Mit diesem Modul können Sie die Kassenbeleg-Datensätze einsehen und verwalten. Ein Kassenbeleg erfasst die Geldbewegung einer Kasse: Jeder Beleg gehört zu einer Richtung (Eingehend oder Ausgehend), einer Kasse und einer Währung, und seine Positionen enthalten die einzelnen Ein- bzw. Auszahlungen, bei Bedarf zusammen mit der zugehörigen Rechnung, Proforma-Rechnung oder dem Ladenverkauf. Die Listenansicht bietet Ihnen Zugriff auf alle von Ihnen erstellten Kassenbelege an einem Ort: Sie können darin suchen und die wichtigsten Aktionen direkt von hier aus starten (neuen Beleg erstellen, öffnen, abschließen, löschen, kopieren, herunterladen, drucken, E-Mail senden).
Die möglichen Status eines Kassenbelegs sind: Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert — die Einschränkungen der einzelnen Status werden im Abschnitt Häufig gestellte Fragen erläutert.
Die Screenshots zeigen die ungarische Benutzeroberfläche; wo es hilfreich ist, wird die ungarische Bezeichnung in Klammern angegeben.
Ein Klick auf den Menüpunkt Hauptmenü / Kasse / Kassenbeleg / Liste zeigt alle bisher erstellten Kassenbelege. Über der Tabelle bietet Ihnen der Reiter Aktionen die folgenden Schaltflächen für den ausgewählten Beleg:
Ein Rechtsklick auf eine Belegzeile bietet Ihnen dieselben Schnellaktionen (Neu, Öffnen, Abschluss, Löschen) in einem Kontextmenü, dazu Kopieren, das aus den Daten des ausgewählten Belegs einen neuen Beleg erstellt — bei wiederkehrenden Zahlungen schneller, als alles von Grund auf neu einzugeben.
Ein Klick auf den Reiter Suche über der Tabelle zeigt die Filtermöglichkeiten. Sofort sichtbar sind die Felder Partner-Firmenname, Belegnummer, Währung, Status (mehrere Status können gleichzeitig ausgewählt werden), Richtung (Eingehend oder Ausgehend), Kasse und Referencia (filtert danach, ob zur Geldbewegung ein Beleg vorhanden ist: Kein Beleg für die Geldbewegung / Beleg für die Geldbewegung vorhanden). Ein Klick auf „Erweiterung“ öffnet weitere Filter: die Suche nach Belegdatum (Von- und Bis-Datum) und Mitarbeiter. Mit der Schaltfläche Suche wenden Sie die gewählten Bedingungen an.
Im Reiter Ansicht und Layout legen Sie fest, wie die Liste für Sie angezeigt wird:
Diese Einstellungen werden pro Benutzer gespeichert und stehen Ihnen daher auch bei der nächsten Anmeldung wieder zur Verfügung.
Der Reiter Zusatzfunktionen bietet zusätzliche Möglichkeiten für den ausgewählten Beleg, die Ihre tägliche Arbeit unterstützen:
Wenn Sie die Datei oder einen Ausdruck des Kassenbelegs gleich nach dem Abschließen benötigen, laden Sie ihn nicht in einem separaten Schritt herunter: Wählen Sie über den Pfeil neben der Schaltfläche Abschluss die Option Abschließen und herunterladen oder Abschließen und drucken. Und wenn Sie nur prüfen möchten, ob der Beleg korrekt ist, funktioniert Herunterladen > Vorschau auch bei einem Entwurf.
