Netto-Einzelpreis | Der Nettopreis pro Einheit des Produkts auf dem Beleg. | |
| Aktion | Schnellaktionen für die Zeile (z. B. Position öffnen oder bearbeiten) — nur nach dem Öffnen des Belegs bearbeitbar, im Vorschaufenster nur zur Ansicht. |
Abgeschlossen werden können nur Belege im Status Entwurf, gelöscht nur Belege im Status Entwurf oder Abgeschlossen — Belege im Status Storno und Storniert können weder abgeschlossen noch gelöscht werden. Da der Abschluss auch die Lagerbewegung endgültig macht, verringert sich der Lagerbestand zu diesem Zeitpunkt um die ausgegebene Menge. Wenn der Abschluss mit einer Fehlermeldung abbricht, lies die Meldung und prüfe die Positionen des Belegs (Lager, Lagerplatz, Seriennummer), und versuche es dann erneut.
Diese Aktionen sind nur bei Belegen im Status Abgeschlossen (oder weiter fortgeschritten) verfügbar, da der Warenausgang bis dahin noch geändert werden kann. Bei einem Beleg im Status Entwurf kannst du Herunterladen > Vorschau und die XLSX-Exporte verwenden — wenn du das endgültige Exemplar brauchst, schließe den Beleg zuerst ab (auch mit der Option Abschließen und herunterladen). Stelle außerdem sicher, dass die Zeile in der Tabelle ausgewählt ist, denn ohne Auswahl sind die Schaltflächen nicht aktiv.
Das passiert, wenn der Warenausgangsbeleg nicht mit einem externen Partner (z. B. einem Kunden) verknüpft ist, sondern eine interne Lagerbewegung erfasst — zum Beispiel die interne Verwendung oder eine Aussonderung. In diesen Fällen ist das Ausfüllen der Partnerfelder nicht erforderlich, daher bleiben sie leer.
Belegverwaltung erstellt anhand der Positionen des ausgewählten Warenausgangs einen weiteren Beleg (einen Lieferschein oder eine Kopie) und erweitert damit die Lager-/Buchhaltungsdokumentation. Transportorganisation erstellt dagegen keinen Beleg, sondern ein Paketetikett bzw. öffnet die Liste der bereits erfassten Paketetiketten — sie unterstützt also die Vorbereitung des tatsächlichen Transports der ausgegebenen Ware.
Filtere die Liste auf dem Reiter Suche auf die gewünschten Belege und exportiere anschließend mit Herunterladen > XLSX-Liste die gesamte, aktuell angezeigte Liste in eine Tabelle — auch ohne Auswahl. Wenn du auch die Positionen brauchst, verwende die Option XLSX-Positionsliste.
Das Modul Warenausgang erscheint unter Hauptmenü / Bestandsverwaltung / Warenausgang / Liste nur, wenn es deinem Benutzer zugewiesen ist. Wenn du es nicht siehst, bitte den Systemadministrator, die Modulzuweisung in den Einstellungen deines Benutzers zu prüfen.
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