Die Tabellenspalten und ihre Bedeutung:
| Feld / Element | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Belegnummer | Die eindeutige Kennung des Kassenbelegs. | |
| Belegdatum | Das Datum, an dem der Beleg erstellt wurde. | |
| Kasse | Die Kasse, deren Umsatz der Beleg erfasst. | |
| Mitarbeiter | Der Name des Mitarbeiters, der den Beleg erfasst hat. | |
| Status | Der aktuelle Zustand des Belegs (Entwurf, Abgeschlossen, Storno, Storniert). Die Zeilen stornierter Belege werden durchgestrichen angezeigt. | |
| Anfangswert | Der Kassenbestand beim Abschließen des Belegs, vor den Positionen. Kann in der Einstellung Spalten eingeschaltet werden. | |
| Endwert | Der Kassenbestand, nachdem die Positionen des Belegs verbucht wurden. Kann in der Einstellung Spalten eingeschaltet werden. |
Die Felder des Reiters Suche und ihre Bedeutung:
| Feld / Element | Pflichtfeld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Partner-Firmenname | Filtert nach dem Namen des Partners auf dem Beleg. | |
| Belegnummer | Filtert nach der Belegkennung. | |
| Währung | Filtert nach der Währung des Belegs. | |
| Status | Filtert nach dem Zustand des Belegs; mehrere Status können gleichzeitig ausgewählt werden. | |
| Richtung | Filtert nach eingehenden (Einzahlung in die Kasse) oder ausgehenden (Auszahlung aus der Kasse) Belegen. | |
| Kasse | Filtert nach den Belegen einer bestimmten Kasse. | |
| Referencia | Filtert danach, ob zur Geldbewegung ein Beleg vorhanden ist (Kein Beleg für die Geldbewegung / Beleg für die Geldbewegung vorhanden). Die Feldbezeichnung erscheint auf Ungarisch. | |
| Belegdatum | Unter Erweiterung zu finden; Suche nach Zeitraum mit Von- und Bis-Datum. | |
| Mitarbeiter | Unter Erweiterung zu finden; filtert nach dem Mitarbeiter, der den Beleg erfasst hat. |
Nur Belege im Status Entwurf können abgeschlossen werden, und nur Belege im Status Abgeschlossen können gelöscht werden — ein bereits stornierter Beleg kann weder erneut abgeschlossen noch gelöscht werden. In diesem Fall zeigt das System eine Fehlermeldung an (Abschließen ist nur bei offenen Belegen möglich, Löschen nur bei abgeschlossenen Belegen). Nach dem Löschen kann der Beleg nicht wiederhergestellt werden: Wenn Sie ihn versehentlich gelöscht haben, müssen Sie die Geldbewegung mit einem neuen Beleg erneut erfassen.
Beim Abschließen ändert der Wert der Belegpositionen den Bestand der gewählten Kasse: Bei einem eingehenden Beleg erhöht er ihn, bei einem ausgehenden verringert er ihn. Der Anfangs- und der Endwert des Belegs werden zu diesem Zeitpunkt festgehalten. Löschen zieht die Wirkung des Belegs vom Kassenbestand ab, und der Beleg erhält den Status Storniert.
Die Verfügbarkeit der Schaltflächen hängt vom Status des ausgewählten Belegs ab. Abschluss, Abschließen und drucken und Abschließen und herunterladen sind nur im Status Entwurf nutzbar, während das endgültige PDF und der E-Mail-Versand den Status Abgeschlossen (oder höher) voraussetzen. Bei einem Entwurf stehen die Vorschau und die XLSX-Exporte zur Verfügung. Achten Sie außerdem darauf, dass die Zeile in der Tabelle ausgewählt ist, denn ohne Auswahl sind die Schaltflächen nicht aktiv.
Prüfen Sie die im Reiter Suche gesetzten Filter: Status, Kasse, Richtung, Währung oder der Zeitraum des Belegdatums können Belege leicht ausfiltern. Löschen Sie die Filter und suchen Sie erneut. Beachten Sie, dass gelöschte Belege mit dem Status Storniert in der Liste bleiben; wenn Sie nur abgeschlossene Belege sehen möchten, filtern Sie das Feld Status auf Abgeschlossen.
Öffnen Sie den Beleg und erfassen Sie die Positionen im Reiter Positionen; die Details finden Sie in der Anleitung Kassenbeleg-Datenblatt. Ladenverkäufe haben eine eigene Liste, siehe die Anleitung Ladenverkauf-Liste.
Filtern Sie die Liste im Reiter Suche auf die benötigten Belege und exportieren Sie dann mit Herunterladen > XLSX-Liste die gesamte aktuell sichtbare Liste in eine Tabelle, auch ohne Auswahl. Wenn Sie auch die Positionen benötigen, verwenden Sie die Option XLSX-Positionsliste.
Das Modul Kassenbeleg erscheint nur dann unter Hauptmenü / Kasse, wenn es Ihrem Benutzer zugewiesen ist. Wenn Sie es nicht sehen, bitten Sie den Systemadministrator, die Modulzuweisung in Ihren Benutzereinstellungen zu prüfen.
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